Embora às vezes doloroso, o orçamento é um dos aspectos mais importantes da gestão financeira no mundo corporativo. Com um orçamento de compras, sua organização pode usar um esboço — indicando o que você pode e não pode pagar — para desenvolver uma estratégia de compras mais precisa e eficiente.
Nos anos anteriores, o papel das compras não estava associado ao processo orçamentário. Agora, à medida que o mundo dos negócios continua a mudar, os profissionais de compras estão se envolvendo mais com o desenvolvimento do orçamento.
Mas o procurement se concentra em mais do que apenas comprar. Várias funções estão em jogo, incluindo logística, marketing, TI, sourcing estratégico e tarefas de envio e recebimento. Sem um esboço detalhado do orçamento de compras, essas funções se tornam inconsistentes e as finanças da sua empresa podem sofrer uma rápida desaceleração, tornando ainda mais importante garantir que seu orçamento de compras ao pagamento seja equilibrado.
Aqui estão alguns elementos-chave a serem considerados ao planejar e gerenciar sua estratégia de orçamento de compras.
Determine os bens e serviços de que você precisa
Em cada processo de aquisição, sua organização deve comprar o que é necessário para administrar o negócio. Para iniciar sua estratégia de orçamento de aquisição para pagamento, faça uma lista de todos os bens e serviços que sua empresa precisa para operar com sucesso.
Por exemplo, se você hospedar eventos corporativos, certifique-se de ter adquirido programas impressos, crachás e outros suprimentos. Da mesma forma, você precisará criar uma lista de todos os participantes esperados.
Depois de determinar o o que, você precisará preparar o Como as-quantos programas imprimir? Eles precisam ter dimensões específicas? Eles devem chegar em uma determinada data? Quanto custarão? E assim por diante…
Avalie suas opções de fornecedor
Em seguida, você deve procurar fornecedores em potencial.
Embora você já possa ter uma lista confiável de fornecedores, sempre ajuda a reavaliar suas opções para garantir que você esteja obtendo o melhor preço pelos produtos da mais alta qualidade.
Talvez esta seja sua primeira chance de obter novos fornecedores. Nesse caso, você precisará manter em mente itens como preço, atendimento ao cliente, reputação e tempo de resposta. Embora isso possa exigir um tempo considerável de pesquisa, vale a pena encontrar o fornecedor da mais alta qualidade que se alinhe à sua estratégia de orçamento de compras.
Uma lista útil a seguir é Os 10 Cs da Avaliação de Fornecedores da Carter's, que classifica os fornecedores em uma escala de 1 a 5 de acordo com cada área delineada. Assim, você pode determinar melhor as necessidades de sua organização, entender como seus fornecedores podem atendê-las e escolher o caminho certo para sua empresa.
Utilize a tecnologia para uma melhor tomada de decisão
Ao otimizar a estratégia de orçamento de compras, é crucial garantir que todos estejam na mesma página. Com tanto a considerar, o planejamento e a aplicação adequados dos departamentos de compras e financeiro são cruciais para garantir que sua empresa atinja os objetivos necessários.
Felizmente, a utilização da tecnologia pode garantir que todos permaneçam informados e atualizados com quaisquer ajustes orçamentários. O melhor lugar para começar é encontrar uma plataforma que ofereça ferramentas abrangentes para digitalizar seu processo de compras e aumentar a visibilidade de seu controle orçamentário. Isso permite que sua equipe acompanhar os principais dados de gastos e fique a par de quaisquer alterações orçamentais.
Isso não apenas garantirá que pedidos caros não sejam concluídos sem a aprovação da administração, mas também adiciona uma camada de proteção ao processo de compra. Portanto, não importa quão complexos sejam seus planos orçamentários, seus departamentos de compras e finanças podem manter a tranquilidade.
Aderindo ao seu orçamento
Definir um orçamento de compras pode ser desafiador e demorado. Especialmente à medida que sua empresa cresce, o mesmo acontece com o papel do planejamento orçamentário. Com mais funcionários e departamentos no mix, a demanda por custos mais altos é inevitável - portanto, torna-se ainda mais importante criar um orçamento em tempo real para os custos operacionais necessários em toda a sua organização.
À medida que você desenvolve seu sistema de orçamento de compras hoje, considere os bens e serviços que sua empresa precisa, reserve um tempo para avaliar suas opções de fornecedores e utilize quaisquer soluções tecnológicas que garantam as melhores práticas e simplifiquem o processo de orçamento.