De acordo com dados recentes da indústria, quase 2% de uma empresa as faturas são duplicadas, cobradas pelo valor incorreto ou contêm algum tipo de erro. o Pesquisa Global sobre Crimes e Fraudes Econômicos da PwC 2022 também afirma que a partir deste ano, quase 50% de empresas relataram fraude de fatura.
Pré-pandemia, fraudes de pagamentos e extravios atingiram uma perda global em dólares de $12 bilhões; no entanto, apenas três meses após o surto de COVID-19 de 2020, esse valor disparou por um impressionante 75%.
Essa fraude de alto risco representa um pesadelo muito real para CFOs e profissionais de finanças. Como os departamentos de contas a pagar trabalham para gerenciar a enxurrada de faturas de fornecedores, essa estatística ameaça o próprio sustento do setor de hospitalidade, principalmente para organizações de cassino e jogos.
Felizmente, é aí que Conciliação de faturas de 3 vias e as contas a pagar de 3 vias entram em cena. Organizações do setor de cassinos e jogos estão se voltando para essa prática, que reduz os riscos de fraude, desfalque e erro humano. Além disso, é uma alternativa econômica para preencher e gerenciar faturas manualmente.
A correspondência de três vias simplesmente garante que sua empresa esteja pagando apenas pelos bens e serviços recebidos.
Aqui está tudo o que você precisa saber sobre a transição para a correspondência de faturamento de 3 vias e contas a pagar de correspondência de 3 vias, e como isso pode beneficiar seu cassino ou negócio de jogos.
O que é AP 3-Way Invoice Matching?
O objetivo da correspondência de três vias é garantir que a fatura, o pedido de compra e o relatório de recebimento contenham detalhes consistentes do item de linha. Este processo de aprovação verifica se os produtos e a quantidade encomendada correspondem aos produtos entregues ao departamento de recebimento.
Essencialmente, o método de correspondência de 3 vias confirma que o que sua empresa pediu é o que foi entregue e pago.
Manualmente, isso implicaria cruzar fisicamente as faturas com os pedidos e recibos de entrega; no entanto, a correspondência de 3 vias permite a correspondência automatizada, que identifica de forma rápida e fácil faturas e pedidos falsos ou duplicados e compara os recibos corretos com base em padrões personalizados de acordo com seu cassino ou negócio de jogos.
O que o seu negócio de cassino ou jogo pode se beneficiar com o 3-Way Matching?
Se há uma coisa que o COVID ensinou às empresas é que nunca podemos ter certeza sobre nossos processos de verificação de pagamento. Em 2020, o poderoso Amazonas fatiosamente cumpriu mais de $19 milhões em faturas falsas para fraudadores. Em 2021, Google e Facebook também foi vítima de fraude de fatura, pagando quase $123 milhões coletivamente a um único vigarista na Lituânia.
Como alguém conseguiu realizar uma farsa desse tamanho e status é perturbador, mas apenas mostra que nenhum negócio - seja grande ou pequeno - é seguro.
É por isso que as empresas - principalmente as do setor de cassinos e jogos - estão adotando processos de correspondência de faturas de três vias em seus departamentos de AP.
A correspondência de três vias serve como uma forma de defesa contra fraudadores que se infiltram nos ativos de sua empresa. A referência cruzada de faturas, POs e relatórios de recebimento garante que cada aspecto seja legítimo e sua empresa pode manter a confiança em cada pagamento.
Além disso, economiza o dinheiro do seu negócio que seria desperdiçado em fornecedores falsos. Ao automatizar a correspondência de 3 vias, seu departamento de AP pode detectar quaisquer discrepâncias antes de cumprir os pagamentos. Sem isso, sua empresa corre o risco de pagar demais ou pagar menos aos fornecedores, ou pagar totalmente ao fornecedor errado.
Adotar esse método também influencia diretamente a estabilidade de seus relacionamentos com fornecedores. Uma parceria confiável é formada quando um fornecedor envia faturas consistentemente sem erros, o que permite que sua empresa cumpra os pagamentos de forma imediata e precisa.
Além disso, a correspondência de três vias serve como um excelente recurso para auditorias internas e externas. Ter dados melhores e mais precisos em mãos permitirá que sua empresa prepare suas finanças para auditores que procuram inconsistências entre faturas, pedidos de compra ou relatórios de recebimento.
Por que automatizar a correspondência de 3 vias?
Muitas empresas optam por realizar manualmente o processamento de correspondência de três vias para evitar altos custos e detectar inconsistências em primeira mão. No entanto, a longo prazo, isso pode ser muito mais caro.
Por pouco 75% de organizações não possuem um sistema de compras totalmente automatizado; ao tentar evitar o pagamento excessivo, eles acabam com custos de processamento maiores.
Além disso, a crença de que ter um processo manual para detectar atividades ilegais é tão eficaz quanto a capacidade do indivíduo de fazê-lo; as chances de erro humano dificultando essa habilidade são mais prováveis.
E essas informações não são apenas baseadas em nossa opinião, são dados comprováveis.
De acordo com tendências e estatísticas da indústria, o custo médio do faturamento em papel é de $12 a $40 cada. Erros como duplicatas ou pagamentos incorretos podem custar até $54 para serem corrigidos. O faturamento de AP em papel pode resultar em um custo adicional de armazenamento de $4 e, como quase 40% de empresas armazenam registros por mais de uma década, esse custo aumenta rapidamente.
Agora vamos comparar esses custos com as economias resultantes da automatização dos processos de correspondência de três vias.
As empresas com processos de contas a pagar de correspondência de 3 vias totalmente automatizados obtiveram economias de AP de até 90%. Os custos de AR (contas a receber) foram reduzidos pela metade. As chances de erros foram reduzidas em 37%. Em média, a automação diminuiu as despesas de processamento de faturas em quase 30%. E empresas maiores que produziram mais de 10.000 faturas por mês economizaram aproximadamente $300.000 ao automatizar a correspondência de faturas de 3 vias.
Os fatos falam por si; automatizar parcialmente sua correspondência de 3 vias não é suficiente. Para ver qualquer aprimoramento operacional real, redução de erros ou economia significativa, automatizar totalmente sua fatura de 3 vias e correspondência de AP é o caminho a seguir para seu cassino ou negócio de jogos.
Proteja seus ativos e simplifique as operações de negócios
Na indústria de cassinos e jogos, cada segundo conta, e tempo é literalmente dinheiro. Situações como faturas fraudulentas ou correspondência incorreta de faturas podem prejudicar sua empresa.
Quando feito corretamente, os métodos de conciliação de faturas de 3 vias e de contas a pagar de conciliação de 3 vias podem servir como um sistema infalível. Infelizmente, muitas empresas estão fazendo isso manualmente, o que apenas desperdiça tempo e dinheiro – talvez mais do que imaginam.
Optar por automatizar esses processos pode economizar tanto tempo, dinheiro e aborrecimentos para sua empresa que não há uma boa razão para não fazê-lo; não só é comprovada por especialistas como a opção mais eficaz, mas milhares de organizações globais na indústria de cassinos e jogos notaram eficiências aprimoradas, despesas operacionais reduzidas e operações comerciais simplificadas.