Com estatísticas mostrando que apenas 29.1% de faturas são pagos em dia nos Estados Unidos pós-pandemia, o mundo já carregado de faturas ficou ainda mais confuso.
No entanto, não importa o quão confuso seja, as faturas são uma parte fundamental do processo de aquisição para pagamento (P2P). Os executivos em primeiro lugar, e os funcionários relevantes imediatamente depois, precisam saber como identificar e corrigir problemas de gerenciamento de faturas para um processo P2P simplificado.
Por que Gestão de Faturas?
Como executivo de hospitalidade C-Suite, você tem muito trabalho. Você tem empresas inteiras para administrar; contratos a serem negociados, suprimentos adquiridos, uma marca para gerenciar, uma cultura no local de trabalho para promover, clientes para impressionar e classificações para impulsionar ou manter altas. Por que o repentino alarido sobre o gerenciamento de faturas, algo que existe desde sempre e certamente já tem um processo em vigor?
Em primeiro lugar, a fatura eletrónica. A facturação electrónica está a crescer a um ritmo tremendo, com crescimento projetado em 80% até 2027. Se você ainda não estiver usando métodos eletrônicos em seu processo de gerenciamento de faturas, isso precisa mudar e precisa mudar rapidamente. O faturamento eletrônico é mais rápido, mais barato e menos propenso a erros. Entraremos em detalhes de como e por que isso deve ser implementado mais adiante no artigo.
Em segundo lugar, o espectro onipresente: impostos. Gerenciar suas faturas de forma organizada e completa não apenas facilitará o pagamento de impostos, mas também ajudará a evitar que você seja auditado. E se você for auditado, um sistema bem pensado tornará o processo muito menos doloroso, pois você localiza documentos importantes com facilidade.
Terceiro, evite os problemas que vêm com pagamentos atrasados de faturas. Isso pode incluir a interrupção dos serviços, uma briga com as cobranças (e suas taxas iminentes), um chute na sua pontuação de crédito ou talvez até uma ação legal sendo tomada contra você. Mesmo que os pagamentos em atraso pareçam ser a norma em um mundo atormentado pela pandemia, as consequências não desapareceram.
Edição 1: O Medo
As faturas são manifestações físicas de vendas entre duas partes. Eles discriminam os produtos ou serviços fornecidos pelo vendedor e os preços cobrados do comprador. Eles ajudam na colocação, processamento, entrega e pagamento final em uma transação comercial. Mas tudo isso de lado, não podemos ignorar o que uma fatura recebida realmente se resume a uma conta.
Se você já vasculhou uma pilha de correspondência, está familiarizado com o processo de classificação que ocorre: lixo eletrônico, informações ou lembretes importantes, correspondência pessoal e coisas que você gostaria de guardar e contas. Muitas vezes as contas são deixadas de lado para serem “tratadas mais tarde”.
Você não pode ter essa mentalidade dentro de uma empresa de sucesso. As faturas são vitais para a saúde do seu negócio e devem ser organizadas e tratadas prontamente. Não permita que o “pavor das contas” se infiltre no seu local de trabalho.
Problema 2: Classificação ruim de faturas
Infelizmente, ou felizmente, dependendo de como você vê, existem vários tipos de faturas. Alguns exigem pagamento imediato e outros não, mas todos exigem atenção cuidadosa. Aqui estão alguns tipos básicos de faturas que você pode receber:
- Uma fatura de proposta. Isso lhe dá uma sugestão de quanto um projeto ou produto acabará custando para você no final.
- Uma fatura provisória. Estes são frequentemente enviados durante projetos longos como um lembrete das cobranças atuais.
- Uma fatura recorrente. Estes são frequentemente usados para clientes regulares ou recorrentes.
- Uma fatura vencida. Isso é o que o nome indica, embora também possa haver cobranças adicionais acumuladas como consequência do não pagamento no prazo.
- Uma fatura final. Este é enviado no final de um projeto, talvez após uma fatura de proposta e quantas faturas intermediárias.
Seu sistema de gerenciamento de faturas deve ter uma maneira de categorizá-los separadamente um do outro. Durante a leitura, você notou que alguns exigem pagamento imediato e outros não. As faturas que você recebe devem pelo menos ser categorizado por esta métrica.
Existem várias maneiras de organizá-los. Você pode ter um arquivo para cada tipo de fatura e subdivisões em seus projetos separados, embora possa ser mais fácil arquivar por projeto e manter as faturas na ordem em que você as recebeu, com aquelas que exigem pagamento imediato sinalizadas e atendidas em tempo hábil.
Também é útil manter a fatura da proposta à mão ao receber as faturas provisórias e finais, para que você possa acompanhar o quanto os custos reais refletem os previstos e acordados, para que você possa fazer perguntas e levantar questões quando apropriado.
Se você trabalha com papel, faça uma cesta, pasta ou arquivo dedicado com as categorias separadas claramente marcadas. Embora, mesmo os sistemas de papel mais organizados possam começar a parecer confusos.
Recomendamos o uso de um sistema de arquivamento eletrônico. Você pode digitalizar e fazer upload de documentos impressos ao recebê-los e mover facilmente os arquivos eletrônicos para um local como o Google Docs, um sistema gratuito que vários funcionários podem acessar quando recebem permissão eletronicamente.
Quando você cria uma tabela no Google Docs, ela é carregada automaticamente no Google Drive, para que você não precise se preocupar com o travamento do computador do escritório e a perda de todos os seus arquivos eletrônicos (ou uma inundação, incêndio ou outra perda que extingue seu sistema de papel ).
Questão 3: Um sistema de contabilidade sem brilho (ou ausente)
Segundo um estudioso da Universidade de Montana, “O sistema de contabilidade geral é o coração de um sistema de contabilidade.” Como “… o registro do saldo de cada uma das contas de uma empresa”, é parte integrante do dia a dia e fundamental na época fiscal. Mantenha receitas, despesas e todas as outras informações financeiras organizadas em seu livro-razão.
Também é uma boa ideia ter este livro online, pelas razões acima mencionadas.
Questão 4: Sem hora ou pessoa designada
Para ficar por dentro de suas faturas, você deve nomear um responsável por elas. Se você não tem uma pessoa exclusivamente dedicada a isso, como muitas empresas não têm, deixe claro para quem é o responsável e quando eles devem estar trabalhando nos documentos.
Programe dias específicos em que o pagamento de contas e a organização de faturas são atendidos. Fique atento ao cronograma. Se os deveres forem adiados uma vez, quem sabe quantas vezes mais isso pode acontecer e que tipo de prazos você pode perder nesse meio tempo. A pessoa designada também deve manter um registro da situação das contas recebidas e pagas.
Problema 5: Você ainda está escrevendo cheques
É 2022. Vamos encarar: os dias de emissão de cheques ficaram para trás. Mesmo que você tenha atualizado de manuscrito para impresso, a evolução do pagamento ainda não acabou para você. A primeira razão: os cheques são caros. Custa em média cerca de três vezes mais pagar via cheque do que pagar via ACH. ACH também é mais seguro e mais rápido.
Os cheques são vulneráveis a fraudes de uma forma que os pagamentos ACH não são. Além disso, o tempo de resposta de até cinco dias úteis desacelera os negócios em um mundo acelerado. Se você ainda estiver usando cheques, este é o seu sinal para mudar para uma opção mais segura, rápida e econômica.
Uma ótima maneira de lidar com pagamentos é por meio de Pagamento BirchStreet, uma ferramenta disponibilizada BirchStreet. O BirchStreet Pay ajuda você a mudar seus pagamentos de cheques para cartões virtuais. Você não apenas economiza dinheiro eliminando o custo associado aos cheques, mas também pode ganhar cashback com as recompensas do BirchStreet Pay.
Esta ferramenta é fácil de configurar e fácil de usar - a interface simples permite que você faça pagamentos com o pressionar de um botão. Ele também possui recursos de segurança de alto nível e excelente atendimento ao cliente de fácil acesso. Deixe os dias do cheque morrerem.
Problema 6: você está recebendo faturas pelo correio
Simplesmente evite faturas recebidas pelo correio sempre que possível. Receber faturas por e-mail não apenas economiza tempo classificando correspondências físicas e digitalizando documentos em seu sistema eletrônico, mas também economiza papel e espaço de armazenamento no escritório.
Basta solicitar que quem você está fazendo negócios envie suas faturas por e-mail. Não é difícil vender, pois isso economiza recursos em ambas as extremidades da transação.
Problema 7: Você não está aproveitando a tecnologia OCR
Enquanto estamos em uma fase de modernização, vamos falar sobre o software de reconhecimento óptico de caracteres (OCR). Este software reconhece caracteres de texto em um documento digital.
Dessa forma, as informações de uma fatura podem ser inseridas automaticamente em um sistema de contabilidade, eliminando a necessidade de alguém gastar tempo fazendo a mesma coisa manualmente. Isso economiza uma média de cerca de cinco minutos por fatura, e isso pode somar um dia inteiro de horas, dependendo de quantas faturas sua empresa normalmente processa.
Em um mundo ocupado e em recuperação, certas coisas não podem se dar ao luxo de cair no esquecimento. A gestão de faturas é uma delas. Para manter seu negócio próspero, certifique-se de que está resolvendo os problemas comuns no gerenciamento de faturas.
- Organizar, organizar, organizar.
- Designe, reserve tempo e implemente software.
Quando você estiver cuidando proativamente da sua empresa, ela estará melhor configurada para cuidar de você.