Każda firma, która odniesie sukces, musi uważnie obserwować przepływy pieniężne i wypłaty, aby utrzymać się na powierzchni. I z recesją po COVID i rosnące stopy inflacji, każdy stara się jak najlepiej zminimalizować wydatki i zmaksymalizować zyski (lub przynajmniej zminimalizować straty).
Firmy są zmieniając sposób ich działania, od przyjmowania nowych technologii po całkowitą reorganizację istniejących modeli biznesowych. Kapitał musi być chroniony. Należy uzupełnić luki. Procesy muszą zostać zaostrzone.
Niezależnie od tego, czy chcą się do tego przyznać, czy nie, wiele firm jest zmuszonych do liczenia swoich pięciocentówek, jak nigdy dotąd. Być może zauważyłeś, że ekspres do kawy nie został wymieniony lub zmniejszyły się zwroty kosztów ubezpieczenia medycznego. Być może to ty jesteś zmuszony podejmować decyzje dotyczące oszczędzania pieniędzy dla firmy. Przy całym tym zmartwieniu o pieniądze jest jeden obszar, na którym można się skoncentrować i ulepszyć, aby pomóc Twojej firmie prosperować w nieprzyjaznym środowisku: proces rozliczeń z dostawcami.
Rozrachunki z dostawcami: proces
Rozrachunki z dostawcami (AP) to pieniądze, które firma jest winna swoim sprzedawcom, dostawcom i wierzycielom. Są to długi krótkoterminowe, które zazwyczaj rozwiązywane są w jednym cyklu płatniczym. AP może również zwrócić się do działu lub pracowników odpowiedzialnych za rozwiązanie tych krótkoterminowych długów.
Proces rozrachunków z dostawcami składa się z kilku etapów, z których każdy ma kluczowe znaczenie dla cyklu życia firmy. Po pierwsze, pojawia się prośba o towar. Załóżmy, że pracujesz dla sieci hoteli. Pierwszym etapem procesu może być prośba działu sprzątania o nową partię ręczników w celu zastąpienia zużytych lub uszkodzonych przedmiotów.
Po zatwierdzeniu rozpoczyna się kolejny krok, czyli zakup. Dział zakupów poprosi o wycenę od kilku dostawców bielizny i określi najlepszą jakość za najlepszą cenę. Po wybraniu dostawcy sporządzane jest zamówienie zakupu (PO).
Następnie, kontynuując nasz przykład, hotel otrzyma ręczniki i fakturę dostawcy. Otrzymane towary są następnie rozliczane z utworzeniem raportu odbioru.
Następnie zobowiązania będą rejestrowane jako „zobowiązanie”. To oznacza pieniądze, które wciąż są należne Twojej firmie. Pracownik rejestrujący rozrachunki z dostawcami użyje w tym celu zamówienia zakupu i raportu odbioru.
Wreszcie Twoja firma dokona płatności na rzecz dostawcy bielizny i ureguluje zobowiązania. Płatności można dokonać na wiele sposobów, ale najlepiej jest zapłacić natychmiast i drogą elektroniczną za pomocą niezawodnego narzędzia, takiego jak Birch Street Pay co pozwoli Ci zaoszczędzić cenne pieniądze i czas, zapewniając zwrot gotówki. BirchStreet Pay to inteligentniejszy sposób płacenia.
Rozrachunki z dostawcami: problemy
Teraz, gdy już wiesz, z czym masz do czynienia, sposoby, w jakie proces AP może wiązać się z problemami finansowymi firmy, są stosunkowo oczywiste. Złe prowadzenie dokumentacji może prowadzić do nieodebranych lub opóźnionych płatności na rzecz dostawców. Może to zepsuć Twoją pozycję u dostawcy, a nawet doprowadzić do problemów z uzyskaniem towarów niezbędnych do prowadzenia działalności.
Wykorzystywanie czeków papierowych do płacenia dostawcom może łatwo doprowadzić do opóźnień, dodatkowych kosztów i narazić firmę na oszustwa.
Problemy te mają stosunkowo proste rozwiązania: użyj oprogramowania do śledzenia rachunków płatniczych i korzystaj z płatności ACH lub wirtualne karty zapłacić sprzedawcom. Ale problem, z którym będziemy się dzisiaj zmagać, to coś, co wymaga jeszcze kilku kroków: unikanie podwójnych płatności.
Duplikaty ranią: czy musimy to powiedzieć dwa razy?
We wszystkich ostrożnych cięciach kosztów i oszczędzaniu grosza, które stają się coraz bardziej powszechne na dzisiejszym trudnym rynku, duplikaty są podwójnie bolesne. W tym miejscu mamy na myśli zduplikowane płatności na rzecz dostawców w procesie AP.
Jaki jest pożytek z niewymieniania zepsutego ekspresu do kawy $65, gdy płacisz firmom setki lub tysiące dolarów za ich towary lub usługi dwa razy? Wszystko, co dostajesz, to zmęczeni, zepsuci pracownicy i zero zaoszczędzonych dolarów netto.
To może brzmieć dla ciebie głupio. Dlaczego moja firma miałaby płacić sprzedawcy dwa razy? Na pewno złapalibyśmy to, zanim to się stało. To się zdarza. I często. W przypadku firm o najlepszych wynikach uzupełniają się duplikaty (lub inne formy błędnych płatności) 0,8% wypłat. To może wydawać się małym procentem, ale kiedy mówimy o setkach tysięcy dolarów na wypłaty, to $65 utracony na nowy ekspres do kawy nie jest nawet kroplą w morzu.
Każda firma potrzebuje planu gry, aby wyeliminować podwójne płatności. Tutaj omówimy 6 kroków, aby uniknąć duplikatów płatności i zaoszczędzić firmie tysięcy lub ciężko zarobionych dolarów.
Wskazówka #1: Skonsoliduj swój VMF
Twój główny plik dostawcy (VMF) to miejsce, w którym możesz śledzić wszystkich dostawców, z którymi Twoja firma prowadzi interesy. Chociaż teoretycznie wszystkie firmy powinny mieć VMF, nie oznacza to, że jest ładny.
Wiele firm będzie dodawać dostawców do pliku na bieżąco, myśląc, że są na bieżąco, podczas gdy w rzeczywistości po prostu dodają więcej informacji śmieci do przewymiarowanego pliku w stylu Frankensteina.
Jeśli Twój VMF nie był „konserwowany” w ciągu ostatniego roku (a wiemy, że często trwa to znacznie dłużej), teraz jest właściwy moment. Upewnij się, że każdy dostawca, z którym prowadzisz interesy, jest rozliczany, ale tylko raz.
Zwróć uwagę na duplikaty tych samych dostawców, takie jak „Terrific Ręczniki Inc”. i „Wspaniałe ręczniki”. Jakiś pracownik o dobrych intencjach może zobaczyć, że nie dokonaliśmy płatności do sprzedawcy ręczników w tym miesiącu i wysłać kolejną płatność, podczas gdy w rzeczywistości została już zapłacona, ale rozliczona pod inną nazwą. I tak po prostu zapłaciłeś $1500 dwa razy.
Wskazówka #2: Standaryzuj wpisy VMF
Wyeliminowanie zduplikowanych dostawców to nie koniec obsługi VMF. Często VMF (często arkusz kalkulacyjny) nie jest wypełniany w sposób ustandaryzowany. Może to prowadzić do wielu nieporozumień i czy musimy to mówić? podwójne płatności.
Określ, czy przed nazwami dostawców użyjesz „the”. Określ, czy użyjesz Y, X lub znaczników wyboru, aby wskazać, że coś zostało zakończone. Zdecydować gdy w tym procesie coś liczy się jako „kompletne” i że osoby wypełniające VMF przestrzegają tych norm dotyczących osi czasu.
Wskazówka #3: Upewnij się, że masz W-9 od każdego dostawcy
Konieczne jest posiadanie W-9 od każdego dostawcy, z którym prowadzisz interesy. Zastanów się nad włączeniem tego do formularza VMF, aby upewnić się, że nie zostanie przeoczony.
W-9 wymagają nazwy firmy i osoby, z którą się kontaktujesz, ich związku z firmą, jej adresu, numeru identyfikacji podatkowej (NIP), który jest numerem ubezpieczenia społecznego lub numeru identyfikacyjnego pracownika, oraz podpisu. W ten sposób dowiesz się, z kim masz do czynienia i będziesz mieć ich informacje, gdy ich potrzebujesz.
Każdy W-9 powinien być na VMF tylko raz. Jeśli wpis nie ma linku do VMF, może to wskazywać, że wpis jest duplikatem.
Wskazówka #4: Zbieraj i weryfikuj informacje podatkowe
Po uzyskaniu W-9 zweryfikuj numery identyfikacyjne podatnika za pomocą narzędzia do dopasowywania TIN na stronie IRS. W ten sposób nie popełnisz błędów podczas dokonywania płatności lub ogólnie w kontaktach z firmą. Ponadto masz już wszystkie (poprawne) informacje, których potrzebujesz, gdy nadejdzie czas na rozliczenie podatków dla Twojej firmy.
Rozważ posiadanie innej sekcji swojego VMF w celu wskazania, że numer TIN został dopasowany do witryny IRS. Może to również pomóc w zmniejszeniu duplikatów w plikach.
Wskazówka #5: Oddziel obowiązki w celu zmniejszenia błędów i oszustw
Nie polegaj na jednym pracowniku, który zajmie się całym procesem AP. Błędy są ludzkie. Płatności można łatwo przeoczyć, zduplikować lub, choć nie chcemy tego przyznać, wykorzystać w nieuczciwych działaniach. Na każdym etapie procesu AP powinny pracować co najmniej dwie osoby. Żadna osoba nie powinna nawiązywać relacji z dostawcami i żadna osoba nie powinna kierować VMF.
Ten „kumpel” lub „system zespołowy” pomoże zredukować błędy i zamieszanie, o ile proces będzie standaryzowany, jak omówiono powyżej. Co więcej, dwie pary oczu na każdym kroku znacznie zmniejszają pokusę nieuczciwego pracownika, by wyłudzić pieniądze Twojej firmie.
Wskazówka #6: Zachowaj czujność
Nie rozważaj tych jednorazowych kroków, takich jak wskazówki dotyczące uszycia spodni. Nie można jednorazowo skonsolidować swojego VMF, ujednolicić jego wpisów i oddzielić obowiązków, tak jak kupowałbyś wykroj, kroił i szył ubranie, a potem by było to zrobione na zawsze.
Twój VMF będzie musiał być przeglądany, konsolidowany i sprawdzany pod kątem standaryzacji co najmniej raz w roku. Twoja firma będzie musiała upewnić się, że obowiązki pozostają rozdzielone i że żaden pracownik nie popadł w „specjalizację” w ważnym etapie procesu AP, pozostawiając inne pary oczu.
Korzystając z tych 6 wskazówek, Twoja firma będzie w stanie zmniejszyć liczbę podwójnych płatności i zaoszczędzić pieniądze w czasach, gdy pieniądze są często trudne do zdobycia.