Imagine isto: seu hotel está se preparando para um casamento amanhã e, enquanto você faz pedidos meticulosamente dos itens necessários, as temidas palavras “retenção de crédito” causam arrepios na sua espinha. É um cenário muito familiar para os profissionais de compras, por mais diligentes que sejam seus departamentos.
As consequências são rápidas e impactantes. Uma noiva exigente repreende sua equipe, levando ao desinteresse e à relutância em fornecer um serviço excelente. As tensões aumentam à medida que os gestores de catering e banquetes entram em conflito com as compras, fazendo concessões ao organizador do casamento que afetam a rentabilidade. O efeito cascata continua com o escrutínio intensificado de cada detalhe do evento, resultando em um cliente insatisfeito que recorre às redes sociais para expor suas queixas. As críticas negativas começam a chegar, afetando as reservas de eventos futuros e diminuindo as receitas. Ameaças legais por quebra de contrato agravam ainda mais os problemas do hotel.
Os custos associados a este erro aparentemente pequeno aumentam em várias frentes – dólares, reputação, reservas futuras, envolvimento da equipe e satisfação dos hóspedes, todos são afetados.
Então, como esse pesadelo pode ser evitado? O treinamento da equipe é fundamental. Independentemente da solução implementada, se os principais intervenientes não compreenderem o processo e os seus papéis no fluxo de trabalho, os problemas persistirão. Todos precisam estar bem treinados.
Entre no BirchStreet – armado com ferramentas para proteger sua propriedade:
- Faturamento EDI: Grandes fornecedores empresariais com faturamento EDI (Sysco, US Foods, etc.) garantem uma integração perfeita no BirchStreet. A correspondência de pedidos de compra e eventos de recebimento agiliza o processamento de pagamentos, e quaisquer discrepâncias solicitam correções às equipes de contas a pagar.
- Integrações Fintech: Para clientes dos EUA, a Fintech automatiza o pagamento de faturas de bebidas alcoólicas, garantindo o cumprimento das leis locais e estaduais. BirchStreet integra-se perfeitamente, garantindo pagamentos pontuais e dados de inventário precisos.
- IMS – Soluções de Gestão de Faturas: Quando os fornecedores não possuem faturamento EDI, o endereço de e-mail dedicado da BirchStreet facilita a entrada de dados. As faturas correspondentes aos pedidos de compra tornam-se “sem contato”, sendo transmitidas para pagamento. Quaisquer discrepâncias vão parar em filas de 'novas' ou 'exceções' para correção e posterior transmissão.
- Comunicando: As ferramentas de relatórios do BirchStreet alertam as equipes de AP sobre faturas com status de 'novas' ou 'exceções', facilitando correções imediatas e rastreamento de pedidos de compra atrasados.
- Pagamento BirchStreet: Para contas qualificadas, o BirchStreet Pay elimina retenções de crédito ao automatizar pagamentos de fornecedores. Isso elimina a necessidade de verificações da equipe AP, garantindo pagamentos pontuais.
- GPOs (organizações de compras em grupo): Trabalhando com os principais GPOs no setor de hospitalidade, a BirchStreet garante conformidade, maximiza descontos e integra-se perfeitamente com os fornecedores.
Embora nenhuma solução seja infalível, as ferramentas acima melhoram significativamente o fluxo de trabalho e reduzem situações de retenção de crédito. O BirchStreet não apenas garante um gerenciamento preciso de faturas, mas também libera tempo valioso da equipe, permitindo que eles se concentrem em atividades de valor agregado que evitam problemas futuros, em vez da entrada mundana de dados. Estenda a mão e fale com um especialista hoje!