Pomimo wielu wyzwań stojących przed branżą hotelarską, dziesiątki statystyk wzrostu wskazują, że branża ma stać się silniejsza niż kiedykolwiek. Według Sieć hotelarska, szacuje się, że roczna stopa wzrostu światowego przemysłu hotelarskiego i wypoczynkowego wzrośnie o 8,11 TP3 T, osiągając 1 TP4 T1,27 biliona do 2031 r.
Ale w jaki sposób może nastąpić tak duży wzrost po tak ogromnej niepewności gospodarczej, która miała miejsce w ciągu ostatnich kilku lat?
Odpowiedź leży w automatyzacji.
W ramach działań związanych z odbudową po pandemii, hotelarze dążą do wykorzystania automatyzacji we wszystkich operacjach, koncentrując się przede wszystkim na operacjach zaplecza.
Dzięki specjalistycznemu oprogramowaniu do automatyzacji firmy zarządzające hotelami i ośrodkami wypoczynkowymi mogą usprawnić procesy obsługi zobowiązań poprzez wyeliminowanie skrupulatnych i kosztownych zadań opartych na papierze, oszczędzając czas ich zespołów i umożliwiając im skupienie się na bardziej kluczowych obszarach organizacji, takich jak zarządzanie nieruchomościami , wyniki finansowe lub możliwości rozwoju pracowników.
W miarę jak technologie automatyzacji stają się coraz bardziej zaawansowane, hotele i ośrodki wypoczynkowe każdej wielkości mogą dążyć do wyższego poziomu obsługi klienta poprzez zwiększenie wydajności w swoich działach rozliczeniowych.
Automatyzacja Back-Office zwiększa wydajność w przepływach pracy
Stary system ręcznego przetwarzania rachunków i ręcznego opłacania dużej liczby faktur dostawców stał się archaiczny. Dla działów AP minęły czasy, kiedy składanie tych dokumentów było czasochłonne, pracochłonne i często podatne na błędy.
Automatyzacja przepływów pracy za pomocą oprogramowania do automatyzacji AP upraszcza te skrupulatne zadania związane z przetwarzaniem faktur, zmniejsza koszty i usuwa szanse na błąd ludzki.
Automatyzacja AP dla branży hotelarskiej eliminuje chaos związany z zagraconymi biurkami, zagubionymi fakturami, stosami papieru i przepełnionymi szafkami na akta oraz wykorzystuje specjalistyczną technologię do digitalizacji całego procesu — w tym rutynowych funkcji, takich jak przetwarzanie faktur, dopasowywanie, zatwierdzanie, płatność i uzgadnianie.
Ręczne wprowadzanie danych lub przenoszenie fizycznych dokumentów zawierających szczegóły płatności nie jest już konieczne. Dzięki przechowywaniu wszystkich wymaganych informacji w jednym miejscu cyfrowym dział AP może zdalnie śledzić cały proces realizacji faktury, jednocześnie uzyskując lepszą widoczność i gromadząc pomocne informacje na temat całego procesu od zakupu do zapłaty.
Automatyzacja AP oznacza mniejsze szanse na oszustwo
Ręczne wprowadzanie danych i przetwarzanie płatności stwarzają wysokie ryzyko schematów rozliczeniowych i fałszywych czeków. Właściwie większość organizacji stracić 5% swoich przychodów na oszustwa rozliczeniowe każdego roku, ze średnią stratą w wysokości $125 000. Co więcej, oszustwa zwykle pozostają niezauważone przez okres do 14 miesięcy, po których miesięczne straty sięgają $8300.
Szczególnie dla branży hotelarskiej to niemała statystyka. Znaczna część Twoich dochodów może zostać utracona w wyniku oszustwa, ale czasochłonny proces naprawy może oznaczać kolejne tysiące zmarnowanych pieniędzy.
Na szczęście automatyzacja procesów AP zmniejsza ryzyko oszustwa w hotelu.
Dzięki dobrze wdrożonemu oprogramowaniu do automatyzacji AP firmy mogą wykrywać oszustwa na najwcześniejszych oznakach, zapobiegać fałszywym płatnościom poprzez sprawdzanie informacji o dostawcy oraz otrzymywać powiadomienia dotyczące nietypowych lub podejrzanych żądań płatności.
Szybsze procesy fakturowania dzięki 3-kierunkowemu automatycznemu dopasowywaniu
W branży hotelarskiej liczy się czas. Firmy zarządzające hotelami nie mogą sobie pozwolić na powolne i stałe przetwarzanie faktur. Śledzenie i kontrolowanie procesu AP ma kluczowe znaczenie, zwłaszcza gdy zagrożone są krytyczne transakcje finansowe.
Od ręcznego wprowadzania danych do faktury, przez wysyłanie e-mailem kopii faktur w formacie PDF do kierowników działów w celu ich sprawdzenia i zatwierdzenia, po wysyłanie papierowych czeków, cały proces ręcznego wystawiania faktur w hotelach odbywa się z taką samą niechęcią jak zimna melasa.
A jeśli ręczne przetwarzanie faktur jest powolne, relacje z dostawcami usług hotelowych również mogą być zagrożone.
Rozwiązanie leży w automatyzacji AP — a dokładniej w 3-kierunkowym automatycznym dopasowywaniu AP.
To rozwiązanie zapewnia kompleksową automatyzację możliwości przetwarzania faktur w celu usprawnienia operacji i poprawy widoczności wydatków. Od konwersji faktur do formatu elektronicznego w celu wyeliminowania wprowadzania danych, po automatyczne porównywanie paragonów na podstawie niestandardowych standardów, Twój hotel może doświadczyć znacznie szybszego przetwarzania.
Wykorzystaj moc automatyzacji AP z BirchStreet
Gdy odbywa się to ręcznie, koszty przetwarzania zobowiązań zaczynają się szybko sumować. Z pomocą oprogramowania do automatyzacji punktów dostępowych możesz naocznie przekonać się o korzyściach płynących ze zwiększonej wydajności przepływu pracy, zmniejszonego ryzyka, większego bezpieczeństwa i szybszego przetwarzania.
BirchStreet jest wyjątkowy Rozwiązanie do automatyzacji punktów dostępowych obejmuje wszystkie te podstawy. Dzięki dostosowanym zamówieniom, fakturom i dopasowywaniu paragonów oraz specjalistycznym narzędziom do zarządzania fakturami, które usuwają wymagania dotyczące wprowadzania danych, dział AP może usprawnić operacje i poprawić widoczność wydatków we wszystkich lokalizacjach.