W ciągu ostatnich kilku dekad obserwowaliśmy ciągły postęp w technologii automatyzacji, szczególnie jeśli chodzi o proces udzielania zamówień w branży hotelarsko-gastronomicznej. Procedury takie jak pozyskiwanie, przetargi, licytacje i zamawianie produktów zostały przeniesione do zautomatyzowanych systemów. I chociaż te postępy stworzyły niezrównany poziom spójności, wydajności i wygody, jest jeden obszar, który często jest pomijany w tej automatyzacji: płatności.
Od lat organizacje polegają na starszych procesach płatności, takich jak czeki papierowe i ręczne śledzenie zakupów, dopasowywanie faktur i zarządzanie zapasami. Podczas gdy wielu twierdzi, że te staromodne metody płatności są wygodniejsze ze względu na ich długowieczność, ręczne systemy płatności stają się coraz droższe, znacznie mniej bezpieczne i bardziej podatne na ataki cyberzłodziei.
Podczas gdy wkraczamy w nową erę automatyzacji, ważne jest nie tylko uznanie wykorzystania tej technologii w różnych procesach zakupowych, ale przede wszystkim w płatnościach. Jako przysłowiowa ostatnia mila całego procesu zakupowego, jeden niewłaściwy krok w płatności może spowodować awarię całego systemu zakupowego.
Zautomatyzowane płatności zmniejszają problemy z zapleczem
Proces przejścia z systemów ręcznych na automatyczne był niewątpliwie wyzwaniem dla wielu osób z branży hotelarskiej. Należy wziąć pod uwagę wiele kluczowych obszarów, takich jak zarządzanie zaopatrzeniem, wybór i zakup odpowiednich produktów oraz zarządzanie fakturami. Ponieważ firmy pracowały nad zbudowaniem i wdrożeniem wysoce wyspecjalizowanego zautomatyzowanego systemu dla tych obszarów, wiele z nich przeoczyło ostatni, kluczowy krok płatności.
Krys Herrin,Dyrektor Generalny Płatnościw BirchStreet Systems, wyjaśnił to zjawisko dotyczące e-płatności, nazywając je „ostatnią milą” wniedawny wywiad. „Właśnie zbudowałeś całą tę wspaniałą automatyzację, a na samym końcu wracasz do starego procesu płatności… To jest ostatnia mila… Kiedy ta ostatnia mila się psuje, powoduje to wiele problemów dla nieruchomości i zaplecza ”.
Ale Herrin mówi dalej, że daje to firmom możliwość pchnięcia automatyzacji o krok dalej. „Płatności to ostatni krok w tym procesie. Wykonałeś całą tę wspaniałą robotę w zakresie automatyzacji i dotarłeś do ostatniej mili, w której musisz zapłacić sprzedawcy i dostawcy, upewnić się, że dostaną swoje pieniądze i dopilnują, aby zastosowali je na Twoim koncie.
zzautomatyzowany system płatności elektronicznych, Twoje zaplecze może skorzystać z szybszych, bardziej płynnych cykli przetwarzania faktur. Nie musisz się już martwić, że dostawcy lub sprzedawcy otrzymają płatności na czas. Ten system pozwala dokładnie wiedzieć, kiedy płatności są przetwarzane, umożliwiając monitorowanie całego procesu transakcji, co pomoże utrzymać przepływ gotówki i pozwoli planować z wyprzedzeniem.
Lepsze zapobieganie oszustwom i mniejsza podatność na błędy
Jedną z największych wad ręcznych systemów rozliczeniowych jest zwiększone ryzyko oszustwa i błędu.
Oszustwa finansowe stają się coraz bardziej powszechne w branży hotelarskiej. Liczba ataków, które nakłaniają niczego niepodejrzewające ofiary do przekazania danych konta bankowego, numerów ubezpieczenia społecznego i informacji o kartach kredytowych, mnoży się, dlatego zapewnienie bezpiecznego systemu płatności dla organizacji, klientów i dostawców ma kluczowe znaczenie.
Dzięki automatycznemu systemowi, takiemu jak oprogramowanie e-pay, możesz uzyskać wyższy poziom bezpieczeństwa płatności, który szyfruje poufne dane finansowe, dzięki czemu jest to bezpieczna opcja płatności. Ponadto większość systemów płatności elektronicznych ostrzega o wszelkich podejrzanych działaniach — takich jak potencjalne oszustwo — umożliwiając ochronę płatności przed atakami przy najwcześniejszej oznaki ryzyka.
Podobnie procesy płatności ręcznych stwarzają miejsce na błędy ludzkie, których usunięcie może kosztować firmę tysiące dolarów — i godziny.
System e-płatności minimalizuje to ryzyko, eliminując konieczność ręcznego wprowadzania danych, ręcznego opłacania dużej liczby faktur dostawców czy przekazywania fizycznych dokumentów zawierających szczegóły płatności. Zamiast tego możesz zdigitalizować cały proces płatności od początku do końca, nie tylko uwalniając cenny czas pracowników, ale zmniejszając ryzyko kosztownych błędów ludzkich.
Bezproblemowe płatności elektroniczne tworzą lepsze relacje z dostawcami
Jako ostatnia mila w zaopatrzeniu, proces płatności jest ważniejszy niż myślisz. Wszystko w procesie zakupu ma wpływ na to, jak dobrze realizowana jest Twoja metoda płatności. Jak zauważył wcześniej Herrin, jeden błąd w tym końcowym procesie może spowodować kolosalne załamanie w całym systemie zaopatrzenia.
Jest to nie tylko ważny aspekt wewnętrznego przepływu pracy w Twojej firmie, ale ma również kluczowe znaczenie dla utrzymania silnych relacji z dostawcami.
Dobrze naoliwiony system płatności elektronicznych powinien zapewniać Twoim dostawcom i dostawcom spokój, wiedząc, że otrzymują płatności na czas i we właściwy sposób. Ale jeśli Twój system płatności ręcznych jest podatny na oszukańcze czeki, spóźnione lub nieprawidłowe płatności lub inne zakłócenia, dostawcy nie będą mieli poczucia, że mogą Ci zaufać jako wiarygodnemu partnerowi biznesowemu i mogą być bardziej skłonni do szukania Twoich usług gdzie indziej.
Dzięki e-pay możesz zapewnić swoim dostawcom pełny wgląd w ich płatności i szczegóły transakcji, dając im większą pewność, że są opłacani zarówno konsekwentnie, jak i na czas. Kiedy dostawcy czują, że mogą ci zaufać, kształtuje się strategiczna relacja, a tak potężna więź może mieć znaczenie, gdy pojawią się zakłócenia lub nieoczekiwane kryzysy.
Poznaj automatyczny system płatności BirchStreet
W BirchStreet Systems z pasją rozwijamy procesy zakupowe, takie jak płatności za automatyzację przyszłości.
Realizując wwBirch Street Paye-płatności, możesz uprościć i przyspieszyć proces transakcji od początku do końca, zmniejszając margines błędu i problemy z zapleczem. Mając do wyboru wiele bezpiecznych opcji płatności — ACH, czek i vCard — Twoja firma może wykorzystać moc technologii inteligentnych płatności, aby uprościć zakupy w różnych działach i lokalizacjach.
Co więcej, to rozwiązanie zapewnia pełny wgląd w procesy związane z wydatkami i przestrzeganiem przepisów, dzięki czemu możesz mieć pewność, że wszystkie szczegóły transakcji są dokładne, a dostawcy otrzymują płatności szybko i bezpiecznie.