Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą, zarządzasz fakturami. Zarządzanie fakturami ma kluczowe znaczenie dla prowadzenia zorganizowanej księgi finansowej, utrzymania pieniędzy napływających do firmy i przygotowania się do sezonu podatkowego.
Przy niewielkiej liczbie klientów zarządzanie fakturami jest stosunkowo proste, ale gdy zaczniesz rozwijać swój biznes, może się to szybko skomplikować. Bez odpowiednich strategii faktury mogą się zgubić, zostać nieprawidłowo złożone lub zapłacone zbyt późno…
Nawet jeśli robisz wszystko skrupulatnie ręcznie, czasy realizacji wydłużą się, aż będą niezadowalające dla Twoich partnerów biznesowych. Może to wpłynąć na ogólną reputację Twojej firmy. Brzozowe systemy uliczne zna niebezpieczeństwa związane z ręcznym zarządzaniem fakturami i potrafi zaradzić problemowi. Odpowiedź: automatyzacja.
Co to jest automatyczne przetwarzanie faktur?
informacje o fakturach i płatności oraz pobieranie pieniędzy. Pozwala firmom mieć większą kontrolę, a ponieważ informacje w zautomatyzowanych systemach są przechowywane w chmurze, zapobiega utracie ważnych plików w wyniku klęsk żywiołowych, takich jak powodzie czy pożary (a nawet błąd ludzki).
Automatyzacja zarządzania fakturami pomoże Ci skrócić czas realizacji, uniknąć błędów, uporządkować system archiwizacji i poprawić relacje z partnerami biznesowymi. Zaoszczędzi to czas i siłę roboczą.
Najpierw porozmawiamy o procesie wysyłania faktur do osób, które muszą Ci zapłacić.
1. Jak tworzysz faktury?
Czy tworząc faktury za każdym razem robisz to ręcznie, czy masz szablon? Jeśli jeszcze nie korzystasz z szablonu, rozważ zmianę, ponieważ szablony są szybsze, dokładniejsze i zapewniają, że nie przegapisz żadnych ważnych informacji.
Istnieje wiele programów, które pomogą Ci wybrać szablon, a nawet stworzyć własny. Informacje potrzebne do wypełnienia tych szablonów obejmują:
- numer faktury
- Tabela informacji o kliencie (imię i nazwisko, adres, dane kontaktowe itp.)
- Szczegółowy paragon, w tym ilości
- Wszelkie uwagi
Pamiętaj, aby określić warunki zatwierdzenia podczas tworzenia faktury, dołączając warunki. Ponadto zaplanuj instrukcje krok po kroku dotyczące wszelkich dalszych działań, które mogą wymagać wykonania.
2. Jak wysyłasz swoje faktury?
Nie wszystkie systemy do wysyłania faktur są sobie równe. Jeśli wysyłasz faktury w formie papierowej pocztą, jest wiele do zrobienia. To najwolniejszy sposób na zrobienie tego. Otwiera również na ryzyko utraty w systemie pocztowym.
Szybszym sposobem byłby e-mail. W ten sposób istnieje elektroniczny ślad faktury, który można łatwo zapisać w elektronicznym systemie ewidencji. Faktura natychmiast dotrze do skrzynki odbiorczej odbiorcy. Pamiętaj, aby przekonwertować fakturę na plik PDF, aby zwiększyć bezpieczeństwo.
Jeszcze lepszym sposobem wysłania faktury jest oprogramowanie do fakturowania. Oprogramowanie do fakturowania może pomóc w zaprojektowaniu faktury, oznakowaniu jej i wysłaniu w ciągu kilku minut. Gdy klient zobaczy fakturę wysłaną za pośrednictwem oprogramowania do fakturowania, jednocześnie zobaczy link do miejsca, w którym może zapłacić. Jest to szybsze i wygodniejsze dla odbiorcy faktury i może prowadzić do szybszej zapłaty.
Teraz do przetwarzania otrzymanych faktur.
3. Jak wygląda proces rozliczania rachunków?
Proces rozrachunków z dostawcami (AP) to nie tylko opłacanie faktur. Jest wiele rzeczy, które składają się na dokładny i bezpieczny proces AP, ponieważ jest to miejsce, które jest podatne na utratę dużej ilości pieniędzy.
Na przykład, Google i Facebook stracił odpowiednio $23 mln i $100 mln na rzecz oszusta cybernetycznego, który stworzył fałszywą firmę, za pośrednictwem której wysyłał do firm fałszywe faktury. Chociaż w końcu udało się je odzyskać (rzadkość w większości przypadków oszustw na fakturach), firmy straciły dużo pieniędzy, płacąc faktury „firmy” bez dokładnego sprawdzania ich legalności.
Aby śledzić swoje finanse i uniknąć potencjalnych oszustw, postępuj zgodnie z dokładnym procesem AP.
Najpierw połącz fakturę z zamówieniem zakupu (PO). Zamówienie zakupu jest wystawiane kupującemu po zawarciu transakcji, określając co zostało zamówione, ile, przez kogo, od kogo oraz datę dostawy. Posiada również unikalny numer PO, bez którego nie jest kompletny. Przed przejściem do następnego kroku musisz rozwiązać wszelkie nieprawidłowości, takie jak brakujące zamówienia zakupu lub niedopasowane numery zamówienia zakupu.
Po zlokalizowaniu zamówienia zakupu i dopasowaniu go do faktury wyślij go do kierownika lub starszego pracownika w celu zatwierdzenia. Miejmy nadzieję, że będą mieli dobre pojęcie o tym, z kim firma regularnie prowadzi interesy, i będą mogli zgłaszać wszystko, co podejrzane, które mogło się przemknąć. Następnie zaktualizuj system ERP (planowanie zasobów przedsiębiorstwa), aby odzwierciedlić otrzymanie i nieuchronną płatność faktury.
Na koniec, dopiero po wykonaniu poprzednich kroków, dokonaj płatności.
4. Jak właściwie płacisz swoim dostawcom?
Zakończyłeś proces AP aż do ostatniego kroku. Teraz nadszedł czas, aby faktycznie dokonać płatności na rzecz Twojego dostawcy. Jak sobie z tym radzisz? Czy nadal wypisujesz czeki?
Jeśli tak, być może nie wiesz, ile czasu, pieniędzy i bezpieczeństwa kosztuje ta forma płatności. Czeki, nawet jeśli są drukowane, a nie odręczne, są bardziej czasochłonne niż inne rodzaje płatności. Nie tylko pisanie i wypychanie kopert, ale także wyjazdy na pocztę w celu ich wysłania i wyjazdy do banku po nie, kosztują czas.
Co więcej, czeki są droższe niż alternatywne metody płatności. Podczas gdy czeki kosztują około $1.22 za sztukę, średnia płatność ACH (Automated Clearing House) kosztuje tylko $0.29. Jeśli dokonujesz dużej ilości płatności, ta różnica w kosztach może z czasem naprawdę pogrążyć Twoje finanse.
Birch Street Pay to jedno oprogramowanie do fakturowania, które może pomóc uniknąć pieniędzy, dodatkowego czasu i ryzyka związanego z wypisywaniem czeków. To nie tylko ułatwi Ci życie, ale pozwoli Ci zdobyć nagrody pieniężne za coś tak prostego, jak płacenie dostawcom.
Działa poprzez zamianę wirtualnych kart na czeki, a ponieważ te karty są używane, możesz gromadzić nagrody w postaci zwrotu gotówki. BirchStreet Pay może pomóc w szybkim dokonywaniu bezpiecznych, satysfakcjonujących płatności.
5. Jak wypełniasz swoje faktury?
Zorganizowany system archiwizacji ma kluczowe znaczenie dla każdej działającej firmy. Zacznij od poznania różnicy między różnymi rodzajami faktur. Należą do nich faktura ofertowa, faktura okresowa, faktura cykliczna, faktura przeterminowana i faktura końcowa.
Być może rozważ kodowanie ich kolorami według ich odpowiednich typów. Prostym sposobem na zrobienie tego jest zbieranie kolorowych karteczek samoprzylepnych w lokalnym sklepie z artykułami biurowymi i oznaczanie faktur podczas ich produkcji i odbioru.
Jeśli przechowujesz akta fizyczne, przeznacz na ten cel szafkę na akta, szufladę lub kosz. Jednak, jak wspomniano wcześniej, może to narazić Cię na powódź, pożar lub błąd ludzki. Najlepszym sposobem na archiwizację faktur jest przeniesienie ich do chmury za pomocą automatycznego archiwizowania faktur.
W przeszłości firmy często musiały zatrudniać pełnoetatowego księgowego do generowania, kategoryzowania, opłacania i archiwizowania faktur. To dużo siły roboczej jak na dość powtarzalne zadanie. Obecnie istnieje oprogramowanie, które może zrobić to samo, co płatny księgowy. To oprogramowanie może zrobić wszystko, od generowania szablonów faktur, przez prawidłowe ewidencjonowanie faktur, po terminowe dokonywanie płatności.
Oprogramowanie do faktur może segregować dokumenty w zorganizowany, intuicyjny i dokładny sposób, dzięki czemu nawet audyt nie przyniesie Ci stresu. Wszystko będzie bezpiecznie przechowywane, zorganizowane i dostępne do pobrania z chmury.
6. Czy digitalizujesz swoje faktury?
Aby korzystać z oprogramowania do fakturowania, musisz zdigitalizować swoje faktury, aby można je było przechowywać w chmurze. Jeśli masz szafkę pełną papierowych faktur, niestety będziesz musiał przejść przez początkowe zadanie skanowania i wgrania ich do chmury. Gdy to zrobisz, możesz zacząć zajmować się wyłącznie cyfrowymi fakturami, co ostatecznie znacznie ułatwi Ci życie.
Po przesłaniu wszystkich fizycznych dokumentów do chmury, a nawet wcześniej, możesz rozpocząć przenoszenie bieżących faktur z fizycznych na cyfrowe. Używaj poczty e-mail lub jeszcze lepiej oprogramowania do fakturowania, takiego jak BirchStreet Pay, aby wystawiać faktury i opłacać te, które zostały Ci wystawione. Nigdy więcej skanowania, żadnych cięć papieru, po prostu bezproblemowe zarządzanie fakturami za pośrednictwem technologii chmury.
Przejście firmy na oprogramowanie do fakturowania online ma ogromne i liczne korzyści.
Wszystko jest przechowywane w chmurze. Oznacza to, że nie musisz się martwić o utratę kopii fizycznych lub kopii cyfrowych w wyniku awarii komputera lub utraty pamięci USB. Oprogramowanie do fakturowania umożliwia również dostosowanie dokumentów w celu zwiększenia tożsamości marki.
Co więcej, oprogramowanie do fakturowania umożliwia prowadzenie transakcji w wielu językach i walutach, dzięki czemu prowadzenie międzynarodowego biznesu jest dziecinnie proste. Oprogramowanie do fakturowania oferuje również szybszą obsługę, oszczędność kosztów atramentu i papieru oraz dostęp z dowolnego miejsca i o każdej porze.
Jeśli nadal zarządzasz fakturami ręcznie, potraktuj to jako początek przejścia do trybu online w celu łatwiejszego, bezpieczniejszego i dokładniejszego wystawiania faktur.