Według najnowszych danych branżowych prawie 2% firmy faktury są duplikowane, obciążane nieprawidłową kwotą lub zawierają jakiś błąd. The Globalna ankieta PwC na temat przestępczości gospodarczej i nadużyć finansowych 2022 stwierdza również, że od tego roku prawie 50% firm zgłosiło oszustwa związane z fakturami.
Przed pandemią, oszustwa płatnicze i niewłaściwość rozmieszczenia osiągnęły globalną stratę w wysokości $12 miliardów; jednak zaledwie trzy miesiące po wybuchu COVID-19 w 2020 r. kwota ta wzrosła o oszałamiające 75%.
Takie oszustwa wysokiego ryzyka stanowią bardzo prawdziwy koszmar dla dyrektorów finansowych i specjalistów finansowych. Ponieważ działy rozrachunków z dostawcami pracują nad zarządzaniem zalewem faktur od dostawców, ta statystyka zagraża samym źródłom utrzymania branży hotelarskiej, szczególnie dla organizacje kasyn i gier.
Na szczęście właśnie tam Dopasowywanie faktur trójstronnych Pojawiają się też konta płatne z meczami trójstronnymi. Organizacje z branży kasyn i gier hazardowych stosują tę praktykę, która zmniejsza ryzyko oszustwa, defraudacji i błędów ludzkich. Ponadto jest to opłacalna alternatywa dla ręcznego wypełniania faktur i zarządzania nimi.
Dopasowywanie trójstronne po prostu gwarantuje, że Twoja firma płaci wyłącznie za otrzymane towary i usługi.
Oto wszystko, co musisz wiedzieć o przejściu na 3-stronne dopasowywanie faktur i konta płatne z 3-stronnym dopasowaniem oraz o tym, jak może to przynieść korzyści Twojemu kasynu lub firmie zajmującej się grami.
Co to jest AP 3-Way Invoice Matching?
Celem trójstronnego dopasowywania jest zapewnienie, że faktura, zamówienie zakupu i raport odbioru zawierają spójne szczegóły pozycji. Ten proces zatwierdzania weryfikuje, czy zamówione produkty i ilość odpowiadają produktom dostarczonym do działu odbioru.
Zasadniczo metoda dopasowania trójstronnego potwierdza, że to, co zamówiła Twoja firma, jest tym, co zostało dostarczone i za co opłaciło.
Ręczne wiązałoby się to z fizycznym powiązaniem faktur z PO i dowodami dostawy; jednak dopasowywanie trójstronne umożliwia automatyczne dopasowywanie, które szybko i łatwo identyfikuje fałszywe lub zduplikowane faktury i zamówienia oraz porównuje prawidłowe rachunki w oparciu o niestandardowe standardy zgodnie z Twoim kasynem lub firmą zajmującą się grami.
Co Twoje kasyno lub biznes gier może skorzystać na 3-Way Matching?
Jeśli jest jedna rzecz, której COVID nauczył firmy, to to, że nigdy nie możemy być zbyt pewni naszych procesów weryfikacji płatności. W 2020 roku potężni Amazonka fatalnie zrealizował ponad $19 milionów fałszywych faktur dla oszustów. W 2021 r. Google i Facebook padł również ofiarą oszustwa na fakturach, płacąc łącznie prawie $123 mln jednemu oszustowi na Litwie.
Niepokojące jest to, jak udało się zrobić oszustwo o takiej wielkości i statusie, ale to tylko pokazuje, że żadna firma – bez względu na to, czy jest duża, czy mała – nie jest bezpieczna.
Właśnie dlatego firmy — szczególnie te z branży kasyn i gier — przyjmują trójstronne procesy kojarzenia faktur w swoich działach AP.
Dopasowywanie trójstronne służy jako forma obrony przed oszustami infiltrującymi aktywa Twojej firmy. Powiązanie faktur, zamówień zakupu i raportów otrzymywania zapewnia, że każdy aspekt jest zgodny z prawem, a firma może zachować zaufanie do każdej płatności.
Dodatkowo oszczędza pieniądze Twojej firmy, które w przeciwnym razie zostałyby zmarnowane na fałszywych dostawców. Automatyzując dopasowywanie trójstronne, Twój dział AP może wykryć wszelkie rozbieżności przed realizacją płatności. Bez tego Twoja firma może ryzykować przepłacanie lub niedopłacanie dostawcom lub płacenie całkowicie niewłaściwemu dostawcy.
Przyjęcie tej metody ma również bezpośredni wpływ na stabilność relacji z dostawcami. Zaufane partnerstwo powstaje, gdy dostawca konsekwentnie wysyła bezbłędne faktury, co pozwala Twojej firmie na natychmiastowe i dokładne realizowanie płatności.
Co więcej, trójstronne dopasowanie stanowi doskonałe źródło dla audytów wewnętrznych i zewnętrznych. Posiadanie lepszych, dokładniejszych danych pozwoli Twojej firmie przygotować swoje finanse dla audytorów, którzy szukają jakichkolwiek niespójności w fakturach, zamówieniach zakupu czy raportach odbiorczych.
Dlaczego warto zautomatyzować dopasowywanie 3-drożne?
Wiele firm decyduje się na ręczne przetwarzanie trójstronnego dopasowywania, aby uniknąć wysokich kosztów i wyłapać niespójności z pierwszej ręki. Jednak na dłuższą metę może to być znacznie bardziej kosztowne.
Prawie 75% organizacji nie posiadają w pełni zautomatyzowanego systemu zakupów; próbując uniknąć przepłacania, kończą się większymi kosztami przetwarzania.
Ponadto przekonanie, że posiadanie ręcznego procesu wykrywania nielegalnej działalności jest tak skuteczne, jak zdolność danej osoby do tego; bardziej prawdopodobne są szanse ludzkiego błędu utrudniającego tę zdolność.
I ta informacja nie jest oparta tylko na naszej opinii – to dane, które można udowodnić.
Według trendy branżowe i statystyki, średni koszt fakturowania papierowego wynosi od $12 do $40. Naprawienie błędów, takich jak duplikaty lub nieprawidłowe płatności, może kosztować nawet $54. Fakturowanie papierowe AP może skutkować dodatkowym kosztem pamięci masowej $4, a ponieważ prawie 40% firm przechowuje rekordy przez ponad dekadę, koszt ten szybko się sumuje.
Porównajmy teraz te koszty z oszczędnościami wynikającymi z automatyzacji procesów dopasowywania trójstronnego.
Firmy z całkowicie zautomatyzowanymi procesami trójstronnego dopasowania kont płatniczych odnotowały oszczędności AP do 90%. Z kolei koszty AR (należności) zostały obniżone o połowę. Szanse na błędy zostały zmniejszone przez 37%. Automatyzacja obniżyła koszty przetwarzania faktur średnio o prawie 30%. Większe firmy, które wystawiały ponad 10 000 faktur miesięcznie, zaoszczędziły około $300 000 dzięki automatyzacji trójstronnego dopasowywania faktur.
Fakty mówią same za siebie; częściowe zautomatyzowanie trójstronnego dopasowywania nie wystarczy. Aby zobaczyć jakiekolwiek rzeczywiste usprawnienia operacyjne, redukcję błędów lub znaczne oszczędności, w pełni zautomatyzuj swoją 3-stronną fakturę i dopasowywanie AP jest sposobem na przejście dla Twojego kasyna lub biznesu gier.
Chroń swoje aktywa i usprawnij operacje biznesowe
W branży kasyn i gier liczy się każda sekunda, a czas to dosłownie pieniądz. Sytuacje, takie jak nieuczciwe faktury lub nieprawidłowe dopasowanie faktur, mogą zniechęcić Twoją firmę.
Prawidłowo wykonane metody 3-kierunkowego dopasowania faktur i 3-kierunkowego dopasowania rachunków mogą służyć jako niezawodny system. Niestety, zbyt wiele firm robi to ręcznie, co tylko marnuje czas i pieniądze — być może więcej, niż sobie z tego uświadamia.
Wybór automatyzacji tych procesów może zaoszczędzić Twojej firmie tyle czasu, pieniędzy i kłopotów, że nie ma powodu, aby tego nie robić; Eksperci udowodnili, że jest to nie tylko najskuteczniejsza opcja, ale tysiące globalnych organizacji z branży kasyn i gier zauważyło poprawę wydajności, zmniejszenie kosztów operacyjnych i usprawnienie operacji biznesowych.