„Najlepsze w swojej klasie przedsiębiorstwa koncentrują się na podstawowych procesach i wykorzystują rozwiązania ePayables w bardzo wysokim tempie, co skutkuje niższymi kosztami przetwarzania faktur o 80%”, stwierdza raport Ardent Partners 2021 AP Metrics.
W naszym poprzednim bloguomówiliśmy, w jaki sposób technologia eProcurement jest podstawowym elementem składowym skutecznego zarządzania łańcuchem dostaw. Dzisiaj skupimy się na kolejnym kroku w procesie P2P, przetwarzaniu faktur.
Przetwarzanie faktury
Badania branżowe pokazują, że liderzy finansowi i operacyjni wiedzą, że cyfryzacja faktur przynosi znaczne korzyści. Aby zilustrować oszczędności kosztów związanych z automatyzacją przetwarzania faktur, użyjmy jako przykładu hotelu z pełną obsługą 250 pokoi, który zarządza 6500 przychodzącymi fakturami rocznie.
Zakładając konserwatywny średni koszt $12,50 na fakturę, całkowity koszt przetwarzania faktur dla naszego przykładowego hotelu wynosi $81,250 rocznie. Jeśli ta nieruchomość jest częścią firmy zarządzającej 20 hotelami podobnej wielkości, wynikające z tego koszty osiągają $1,625,000. Przyjmując najlepsze w swojej klasie narzędzia i dostosowując się do najlepszych praktyk przetwarzania faktur, liczba ta może zostać zmniejszona o 80% lub więcej. Korzystając z naszego przykładu powyżej, oznacza to $68250 oszczędności na nieruchomość oraz $1365000 w całym portfolio firmy zarządzającej.
Jak to jest możliwe? Dzięki cyfryzacji całego procesu P2P wiele pracochłonnych i czasochłonnych zadań jest zautomatyzowanych, a lepsza widoczność i kontrola eliminuje również wycieki z nadpłat faktur. Najlepsze w swojej klasie oprogramowanie P2P, w połączeniu z silnym przywództwem korporacyjnym, może podnieść stawki za przetwarzanie faktur do poziomu 80%+. Oznacza to, że cztery na pięć faktur nie wymagają żadnej ręcznej interwencji ze strony pracownika, ponieważ zamówienie zakupu, faktura i zapis odbiorczy są zgodne z wcześniej ustalonymi tolerancjami dotyczącymi ilości, ceny i innych szczegółów na poziomie nagłówka. Niedawno firma Northwood Hospitality, której portfolio obejmuje 10 hoteli i kurortów oferujących pełną obsługę, zaoszczędziła ponad 2000 godzin pracy biurowej dzięki cyfryzacji procesu P2P.
Dodatkowo, zatrudniając rozwiązanie do zarządzania fakturami która wykonuje dla Ciebie zadanie digitalizacji faktur, nie ma już potrzeby, aby zasoby majątkowe lub korporacyjne ręcznie wprowadzały informacje i obsługiwały duże ilości papieru. W tym zdigitalizowanym i zautomatyzowanym środowisku pracownicy muszą jedynie przeglądać wyjątki. Dzięki takim narzędziom, jak automatyczny raport wyjątków dotyczących faktur, zespoły ds. obsługi klienta mogą szybko określić, dlaczego dokumenty nie są zgodne, czy to z powodu rozbieżności cen, nadwyżek/niedoboru otrzymanych pozycji, czy też zamienników. Dzięki tym wszystkim narzędziom czas poświęcony na przetwarzanie faktur można skrócić z dni do godzin, a koszty przetwarzania faktur można konserwatywnie zmniejszyć do $2/faktura. Ostatecznie automatyzacja w zapleczu obniża koszty, pozwala zespołom robić więcej przy mniejszych nakładach i pozwala zasobom skupić się na wrażeniach gości, a nie na niepotrzebnej papierkowej robocie związanej z przetwarzaniem AP.
Wgląd: Przeciętny hotel z 250 pokojami może osiągnąć oszczędności netto w wysokości $68250, stosując najlepsze w swojej klasie procesy i technologię automatyzacji faktur.