Każdego roku więcej niż 30% firm doświadczyć oszustwa. Ze względu na postęp technologiczny i postępujący globalny rozwój ryzyko to tylko wzrosło, a małe firmy i start-upy są często najbardziej narażone.
Od niewykrytych problemów, takich jak defraudacja po sprzeniewierzenie aktywów, ryzyko to może narazić Twoją firmę na dalsze oszukańcze praktyki, które mogą spowodować zaangażowanie IRS i utratę przychodów w przyszłości.
Dzieje się tak dlatego, że stosowanie strategii ograniczania oszustw ma kluczowe znaczenie dla ograniczenia bieżących strat i wzmocnienia aktywów firmy. Korzystanie z wielowarstwowego i roztwór ochronny może zapewnić ochronę Twojej firmy przed oszukańczymi atakami.
Mając to na uwadze, oto, co Twoja firma powinna wiedzieć o ograniczaniu oszustw i o tym, jak wdrożenie nowoczesnych środków bezpieczeństwa może przyspieszyć Twoje wysiłki.
Określanie rodzajów oszustw biznesowych
Oszustwo może przybierać różne formy, ale można je podzielić na trzy kategorie: sprzeniewierzenie aktywów, oszustwo w zakresie sprawozdań finansowych i korupcja.
Sprzeniewierzenie aktywów, choć najmniej kosztowne, stanowi ponad 90% zgłoszonych oszustw biznesowych. Niezależnie od tego, czy chodzi o kradzież zasobów niepieniężnych z organizacji, pobieranie gotówki przed lub po jej zarejestrowaniu, czy składanie fałszywych roszczeń o zwrot kosztów, działania te obejmują każdą formę kradzieży lub wykorzystywania aktywów firmy.
Z drugiej strony oszustwa związane ze sprawozdaniami finansowymi stanowią mniej niż pięć procent oszustw biznesowych, ale uważa się, że powodują największą utratę dochodów. Schematy te obejmują eliminację lub celowe błędne zgłaszanie informacji w sprawozdaniach finansowych organizacji.
Plany korupcyjne dotyczą sytuacji, gdy jeden lub więcej pracowników wywiera wpływ na transakcje biznesowe w celu osiągnięcia korzyści osobistych, takich jak przekupstwo, wymuszenia lub konflikt interesów. Ta szczególna praktyka stanowi jedną trzecią wszystkich oszukańczych działań biznesowych.
Poznaj swoich pracowników
Jak więc Twoja firma powinna zapobiegać takim oszukańczym praktykom? Pierwszy krok zaczyna się od poznania swoich pracowników.
Zdaniem ekspertów ds. bezpieczeństwa korporacyjnego, do 40% oszustw biznesowych jest prowadzona przez jej własnych pracowników. Jednak dalsze badania pokazują, że pracownicy ci często wykazują oznaki i cechy wskazujące na oszukańcze zamiary – postawy, które firma powinna łatwo wykryć.
Uważna obserwacja i monitorowanie pracowników może pomóc Twojej organizacji wykryć te trendy behawioralne przed popełnieniem przestępstwa. Na przykład, jeśli pracownik odczuwa brak uznania ze strony firmy lub jest niedoceniany przez szefa, może to doprowadzić go do popełnienia pewnego rodzaju oszustwa pracowniczego.
Każda zmiana zachowania powinna skłonić cię do zwrócenia większej uwagi na tego pracownika, nawiązania z nim kontaktu i przedyskutowania wszelkich jego wątpliwości. Może to nie tylko zminimalizować potencjalne straty wynikające z oszustw, ale także poprawić wydajność miejsca pracy i zapewnić pracownikom poczucie szacunku.
Wdrażaj kontrole wewnętrzne, aby wykrywać oszukańcze działania
Oprócz monitorowania pracowników, wdrożenie środków wewnętrznych może pomóc Twojej firmie w ochronie jej zasobów i wykrywaniu wszelkich śladów prowadzących do oszustwa lub kradzieży. Dla większości firm oznacza to rozdzielenie obowiązków i prowadzenie dokładnej dokumentacji.
Delegowanie zbyt wielu obowiązków jednemu pracownikowi może zwiększyć ryzyko wystąpienia kosztownych nieścisłości. Bez względu na to, jak duża lub mała jest Twoja firma, rozdzielenie tych zadań i obowiązków wśród pracowników może zmniejszyć ryzyko oszustwa — zarówno zamierzonego, jak i niezamierzonego.
Podobnie zapewnienie dokładnej dokumentacji dokumentów fizycznych, takich jak paragony sprzedaży, czeki, zamówienia i faktury — a także cyfrowych płatności elektronicznych za pośrednictwem vCard i ACH — może stanowić najlepszą wewnętrzną ochronę przed nieuczciwymi działaniami.
Niezależnie od tego, jaki program wewnętrzny zdecydujesz się wdrożyć, pamiętaj o regularnym monitorowaniu, przeglądaniu i korygowaniu tych strategii.
Zmniejsz ryzyko dzięki BirchStreet Pay
Wymyślenie programu zapobiegania nadużyciom pracowniczym może być wyzwaniem. Przy wszystkich dokumentach finansowych, płatnościach cyfrowych i ryzyku pracowniczym, za którym trzeba nadążyć, łatwo jest popełnić błędy lub przeoczyć rozbieżności.
Wynajęcie usługi innej firmy, takiej jak BirchStreet, może zaoszczędzić czas i pieniądze Twojej firmy, jednocześnie zmniejszając ryzyko błędów i problemów związanych z tymi zadaniami. Korzystając z BirchStreet Pay, nasza ekspercka technologia oferuje wiele niezawodnych opcji płatności za pośrednictwem ACH, czeków i vCard — z których wszystkie są wzmocnione kompleksowymi i nowoczesnymi funkcjami bezpieczeństwa BirchStreet.
BirchStreet Pay również oferuje raportowanie i analityka, dzięki czemu uzyskasz lepszy wgląd w zwyczaje płatnicze swojej firmy i upewnisz się, że Twoja firma podejmuje niezbędne kroki w celu ograniczenia oszustw.