Qualquer negócio bem-sucedido precisa ficar de olho em seu fluxo de caixa e desembolsos, o pagamento sem dinheiro, para se manter à tona. E com uma recessão pós-COVID e as altas taxas de inflação, todos estão se esforçando ao máximo para minimizar as despesas e maximizar os lucros (ou, no mínimo, minimizar as perdas).
As empresas são mudando a maneira de operar, desde a adoção de novas tecnologias até a reorganização completa dos modelos de negócios existentes. O capital precisa ser protegido. As lacunas precisam ser cobertas. Os processos precisam ser apertados.
Quer gostem de admitir ou não, muitas empresas estão sendo forçadas a contar seus centavos e centavos como nunca antes. Talvez você tenha notado que a máquina de café não foi substituída ou que os reembolsos do seguro médico diminuíram. Talvez você seja o único forçado a tomar essas decisões de economia de dinheiro para a empresa. Com toda essa preocupação com o dinheiro, há uma área que pode ser focada e aprimorada para ajudar sua empresa a prosperar em um ambiente hostil: o processo de contas a pagar.
Contas a pagar: o processo
Contas a pagar (AP) é o dinheiro devido por uma empresa a seus fornecedores, fornecedores e credores. São dívidas de curto prazo que geralmente são resolvidas em um único ciclo de pagamento. A AP também pode se referir ao departamento ou funcionários responsáveis pela resolução dessas dívidas de curto prazo.
O processo de contas a pagar tem várias etapas, cada uma vital para o ciclo de vida de um negócio. Primeiro, há um pedido de mercadorias. Digamos que você esteja trabalhando para uma cadeia de hotéis. A primeira etapa do processo pode ser o departamento de limpeza solicitar um novo lote de toalhas para substituir itens desgastados ou danificados.
Quando isso é aprovado, a próxima etapa, a compra, é iniciada. O departamento de compras solicitará orçamentos de vários fornecedores de roupa de cama e determinará a melhor qualidade pelo melhor preço. Após a seleção de um fornecedor, é elaborado um pedido de compra (PO).
A seguir, para continuar nosso exemplo, o hotel receberia as toalhas e a fatura do fornecedor. As mercadorias recebidas são então contabilizadas com a criação de um relatório de recebimento.
Depois disso, as contas a pagar serão registradas como um “passivo”. Isso representa o dinheiro que ainda é devido pela sua empresa. O funcionário que registra as contas a pagar usará o pedido de compra e o relatório de recebimento para fazê-lo.
Por fim, sua empresa fará o pagamento ao fornecedor de roupa de cama e liquidará as contas a pagar. O pagamento pode ser feito de várias maneiras, mas a melhor maneira é pagar instantaneamente e eletronicamente por meio de uma ferramenta confiável como Pagamento BirchStreet o que lhe poupará dinheiro e tempo valiosos, fornecendo um desconto em dinheiro de volta. O BirchStreet Pay é a maneira mais inteligente de pagar.
Contas a pagar: os problemas
Agora que você sabe com o que está lidando, as maneiras pelas quais o processo de AP pode estar envolvido em problemas com as finanças da empresa são relativamente óbvias. A má manutenção de registros pode levar a pagamentos perdidos ou atrasados aos fornecedores. Isso pode prejudicar sua posição com o fornecedor e pode até levar a problemas para obter as mercadorias necessárias para manter seu negócio funcionando.
O uso de cheques em papel para pagar seus fornecedores pode facilmente levar a atrasos, despesas extras e expor sua empresa a fraudes.
Esses problemas têm soluções relativamente simples: use software para acompanhar suas contas a pagar e use pagamentos ACH ou cartões virtuais para pagar os fornecedores. Mas o problema que vamos enfrentar hoje é algo que exige mais alguns passos: evitar pagamentos duplicados.
Duplicatas prejudicam: precisamos dizer duas vezes?
Em todos os cuidadosos cortes de custos e economia de centavos que estão se tornando cada vez mais comuns no mercado difícil de hoje, duplicatas são duplamente dolorosas. Aqui, estamos nos referindo a pagamentos duplicados a fornecedores no processo de AP.
Qual é a utilidade de não substituir uma cafeteira $65 quebrada quando você está pagando às empresas centenas ou milhares de dólares por seus produtos ou serviços duas vezes? Tudo o que você obtém é funcionários cansados e mal-humorados e zero dólares líquidos economizados.
Isso pode parecer bobo para você. Por que minha empresa pagaria duas vezes a um fornecedor? Nós certamente pegaríamos isso antes que acontecesse. Acontece. E frequentemente. Para empresas de alto desempenho, duplicatas (ou outras formas de pagamentos incorretos) compõem 0,8% de desembolsos. Isso pode parecer uma porcentagem pequena, mas quando você está falando de centenas de milhares de dólares em desembolsos, esse $65 perdido por uma nova cafeteira não é nem uma gota no balde.
Toda empresa precisa de um plano de jogo para eliminar pagamentos duplicados. Aqui vamos discutir 6 passos para evitar pagamentos duplicados e economizar milhares de sua empresa ou dólares suados.
Dica #1: Consolide seu VMF
Seu arquivo mestre de fornecedores (VMF) é onde você acompanha todos os fornecedores com os quais sua empresa faz negócios. Embora todas as empresas devam teoricamente ter um VMF, isso não significa que seja bonito.
Muitas empresas adicionam fornecedores ao arquivo à medida que avançam, pensando que estão no topo das coisas, quando, na realidade, estão apenas adicionando mais lixo informativo a um arquivo grande demais, estilo Frankenstein.
Se o seu VMF não teve nenhuma “manutenção” no último ano (e sabemos que geralmente é muito mais tempo do que isso), agora é a hora. Certifique-se de que cada fornecedor com o qual você faz negócios seja contabilizado, mas apenas uma vez.
Procure duplicatas dos mesmos fornecedores, como “Terrific Towels Inc.” e “Toalhas Fantásticas”. Algum funcionário bem intencionado pode ver que não fizemos o pagamento ao vendedor de toalhas este mês e enviar outro pagamento, quando na verdade já foi pago, mas contabilizado com outro nome. E assim, você pagou $1.500 duas vezes.
Dica #2: Padronize as entradas do VMF
A eliminação de fornecedores duplicados não é o fim da manutenção do VMF. Muitas vezes, o VMF (muitas vezes uma planilha), não é preenchido de forma padronizada. Isso pode levar a muita confusão e precisamos dizer isso? pagamentos duplicados.
Determine se você usará “the” antes dos nomes dos fornecedores. Determine se você usará Ys, Xs ou marcas de verificação para indicar que algo foi concluído. Decidir quando no processo algo conta como “completo” e que aqueles que preenchem o VMF cumprem esses padrões de cronograma.
Dica #3: Certifique-se de ter um W-9 de cada fornecedor
É imperativo que você tenha um W-9 de cada fornecedor com o qual você faz negócios. Considere tornar isso parte do seu formulário VMF para garantir que não seja esquecido.
Os W-9s exigem o nome da empresa e do indivíduo com quem você está lidando, sua relação com a empresa, seu endereço, número de identificação do contribuinte (TIN), que é um número de previdência social ou um número de identificação do funcionário, e uma assinatura. Dessa forma, você saberá com quem está lidando e terá suas informações quando precisar.
Cada W-9 deve estar no VMF apenas uma vez. Se uma entrada não tiver um link para um VMF, pode ser um indício de que a entrada é uma duplicata.
Dica #4: Colete e verifique as informações fiscais
Depois de ter os W-9s, verifique os números de identificação do contribuinte com a ferramenta de correspondência de TIN no site do IRS. Dessa forma, você não cometerá erros ao fazer pagamentos ou lidar com a empresa em geral. Além disso, você já terá todas as informações (corretas) necessárias na hora de declarar impostos para sua empresa.
Considere ter outra seção do seu VMF para indicar que o TIN foi correspondido com o site do IRS. Isso também pode ajudar a reduzir duplicatas em seus arquivos.
Dica #5: Deveres separados para reduzir erros e fraudes
Não confie em um funcionário para lidar com todo o seu processo de AP. Erros são humanos. Os pagamentos podem ser facilmente ignorados, duplicados ou, embora detestemos admitir, usados em atividades fraudulentas. Cada etapa do processo de AP deve ter pelo menos duas pessoas trabalhando nela. Nenhuma pessoa deve estabelecer um relacionamento com o fornecedor e nenhuma pessoa deve ser responsável pelo VMF.
Esse “amigo” ou “sistema de equipe” ajudará a reduzir erros e confusões desde que o processo seja padronizado, conforme discutido acima. Além disso, dois pares de olhos em cada etapa ajudam bastante a reduzir a tentação de um funcionário desonesto de tentar enganar sua empresa sem dinheiro.
Dica #6: Fique Vigilante
Não considere esses passos únicos, como as instruções para costurar um par de calças. Você não pode consolidar seu VMF, padronizar suas entradas e separar tarefas uma vez, como compraria um molde, cortaria e costuraria sua roupa e terminaria para sempre.
Seu VMF precisará ser examinado, reconsolidado e verificado quanto à padronização dentro de pelo menos uma vez por ano. Sua empresa precisará garantir que as funções permaneçam separadas e que nenhum funcionário tenha se “especializado” em uma etapa importante do processo de AP e deixando outros pares de olhos de fora.
Usando essas 6 dicas, sua empresa poderá reduzir pagamentos duplicados e economizar dinheiro em um momento em que o dinheiro muitas vezes é difícil de encontrar.