Istnieje wiele informacji zachwalających zalety konkretnego systemu inwentaryzacji. Ale prawda jest taka, że większość systemów inwentaryzacji pełni podobne funkcje. Jeśli zapytasz konkretnego dostawcę oprogramowania o zalety jego systemu, prawdopodobnie wszyscy powiedzą ci to samo. Niektóre w bardziej przekonujący sposób niż inne.
Pójdźmy mniej uczęszczaną ścieżką i krótko przeanalizujmy kilka tematów, takich jak to, czy utrzymywanie zapasów jest dla Ciebie odpowiednie, zalety i wady utrzymywania zapasów, powiązane ryzyko i ważne kwestie.
Czy wdrożenie zarządzania zapasami jest dla Ciebie odpowiednie?
Liczysz więc bekon, sałatę i pomidory i musisz śledzić, ile chcesz ponownie zamówić. Czy potrzebujesz systemu zarządzania zapasami? Niekoniecznie. Oto niezwykle kontrowersyjny argument! W zależności od prowadzonej działalności możesz potrzebować po prostu dobrego, staromodnego arkusza kalkulacyjnego. Tak to prawda! To, że masz zapasy na półkach, nie oznacza, że potrzebujesz systemu zapasów. W rzeczywistości może to być zły pomysł.
Plusy i minusy zarządzania zapasami
Jeśli prowadzisz małą firmę i nie potrzebujesz przemieszczać dużych ilości towarów ani personelu do zarządzania nimi, po prostu nie potrzebujesz niczego poza prostym narzędziem. W rzeczywistości wdrożenie takiego rozwiązania może kosztować więcej niż jego posiadanie. Nawet niektóre średnie i większe firmy mogą nie potrzebować ciężkiego oprogramowania ani odpowiedzialności.
Wdrożenie zarządzania zapasami stwarza zobowiązanie. Jeśli wydajesz pieniądze na zapasy, a nie możesz skonsumować produktów, masz problem. Inwestowanie w zasoby wymagane do zarządzania zapasami i sporządzania raportów finansowych na ich temat stwarza koszty organizacyjne. Pomyśl o ludziach, procesie, fizycznej przestrzeni magazynowej i kosztach śladu węglowego.
W wielu przypadkach wdrożenie zarządzania zapasami jest warte kosztów. Operacje rozproszone na dużym obszarze lub w trudnych obszarach dostaw czerpią korzyści z zarządzania zapasami, podobnie jak organizacje z dużą ilością sprzedaży napojów o wysokiej wartości dolara. Korzyści odnoszą także lokalizacje obsługujące częste zapotrzebowanie, transfery i konsumpcję towarów pomiędzy wieloma punktami sprzedaży i kuchniami produkcyjnymi.
Unikanie ryzyka
Decyzja o wdrożeniu systemu zarządzania zapasami opiera się na ograniczeniu ryzyka. Małe organizacje pozbawione zasobów do skutecznego zarządzania zapasami mogą stwarzać ryzyko i odpowiedzialność, wdrażając system, którego nie są w stanie utrzymać ani wspierać. W takich przypadkach najlepszą strategią unikania ryzyka jest najprawdopodobniej uproszczony arkusz kalkulacyjny do śledzenia liczników.
W przypadku firm, które przemieszczają większe wolumeny, niezawodny system inwentaryzacji ma sens, aby uniknąć ryzyka braku kontroli zapasów. Jak pokazują najnowsze raporty, żywność jest jednym z głównych obszarów dotkniętych inflacją 8,8 procent podwyżki cen rok do roku od 2021 do 2022 roku.
Problemy z łańcuchem dostaw, rosnące koszty pracy, zakłócenia w zbiorach i inne czynniki zwiększają koszty. Kupowanie tego, czego potrzebujesz teraz, zanim ceny wzrosną, jeszcze bardziej zmniejsza ryzyko i gwarantuje, że będziesz mieć pod ręką wystarczającą ilość towarów na czas, aby sprostać historycznym trendom popytu.
Większe organizacje mogą jeszcze bardziej zmniejszyć ryzyko, właściwie zarządzając zużyciem towarów poprzez sprzedaż i realizację zapotrzebowań. Dobry system może pomóc w zapewnieniu właściwej produkcji według przepisu i wielkości porcji. Optymalizuje to Twoje przychody i zmniejsza koszty organizacyjne. Wreszcie, skurczenie się spowodowane zalaniem, zepsuciem i kradzieżą to najbardziej szkodliwe ryzyko związane z zapasami, którego organizacja powinna unikać, przy czym to drugie może potencjalnie powodować konsekwencje prawne.
Wybór odpowiedniego systemu magazynowania
Ostatecznie wybrany system inwentaryzacji będzie się różnić w zależności od wielkości i złożoności Twojej organizacji i będzie bezpośrednio powiązany z Twoimi potrzebami w zakresie unikania ryzyka. Czy Twoja organizacja jest mała, szczupła i zwinna? Być może będziesz potrzebować lekkiego arkusza kalkulacyjnego. Czy Twoja organizacja jest większa i ma więcej zasobów i potrzebuje kontroli? Możesz potrzebować jedynie aplikacji, która zapewnia kontrolę, ale nie wymaga dużo czasu na instalację, administrację ani konfigurowalność
Na drugim końcu spektrum unikania ryzyka znajduje się Twoja organizacja, która jest dość duża i złożona i wymaga największych możliwości i elastyczności, jakie ma do zaoferowania system kontroli zapasów? A może Twoja firma jest wielkości przedsiębiorstwa lub jest niezwykle złożoną jednostką wymagającą kontroli zapasów, zarządzania logistyką i powiązania z systemami logistycznymi stron trzecich (3PL)? Jeśli to ty, dobra wiadomość jest taka, że masz na rynku świetne opcje, które pomogą Ci sprostać złożonym potrzebom.
Rozważ poprawę dojrzałości od zakupu do zapłaty w swojej firmie dzięki BirchStreet Systems rozwiązanie do zarządzania fakturami. Chociaż zarządzanie zapasami w branży hotelarsko-gastronomicznej jest pełne potencjalnych pułapek i nieefektywności, nie musi tak być, jeśli masz u boku silnego partnera w zakresie zarządzania zapasami.
Dzięki połączeniu z systemami punktów sprzedaży (POS) możesz uzyskać dostęp do cennych raportów o zapasach, a nawet automatycznie uzupełniać towary lub otrzymywać alerty o niskim poziomie zapasów. Skanowanie ręczne, ciągłe śledzenie zapasów w nieograniczonych lokalizacjach i wiele metod kalkulacji kosztów zapewniają, że to rozwiązanie może być skalowane zgodnie z potrzebami Twojej firmy.
Aby dowiedzieć się więcej, dołącz do naszego demonstracja na żądanie.