„W 2021 r., gdy liderzy AP orientują się w obecnym stanie działalności, większość (60%) nadal boryka się z długimi terminami płatności faktur i zatwierdzania. Chociaż zawsze była to „piątka” kwestii dla grup AP, po raz pierwszy od wielu lat braki w procesie zatwierdzania są absolutnie największym wyzwaniem”.
We wcześniejszych blogach omawialiśmy, w jaki sposób technologia eProcurement jest podstawowym elementem skutecznego zarządzania łańcuchem dostaw oraz w jaki sposób automatyzacja przetwarzania faktur może prowadzić do redukcji kosztów, większej wydajności i poprawy wyniku finansowego. Dzisiaj skupimy się na tym, jak modernizacja Twojego rozwiązania płatniczego może skrócić czas spędzany na płaceniu faktur i przekształcić Twój dział AP w generator przychodów netto.
Płatności
Według Instytutu Finansów i Zarządzania (IOFM), pracownicy AP poświęcają 84% swojego czasu na przetwarzanie faktur[i]. Specjaliści Hospitality AP szybko zdają sobie sprawę, że sukces w przyszłości będzie wymagał transformacji technologicznej.
Pomóc może modernizacja rozwiązania płatniczego. Przyjrzyjmy się historii jednego klienta: przed modernizacją rozwiązania płatniczego ten klient płacił 95% swoich faktur czekiem, 5% za pośrednictwem ACH i nie miał żadnych płatności vCard. Ich ręczne procesy oznaczały, że zatwierdzanie faktur trwało do 10 dni. Po przyjęciu automatyczna faktura rozwiązanie do zarządzania, hotelowi udało się skrócić czas zatwierdzania do 3 dni, a także zredukować czeki o 50%, zwiększyć ACH o 30% i dodać vCard jako opcję płatności. Aktualizując swoje rozwiązanie, hotel zmienił koszt przetwarzania z $9K na zysk $6Ki poprawili swoje relacje z dostawcami poprzez przyspieszenie płatności.
Jak widać, zmodernizowanie rozwiązania płatniczego oferuje szereg korzyści:
- Obniżone koszty: Zespół ds. obsługi dostawców przeniesie płatności z kosztownych czeków papierowych na tanią kartę ACH lub bezpłatną wizytówkę vCard. Co więcej, przy zmniejszeniu liczby personelu w wielu firmach zarządzających hotelami i konieczności przeniesienia zasobów do innych działań, proces płatności jest tak prosty, jak wrzucenie pliku płatności do systemu: bez drukowania czeków, wypychania kopert lub wysyłania przesyłek pocztowych
- Zwiększone przychody: Najlepsze w swojej klasie rozwiązania są zazwyczaj w stanie przekonwertować 20% wydatków dostawców na vCard. W konsekwencji sprzedawcy otrzymują bezpieczniejszą, spójniejszą i wygodniejszą formę płatności w zamian za uiszczenie opłat interchange, a część tych opłat interchange jest zwracana kupującemu, generując nowy przychód
Wgląd: Modernizacja płatności w ramach automatyzacji cyklu P2P i dostosowanie do najlepszych praktyk branżowych zapewnia wyraźny i atrakcyjny zwrot z inwestycji. Pomiędzy redukcją kosztów bezpośrednich a możliwością ponownego wykorzystania zasobów do bardziej strategicznych inicjatyw, argumenty za automatyzacją back-office w hotelarstwie nigdy nie były silniejsze.