“As melhores empresas do setor se concentram nos processos principais e aproveitam as soluções ePayables a uma taxa muito alta, o que resulta em custos de processamento de faturas 80% mais baixos”, afirma o relatório 2021 AP Metrics da Ardent Partners.
Em nosso blog anterior, discutimos como a tecnologia de eProcurement é o bloco de construção essencial do gerenciamento eficaz da cadeia de suprimentos. Hoje, vamos nos concentrar na próxima etapa do processo P2P, o processamento de faturas.
Processamento de faturas
Pesquisas do setor mostram que os líderes de finanças e operações sabem que há eficiências significativas a serem obtidas com a digitalização de faturas. Para ilustrar as economias de custos relacionadas à automação do processamento de faturas, vamos usar como exemplo um hotel de serviço completo de 250 quartos que gerencia 6.500 faturas recebidas por ano.
Assumindo um custo médio conservador de $12,50 por fatura, o custo total de processamento de faturas para nosso hotel de exemplo é de $81.250 por ano. Se esta propriedade faz parte de uma empresa de gestão com 20 hotéis de tamanho semelhante, os custos resultantes chegam a $1.625.000. Ao adotar as ferramentas Best-in-Class e alinhar-se às melhores práticas de processamento de faturas, esse número pode ser reduzido em 80% ou mais. Usando nosso exemplo acima, isso significa $68.250 em economia por propriedade e $1.365.000 em todo o portfólio da empresa de gestão.
Como isso é possível? Ao digitalizar todo o processo P2P, muitas tarefas que exigem muito trabalho e tempo são automatizadas, e uma melhor visibilidade e controle também elimina o vazamento por pagamento em excesso de faturas. O melhor software P2P da categoria, juntamente com uma forte liderança corporativa, pode conduzir as taxas de processamento de faturas diretas para 80%+. Isso significa que quatro em cada cinco faturas não exigem nenhuma intervenção manual de um membro da equipe porque o pedido de compra, a fatura e o registro de recebimento correspondem a tolerâncias predefinidas na quantidade, preço e outros detalhes no nível do cabeçalho. Recentemente, a Northwood Hospitality, cujo portfólio inclui 10 hotéis e resorts de serviço completo, economizou mais de 2.000 horas de back office digitalizando seu processo P2P.
Além disso, ao empregar um solução de gestão de faturas que faz o trabalho de digitalizar faturas para você, não há mais a necessidade de recursos de propriedade ou corporativos para digitar manualmente as informações e lidar com grandes quantidades de papel. Nesse ambiente digitalizado e automatizado, a equipe só precisa revisar as exceções. Com ferramentas como um relatório automatizado de exceção de faturas, as equipes de AP podem identificar rapidamente por que os documentos não estão combinando, seja devido a uma discrepância de preço, itens recebidos acima/abaixo ou substituições. Com todas essas ferramentas instaladas, o tempo gasto no processamento de faturas pode ser reduzido de dias para horas, e os custos de processamento de faturas podem ser reduzidos de forma conservadora para $2/fatura. Em última análise, a automação no back-office reduz os custos, permite que as equipes façam mais com menos e permite que os recursos se concentrem na experiência do hóspede, em vez da papelada desnecessária do processamento de AP.
Entendimento: Um hotel médio de 250 quartos pode obter uma economia líquida de $68.250 ao adotar os melhores processos e tecnologia de automação de faturas da categoria.