Według raportu o stanie branży hotelarskiej 2021 r. opracowanego przez American Hotel & Lodging Association”[i] bezpośrednie miejsca pracy w hotelach pozostaną prawie 500 000 miejsc pracy poniżej poziomu zatrudnienia sprzed pandemii w branży w 2021 r. Biorąc pod uwagę, że zmniejszony poziom zatrudnienia utrzyma się w przewidywalnej przyszłości, jasne jest, że operatorzy hotelowi będą musieli zachować szczupłą sylwetkę i działać wydajnie, aby nadrobić utracone zdolność do pracy.
Współpracując z naszymi partnerami z branży hotelarskiej, zidentyfikowaliśmy obszary operacyjne dojrzałe do zwiększenia wydajności i automatyzacji i zajmiemy się nimi w serii wpisów na blogu, zaczynając od dzisiejszego wpisu na temat zamówień.
Nabywanie
Gdy kupujący nie mają czasu, a prawidłowe procedury zamówień są niejasne lub niewykonalne, kupujący wybierają ścieżkę najmniejszego oporu, co często oznacza odbiór telefonu. Jeśli są upoważnieni do składania zamówień przez telefon i nie muszą przedstawiać zamówienia przed zapłaceniem faktur, co może uniemożliwić im kierowanie wydatków do niezatwierdzonych dostawców? W środowisku bez systemu zamówień w chmurze, nawet gdy kupujący starają się przestrzegać korporacyjnych wytycznych dotyczących zakupów, praca jest wysoce ręczna i podatna na błędy oraz wymaga żonglowania arkuszem kalkulacyjnym po arkuszu kalkulacyjnym, aby dowiedzieć się, który dostawca jest zatwierdzony i w jakim tempie.
Weźmy na przykład Four Seasons Hotels & Resorts. Przed wdrożeniem BirchStreet w 2012 r. Four Seasons nie posiadało żadnego systemu rejestracji i ograniczało globalne standardy do egzekwowania, w wyniku czego poszczególne lokalizacje działały z niewielkim nadzorem. Doprowadziło to do niepotrzebnych kosztów w zapleczu, aw szczególności w działalności F&B. Gdy zespół korporacyjny Four Seasons badał, jak obniżyć te koszty i zwiększyć rentowność swoich lokalizacji, szybko zdali sobie sprawę, że jedynym realnym rozwiązaniem jest wdrożenie opartego na chmurze systemu Procure-to-Pay (P2P). Rozwiązanie BirchStreet idealnie wpasowało się w cele firmy: e-zamówienia oraz Narzędzia AP 3-Way Auto Match oferował możliwość cyfryzacji procesu P2P oraz zwiększenia widoczności i kontroli wydatków. Dzięki wdrożeniu tych narzędzi automatyzacji firma Four Seasons odnotowała wzrost zgodności wydatków o 50% oraz oszczędności w zakresie materiałów eksploatacyjnych 10%.
“Firmy, które potrafią opanować sztukę zaopatrzenia, czerpią korzyści z krótszych czasów cyklu zamówień, wyższej wydajności procesów, większych oszczędności i niższych kosztów całkowitych” według badania Digital Procurement Research 2021 firmy CapGemini.
Wdrożenie rozwiązania eProcurement, które automatyzuje większość procesów zakupowych, odblokowuje te i inne korzyści, dostosowując zespoły zakupowe do procesów najlepszych praktyk i przepływów pracy zatwierdzania, co pozwala skrócić czas poświęcony na korzystanie z papieru. Ponadto, dzięki umieszczeniu wydatków w wielu lokalizacjach w jednym systemie, zespoły odblokowują strategiczną analizę wydatków przedsiębiorstwa i raportowanie zgodności. Zapewnia to narzędzia do korygowania nieuczciwych wydatków i uzyskiwania opartej na danych dźwigni wymaganej do bardziej efektywnych negocjacji z dostawcami.
Niezależnie od tego, czy Twoja firma współpracuje z GPO, czy samodzielnie zarządza zakupami, e-zamówienia oprogramowanie jest podstawowym elementem konstrukcyjnym automatyzacji łańcucha dostaw. Dzięki rozwiązaniu eProcurement zespoły zaopatrzenia mają wgląd i kontrolę niezbędną do upewnienia się, że kupujący kupują właściwe produkty od zatwierdzonych dostawców po najlepszej możliwej cenie.
Wgląd: Technologia eProcurement jest podstawowym elementem skutecznego zarządzania łańcuchem dostaw i zapewnia bardzo atrakcyjny zwrot z inwestycji zarówno w zakresie oszczędności kosztów, jak i wzrostu wydajności.
Chcesz dowiedzieć się, ile Twoja organizacja może zaoszczędzić dzięki automatyzacji funkcji zaopatrzenia?
[i] https://www.ahla.com/sites/default/files/2021_state_of_the_industry_0.pdf