Choć czasami bolesne, budżetowanie jest jednym z najważniejszych aspektów zarządzania finansami w świecie korporacji. Dzięki budżetowi zaopatrzenia organizacja może użyć konspektu — wskazującego, na co Cię stać, a na co go nie stać — w celu opracowania dokładniejszej i wydajniejszej strategii zakupów.
W minionych latach rola zakupów nie była związana z procesem budżetowania. Teraz, gdy świat biznesu wciąż się zmienia, specjaliści ds. zakupów coraz bardziej angażują się w opracowywanie budżetu.
Ale zakupy skupiają się na czymś więcej niż tylko na zakupach. W grę wchodzą różne funkcje, w tym logistyka, marketing, IT, zaopatrzenie strategiczne oraz zadania związane z wysyłką i odbiorem. Bez szczegółowego planu budżetowania zakupów funkcje te stają się niespójne, a finanse Twojej firmy mogą ulec szybkiemu pogorszeniu, co sprawia, że jeszcze ważniejsze jest zapewnienie zbilansowanego budżetu od zakupu do zapłaty.
Oto kilka kluczowych elementów, które należy wziąć pod uwagę podczas planowania i zarządzania strategią budżetowania zamówień.
Określ towary i usługi, których potrzebujesz
W każdym procesie zaopatrzenia Twoja organizacja musi zakupić to, co jest niezbędne do prowadzenia działalności. Aby zainicjować strategię budżetowania od zakupu do zapłaty, sporządź listę wszystkich towarów i usług potrzebnych Twojej firmie do skutecznego działania.
Na przykład, jeśli organizujesz imprezy firmowe, upewnij się, że pozyskałeś drukowane programy, plakietki i inne materiały eksploatacyjne. W ten sam sposób musisz utworzyć listę wszystkich oczekiwanych uczestników.
Po ustaleniu Co, musisz przygotować Jak-ile programów do wydrukowania? Czy muszą mieć określone wymiary? Czy powinni przybyć w określonym terminie? Ile będą kosztować? I tak dalej…
Oceń swoje opcje dostawcy
Następnie powinieneś pozyskać potencjalnych dostawców.
Chociaż możesz już mieć wiarygodną listę dostawców, zawsze warto ponownie ocenić opcje, aby upewnić się, że otrzymujesz najlepszą cenę za towary najwyższej jakości.
Być może to Twoja pierwsza szansa na pozyskanie nowych dostawców. Jeśli tak, musisz pamiętać o cenie, obsłudze klienta, reputacji i czasie realizacji. Chociaż może to wymagać znacznego czasu na badania, warto znaleźć dostawcę najwyższej jakości, który jest zgodny z Twoją strategią budżetowania zakupów.
Pomocna lista do naśladowania to 10 C oceny dostawcy według Cartera, która ocenia dostawców w skali od 1 do 5 w zależności od każdego zaznaczonego obszaru. Następnie możesz lepiej określić potrzeby swojej organizacji, zrozumieć, w jaki sposób dostawcy mogą je spełnić, i wybrać odpowiedni dla Twojej firmy.
Wykorzystaj technologię do lepszego podejmowania decyzji
Optymalizując strategię budżetowania zakupów, ważne jest, aby wszyscy byli po tej samej stronie. Mając tak wiele do rozważenia, właściwe planowanie i zastosowanie zarówno z działów zaopatrzenia, jak i finansów ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia, że Twoja firma osiąga niezbędne cele.
Na szczęście wykorzystanie technologii może zagwarantować, że wszyscy będą na bieżąco informowani o wszelkich korektach budżetowych. Najlepszym miejscem do rozpoczęcia jest znalezienie platformy, która oferuje kompleksowe narzędzia aby zdigitalizować proces zamówień i zwiększyć wgląd w kontrolę budżetu. To pozwala Twojemu zespołowi śledź kluczowe dane dotyczące wydatków i bądź na bieżąco z wszelkimi zmianami w budżetowaniu.
Nie tylko zapewni to, że kosztowne zamówienia nie zostaną zrealizowane bez zgody kierownictwa, ale doda warstwę ochrony do procesu zakupu. Tak więc bez względu na to, jak złożone są Twoje plany budżetowe, działy zaopatrzenia i finansów mogą zachować spokój ducha.
Trzymanie się swojego budżetu
Ustalenie budżetu zakupów może być trudne i czasochłonne. Zwłaszcza wraz z rozwojem firmy rośnie rola planowania budżetu. Przy większej liczbie pracowników i działów, zapotrzebowanie na wyższe koszty jest nieuniknione — dlatego tym ważniejsze staje się stworzenie budżetu w czasie rzeczywistym na niezbędne koszty operacyjne w całej organizacji.
Rozwijając swój system budżetowania zamówień na dzień dzisiejszy, weź pod uwagę towary i usługi, których potrzebuje Twoja firma, poświęć czas na sprawdzenie opcji dostawców i wykorzystaj wszelkie rozwiązania technologiczne, które zapewniają najlepsze praktyki i usprawniają proces budżetowania.