Como gerente de resort, você tem muito trabalho. Você precisa manter seus quartos abastecidos e limpos, sua contabilidade em ordem, seu processo de aquisição apertado, seus funcionários bem treinados e felizes e, acima de tudo, seus clientes se divertindo como nunca.
Isso significa que você tem sabão, roupa de cama, bebidas e comida para pedir e pagar, números para analisar e orçamentos para aderir ou ajustar, faturas para produzir e processar, treinamentos para executar, contracheques para escrever e reclamações, perguntas e comentários para atender.
Com tudo isso acontecendo, a última coisa que você precisa é uma pilha de faturas, cheques, ordens de pagamento e recibos esperando para estressá-lo e dominar seu valioso tempo. Felizmente, você não precisa se resignar a essa realidade. Hoje, existem maneiras de automatizar seu processamento de faturas e pagamentos de uma maneira que economiza tempo, dinheiro, mão de obra e estresse.
TOs perigos do processamento manual de faturas e pagamentos
O processamento de faturas e pagamentos existe desde, bem, faturas e pagamentos. Para administrar um negócio de hospitalidade bem-sucedido, você precisa adquirir os produtos e serviços que entram em seu negócio e processar os pagamentos que acompanham esses produtos e serviços. O fluxo eficiente de dinheiro dentro e fora do seu resort pode fazer ou quebrar.
Durante décadas, as empresas escreveram e receberam faturas físicas, bem como escreveram e distribuíram recibos. É importante ter um registro de suas práticas financeiras, mas os documentos físicos correm o risco de serem perdidos, desorganizados ou até mesmo destruídos em um desastre natural, como incêndio ou inundação.
Além disso, o processamento manual de faturas e pagamentos está sujeito a erros humanos, como cálculos incorretos, categorização incorreta ou até mesmo caligrafia ilegível. Concluir essas tarefas manualmente, ou mesmo manualmente com um processador de texto, é demorado e propenso a erros.
Muitas vezes você precisa de um funcionário designado ou até mesmo de um departamento inteiro dedicado a lidar com esses assuntos. E cada funcionário que você traz precisa de treinamento, pagamento, seguro e benefícios, como férias e folga remunerada.
O que entra no processamento de faturas e pagamentos?
O processamento de faturas é um processo vital. Você precisa processar e pagar suas faturas em tempo hábil para manter seu resort abastecido, seus livros em ordem e seus relacionamentos entre empresas fortes.
O processamento de faturas também é um processo um pouco complicado. O primeiro passo é receber ou capturar a fatura. A fatura pode vir como um documento em papel pelo correio, um fax, um e-mail ou um documento PDF, Word, Excel ou Google.
Se você estiver processando faturas manualmente, alguém (ou várias pessoas) precisa examinar cada fatura e inserir dados relevantes, como número de identificação do fornecedor e preço total, em qualquer sistema de contabilidade que sua empresa esteja usando. Isso é demorado e extremamente propenso a erros. E quanto mais informações precisam ser registradas, mais chances há de erros.
A próxima etapa é encaminhar a fatura para o funcionário apropriado para aprovação. Por exemplo, a fatura de uma visita de eletricista pode ir para o gerente de instalações, enquanto a fatura de um engenheiro de software freelancer vai para o CTO. Quando feito manualmente, o roteamento envolve muitos departamentos, atenção aos detalhes e tempo.
O próximo passo é autorizar e enviar para pagamento. O aprovador verifica o valor cobrado e qual serviço ou bem está sendo cobrado e observa quaisquer discrepâncias. Se houver um erro aparente, o autorizador enviará a fatura de volta às partes interessadas relevantes para reconciliação.
Se não houver erros, o aprovador enviará para o departamento de cobrança para pagamento. Essa etapa pode parecer simples, mas se o aprovador estiver fora do escritório ou demorar muito para aprovar uma fatura, podem ocorrer multas por atraso e as relações comerciais podem ser prejudicadas.
O próximo passo é processar o pagamento. Isso pode significar preencher um cheque se você estiver no trem de processamento manual ou pode significar clicar em um botão em um aplicativo de pagamento. De qualquer forma que você faça isso, ele precisa ser pontual para evitar multas por atraso e manter fortes relações comerciais.
Por último, você precisará manter um registro da transação. Isso pode ser em um bloco de anotações físico, um documento do Word ou do Google ou uma planilha do Excel. Esta etapa é importante para a análise orçamentária, bem como para fins fiscais.
Benefícios do processamento automatizado de faturas e pagamentos
Como você pode ver, há muitas etapas no processamento de faturas. Isso, infelizmente, se traduz em muito tempo e muitos erros em potencial. Por sorte, existem empresas que oferecem software que pode lidar com o processamento de faturas para você.
Com processamento automatizado de faturas, você pode simplificar suas faturas recebidas com um ID de e-mail comum. Dessa forma, em vez de classificar por correio tradicional e vários endereços de e-mail de funcionários, todas as faturas chegam ao mesmo local para facilitar a organização e o processamento.
Além disso, com o processamento automatizado de faturas, você pode ficar sem contato em mais de três quartos de suas faturas. Isso significa que você ignora a oportunidade de erros de entrada, o risco de pagamento excessivo ou insuficiente, faturas perdidas e pagamentos ou cálculos de impostos imprecisos.
Faturas sem contato equivalem a nenhum trabalho e tempo de entrada de dados, nenhum roteamento e espera por autorização dos aprovadores e nenhum tempo de espera entre o escritório do aprovador e o departamento de cobrança. Muitas de suas faturas podem passar de recebidas a pagas e arquivadas em pouco ou nenhum tempo.
Com o processamento automatizado de faturas, você pode economizar mão de obra e dinheiro fazendo com que o software faça o trabalho em vez de um funcionário em tempo integral que precisa de treinamento, pagamento em tempo integral e benefícios.
Tipos de processamento de pagamento
Existem muitos tipos de processamento de pagamentos, alguns mais novos que outros, alguns mais convenientes e econômicos que outros. Você recebeu uma fatura de outra empresa em seu processo de aquisição business-to-business. Pode ser uma fatura de um envio de roupa de cama nova ou uma fatura de um serviço de limpeza terceirizado.
Ele foi recebido, roteado para o aprovador apropriado e enviado para o departamento de cobrança. Como alternativa, ele foi recebido e movido automaticamente por essas etapas pelo software de fatura. Agora é hora de pagar a fatura.
A primeira opção de pagamento que pode vir à mente é o “antigo confiável” – cheques em papel. As pessoas têm escrito cheques há décadas. Talvez seja a maneira como você viu sua mãe pagar as contas enquanto crescia. Parece estável e inteligente.
No entanto, essa forma de pagamento pode não ser tão “confiável” quanto você pensa, embora seja tão “antiga”. Cheques em papel são suscetíveis a fraudes desenfreadas. Além disso, eles levam dias para serem processados e são mais caros por transação do que, digamos, um Pagamento ACH.
Outra opção de pagamento é um pagamento ACH (automatic clearing house). Este é um eletrônico pagamento de banco a banco. Ele permite que você ignore cheques, dinheiro, cartões de crédito ou fiação. É mais rápido e mais barato do que usar cheques.
A melhor maneira de processar um pagamento é por meio de aplicativos seguros, rápidos e incentivadores, como Pagamento BirchStreet. Esta solução permite-lhe efetuar os pagamentos de todos os seus departamentos através de um único local. Simplifica o processo de aquisição centralizando 100% de seus pagamentos, mesmo que sejam feitos por locais ou departamentos diferentes.
Possui recursos de segurança aprimorados para manter seu dinheiro protegido contra uso indevido e fraude. Em vez de passar cheques, você pode usar sua interface simples para fazer pagamentos com o toque de um botão. Ele também possui recursos completos de relatórios e análises para que você possa ter uma visão em tempo real de seus fundos para fins de contabilidade e conformidade.
Além disso, o BirchStreet Pay pagará vocês por utilizar seus serviços. Desde o seu primeiro pagamento, dinheiro que você já gastaria para manter seu negócio funcionando, você pode começar a ganhar recompensas de cashback.
A linha de fundo…
O processamento automatizado de faturas e pagamentos melhorará os processos do seu resort. Em vez de coletar faturas da caixa de correio externa e das caixas de entrada de e-mail de vários funcionários, as ferramentas automatizadas de processamento de faturas direcionarão todas as suas faturas para um endereço de e-mail central comum. Você não precisará digitalizar e enviar faturas em papel para o seu sistema de arquivamento online porque elas já estarão online!
Com o processamento manual de faturas, cada fatura precisaria ser coletada e encaminhada ao departamento correto para aprovação antes de ser enviada ao departamento de cobrança. Com o processamento automatizado de faturas, mais de 80% de suas faturas podem ser processadas sem contato. Isso significa pular o atraso e os tempos de espera entre os departamentos. Não apenas isso, mas o software não cometerá erros como aqueles a que os humanos são propensos.
Quando chega a hora de realmente pagar a fatura, os sistemas automatizados mais uma vez se destacam. Você pode pular os cheques em papel, dinheiro ou cartões de crédito utilizando aplicativos de pagamento fáceis de usar.
Em vez de gastar minutos preciosos concluindo cada um dos muitos pagamentos necessários para manter seu resort funcionando, você pode fazer esses pagamentos com o pressionar de um botão ou configurá-los para serem pagos automaticamente.
O processamento automatizado de faturas e pagamentos economizará tempo, aborrecimentos, mão de obra e dinheiro. Ao escolher os produtos certos para lidar com essas tarefas para você, você pode até ganhar cashback pelo pagamento de seus fornecedores.