Jako kierownik ośrodka masz dużo na głowie. Musisz zadbać o to, aby pokoje były dobrze zaopatrzone i czyste, księgowość uporządkowana, proces zakupów napięty, pracownicy dobrze wyszkoleni i szczęśliwi, a przede wszystkim, aby Twoi klienci świetnie się bawili.
Oznacza to, że masz do zamówienia i opłacenia mydło, pościel, napoje i jedzenie, numery do sprawdzenia i budżety do przestrzegania lub dostosowania, faktury do wytworzenia i przetworzenia, szkolenia do prowadzenia, czeki do wypłaty oraz skargi, pytania i komentarze mieć tendencję.
Kiedy to wszystko się dzieje, ostatnią rzeczą, jakiej potrzebujesz, jest stos faktur, czeków, przekazów pieniężnych i pokwitowań, które czekają, aby Cię stresować i zdominować Twój cenny czas. Na szczęście nie musisz pogodzić się z tą rzeczywistością. Obecnie istnieją sposoby na zautomatyzowanie przetwarzania faktur i płatności w sposób, który pozwoli zaoszczędzić czas, pieniądze, siłę roboczą i stres.
TNiebezpieczeństwa związane z ręcznym przetwarzaniem faktur i płatności
Przetwarzanie faktur i płatności istnieje od, cóż, faktur i płatności. Aby prowadzić dobrze prosperującą firmę hotelarską, musisz zaopatrzyć się w produkty i usługi dla Twojej firmy i przetworzyć płatności związane z tymi produktami i usługami. Efektywny przepływ pieniędzy do i z Twojego ośrodka może go zarobić lub złamać.
Od dziesięcioleci firmy wystawiają i odbierają fizyczne faktury, a także wystawiają i dystrybuują paragony. Ważne jest, aby mieć zapis swoich praktyk finansowych, ale fizyczne dokumenty mogą zostać utracone, zdezorganizowane, a nawet zniszczone w wyniku klęski żywiołowej, takiej jak pożar lub powódź.
Co więcej, ręczne przetwarzanie faktur i płatności jest podatne na błędy ludzkie, takie jak nieprawidłowe obliczenia, nieprawidłowa kategoryzacja, a nawet nieczytelne pismo odręczne. Wykonywanie tych zadań ręcznie, a nawet ręcznie za pomocą edytora tekstu, jest czasochłonne i podatne na błędy.
Często potrzebujesz wyznaczonego pracownika lub nawet całego działu dedykowanego do obsługi tych spraw. A każdy pracownik, którego przyprowadzisz, potrzebuje szkolenia, wynagrodzenia, ubezpieczenia i świadczeń, takich jak urlopy i płatne dni wolne.
Co wchodzi w skład przetwarzania faktur i płatności?
Przetwarzanie faktur to ważny proces. Musisz terminowo przetwarzać i opłacać faktury, aby utrzymać zapasy w ośrodku, porządek w księgach i silne relacje między firmami.
Przetwarzanie faktur jest również dość skomplikowanym procesem. Pierwszym krokiem jest otrzymanie lub przechwycenie faktury. Faktura może zostać wysłana w formie papierowego dokumentu pocztą, faksem, e-mailem lub dokumentem PDF, Word, Excel lub Google.
Jeśli przetwarzasz faktury ręcznie, ktoś (lub wiele osób) musi przejrzeć każdą fakturę i wprowadzić odpowiednie dane, takie jak numer identyfikacyjny dostawcy i łączna cena, do dowolnego systemu księgowego używanego przez Twoją firmę. Jest to czasochłonne i bardzo podatne na błędy. A im więcej informacji trzeba zapisać, tym większe są szanse na pomyłki.
Kolejnym krokiem jest skierowanie faktury do odpowiedniego pracownika do akceptacji. Na przykład faktura za wizytę elektryka może trafić do kierownika obiektu, podczas gdy faktura za niezależnego inżyniera oprogramowania trafi do CTO. Ręczne wyznaczanie tras wymaga zaangażowania wielu działów, dbałości o szczegóły i czasu.
Następnym krokiem jest autoryzacja i przekazanie do zapłaty. Osoba zatwierdzająca sprawdza rozliczoną kwotę oraz usługę lub towar, który jest rozliczany, i odnotowuje wszelkie rozbieżności. W przypadku widocznego błędu osoba autoryzująca odeśle fakturę z powrotem do odpowiednich interesariuszy w celu uzgodnienia.
Jeśli nie ma błędów, osoba zatwierdzająca prześle ją do działu rozliczeń w celu dokonania płatności. Ten krok może wydawać się prosty, ale jeśli osoba zatwierdzająca jest poza biurem lub zbyt długo trwa zatwierdzenie faktury, mogą wystąpić opóźnienia w opłatach i relacje biznesowe mogą ucierpieć.
Następnym krokiem jest przetworzenie płatności. Może to oznaczać wypisanie czeku, jeśli jesteś w pociągu z ręcznym przetwarzaniem, lub kliknięcie przycisku w aplikacji do płatności. Niezależnie od tego, jak to robisz, musi być na czas, aby uniknąć opóźnień w opłatach i utrzymać silne relacje biznesowe.
Na koniec musisz prowadzić rejestr transakcji. Może to być fizyczny notatnik, dokument Word lub Google albo arkusz kalkulacyjny Excel. Ten krok jest ważny dla analizy budżetowej, a także dla celów podatkowych.
Korzyści z automatycznego przetwarzania faktur i płatności
Jak widać, proces przetwarzania faktur składa się z wielu etapów. To niestety przekłada się na dużo czasu i wiele potencjalnych błędów. Na szczęście są firm które oferują oprogramowanie, które może obsługiwać przetwarzanie faktur za Ciebie.
Z automatyczne przetwarzanie faktur, możesz uprościć otrzymywane faktury za pomocą wspólnego identyfikatora e-mail. W ten sposób, zamiast sortować pocztę i wiele adresów e-mail pracowników, wszystkie faktury trafiają do tego samego miejsca, co ułatwia organizację i przetwarzanie.
Ponadto dzięki automatycznemu przetwarzaniu faktur możesz bezdotykowo obsługiwać ponad trzy czwarte swoich faktur. Oznacza to, że pomijasz możliwość wystąpienia błędów wejściowych, ryzyka nadpłaty lub niedopłaty, utraty faktur oraz niedokładnych płatności podatkowych lub obliczeń.
Faktury bezdotykowe to brak nakładu pracy i czasu na wprowadzanie danych, brak routingu i oczekiwania na autoryzację od osób zatwierdzających oraz brak czasu oczekiwania między biurem osoby zatwierdzającej a działem rozliczeń. Wiele z Twoich faktur może przejść od otrzymania do zapłacenia i zaksięgowania w krótkim czasie lub w krótkim czasie.
Dzięki zautomatyzowanemu przetwarzaniu faktur możesz zaoszczędzić pracę i pieniądze, korzystając z oprogramowania zamiast pełnoetatowego pracownika, który potrzebuje szkolenia, wynagrodzenia w pełnym wymiarze godzin i świadczeń.
Rodzaje przetwarzania płatności
Istnieje wiele rodzajów przetwarzania płatności, niektóre nowsze niż inne, niektóre wygodniejsze i bardziej opłacalne niż inne. Otrzymałeś fakturę od innej firmy w procesie zamówień między firmami. Może to być faktura za wysyłkę nowej pościeli lub faktura za usługę sprzątania innej firmy.
Został odebrany, skierowany do odpowiedniej osoby zatwierdzającej i wysłany do działu rozliczeń. Alternatywnie, został on odebrany i automatycznie przeniesiony przez te kroki przez oprogramowanie do faktur. Teraz nadszedł czas na opłacenie faktury.
Pierwsza opcja płatności, która może przyjść do głowy, to „stara wiarygodna” — czeki papierowe. Ludzie wypisują czeki od dziesięcioleci. Może to sposób, w jaki widziałeś, jak twoja matka płaci rachunki dorastając. Wydaje się stabilny i inteligentny.
Jednak ta forma płatności może nie być tak „niezawodna”, jak mogłoby się wydawać, chociaż jest tak samo „stara”. Czeki papierowe są podatne na szalejące oszustwa. Co więcej, ich przetworzenie zajmuje kilka dni i jest droższe za transakcję niż, powiedzmy, an Płatność ACH.
Inną opcją płatności jest płatność ACH (automatyczna izba rozliczeniowa). To jest elektroniczny płatność bank-do-bank. Pozwala pominąć czeki, gotówkę, karty kredytowe lub okablowanie. Jest szybszy i tańszy niż korzystanie z czeków.
Najlepszym sposobem na przetworzenie płatności są bezpieczne, szybkie i motywujące aplikacje, takie jak Birch Street Pay. To rozwiązanie pozwala na dokonywanie płatności wszystkich działów z jednego miejsca. Upraszcza proces zaopatrzenia, centralizując 100% Twoich płatności, nawet jeśli są one dokonywane przez różne lokalizacje lub działy.
Ma ulepszone funkcje bezpieczeństwa, aby chronić Twoje pieniądze przed niewłaściwym użyciem i oszustwami. Zamiast wypisywać czeki, możesz użyć ich prostego interfejsu, aby dokonywać płatności jednym naciśnięciem przycisku. Posiada również pełne możliwości raportowania i analizy, dzięki czemu możesz mieć podgląd swoich środków w czasie rzeczywistym do celów księgowych i zgodności.
Co więcej, BirchStreet Pay zapłaci ty za korzystanie z ich usług. Od pierwszej wpłaty, pieniędzy, które już wydasz na utrzymanie firmy, możesz zacząć zarabiać w postaci zwrotu gotówki.
Podsumowanie…
Zautomatyzowane przetwarzanie faktur i płatności usprawni procesy w Twoim ośrodku. Zamiast zbierać faktury z zewnętrznej skrzynki pocztowej i skrzynek e-mail różnych pracowników, narzędzia do automatycznego przetwarzania faktur skierują wszystkie faktury na jeden wspólny, centralny adres e-mail. Nie będziesz musiał skanować i przesyłać faktur papierowych do swojego internetowego systemu archiwizacji, ponieważ będą one już dostępne online!
W przypadku ręcznego przetwarzania faktur każda faktura musiałaby zostać zebrana i skierowana do odpowiedniego działu w celu zatwierdzenia, zanim zostanie wysłana do działu rozliczeniowego. Dzięki automatycznemu przetwarzaniu faktur ponad 80% Twoich faktur może być przetwarzanych bezdotykowo. Oznacza to pominięcie opóźnień i czasu oczekiwania między działami. Nie tylko to, ale oprogramowanie nie popełni błędów, na które ludzie są podatni.
Kiedy przychodzi czas na faktyczne zapłacenie faktury, znów wygrywają systemy zautomatyzowane. Możesz pominąć czeki papierowe, gotówkę lub karty kredytowe, korzystając z łatwych w użyciu aplikacji płatniczych.
Zamiast tracić cenne minuty na wypełnianie każdej z wielu, wielu płatności potrzebnych do utrzymania działania ośrodka, możesz dokonywać tych płatności za naciśnięciem jednego przycisku lub ustawić je tak, aby były wypłacane automatycznie.
Zautomatyzowane przetwarzanie faktur i płatności pozwoli Ci zaoszczędzić czas, kłopoty, siłę roboczą i pieniądze. Wybierając odpowiednie produkty do obsługi tych zadań, możesz nawet otrzymać zwrot pieniędzy za płacenie dostawcom.