Toute entreprise prospère doit surveiller de près ses flux de trésorerie et ses décaissements, le paiement en espèces, afin de rester à flot. Et avec une récession post-COVID et la flambée des taux d'inflation, tout le monde fait de son mieux pour minimiser les dépenses et maximiser les profits (ou à tout le moins, minimiser les pertes).
Les entreprises sont changer leur mode de fonctionnement, de l'adoption de nouvelles technologies à la réorganisation complète des modèles commerciaux existants. Le capital doit être protégé. Les lacunes doivent être couvertes. Les processus doivent être resserrés.
Qu'elles veuillent l'admettre ou non, de nombreuses entreprises sont obligées de compter leurs nickels et leurs sous comme jamais auparavant. Peut-être avez-vous remarqué que la machine à café n'a pas été remplacée ou que les remboursements de l'assurance maladie ont diminué. Peut-être êtes-vous celui qui est obligé de prendre ces décisions économiques pour l'entreprise. Avec tous ces soucis d'argent, il y a un domaine sur lequel vous pouvez vous concentrer et améliorer pour aider votre entreprise à prospérer dans un environnement hostile : le processus des comptes fournisseurs.
Comptes fournisseurs : le processus
Comptes à payer (AP) est l'argent dû par une entreprise à ses vendeurs, fournisseurs et créanciers. Ce sont des dettes à court terme qui sont généralement réglées en un seul cycle de paiement. AP peut également désigner le service ou les employés chargés de régler ces dettes à court terme.
Le processus des comptes fournisseurs comporte plusieurs étapes, chacune essentielle au cycle de vie d'une entreprise. Premièrement, il y a une demande de marchandises. Disons que vous travaillez pour une chaîne hôtelière. La première étape du processus pourrait être que le service d'entretien ménager demande un nouveau lot de serviettes pour remplacer les articles usés ou endommagés.
Lorsque cela est approuvé, l'étape suivante, l'achat, est commencée. Le service des achats demandera des devis à plusieurs fournisseurs de linge de maison et déterminera la meilleure qualité au meilleur prix. Après la sélection d'un fournisseur, un bon de commande (PO) est établi.
Ensuite, pour continuer notre exemple, l'hôtel recevrait les serviettes et la facture du fournisseur. Les marchandises reçues sont ensuite comptabilisées avec la création d'un rapport de réception.
Après cela, les comptes créditeurs seront enregistrés comme un « passif ». Cela correspond à l'argent qui est encore dû par votre entreprise. L'employé enregistrant les comptes créditeurs utilisera le bon de commande et le rapport de réception pour ce faire.
Enfin, votre entreprise effectuera le paiement au fournisseur de linge de maison et réglera les comptes fournisseurs. Le paiement peut être effectué de plusieurs façons, mais le meilleur moyen est de payer instantanément et par voie électronique via un outil fiable comme BirchStreet Pay ce qui vous fera économiser de l'argent et du temps précieux en vous offrant une remise en argent. BirchStreet Pay est la façon la plus intelligente de payer.
Comptes fournisseurs : les problèmes
Maintenant que vous savez à quoi vous avez affaire, les façons dont le processus AP pourrait être impliqué dans les problèmes financiers de l'entreprise sont relativement évidentes. Une mauvaise tenue des registres pourrait entraîner des paiements manqués ou en retard aux fournisseurs. Cela pourrait nuire à votre réputation auprès du vendeur et même entraîner des problèmes pour obtenir les biens nécessaires au bon fonctionnement de votre entreprise.
L'utilisation de chèques papier pour payer vos fournisseurs peut facilement entraîner des retards, des dépenses supplémentaires et exposer votre entreprise à la fraude.
Ces problèmes ont des solutions relativement simples : utilisez un logiciel pour suivre vos comptes fournisseurs et utilisez les paiements ACH ou cartes virtuelles payer les vendeurs. Mais le problème auquel nous allons nous attaquer aujourd'hui est quelque chose qui nécessite quelques étapes supplémentaires : éviter les paiements en double.
Les doublons font mal : faut-il le dire deux fois ?
Dans toutes les mesures prudentes de réduction des coûts et d'économies qui deviennent de plus en plus courantes sur le marché difficile d'aujourd'hui, les doublons sont doublement douloureux. Ici, nous faisons référence aux paiements en double aux fournisseurs dans le processus AP.
Quelle est l'utilité de ne pas remplacer une cafetière $65 cassée lorsque vous payez des centaines ou des milliers de dollars aux entreprises pour leurs biens ou services ? deux fois? Tout ce que vous obtenez, ce sont des employés fatigués et grincheux et aucun dollar net économisé.
Cela peut vous sembler idiot. Pourquoi mon entreprise paierait-elle deux fois un fournisseur ? Nous l'attraperions certainement avant que cela n'arrive. Cela arrive. Et souvent. Pour les entreprises les plus performantes, les doublons (ou autres formes de paiements erronés) constituent 0,8% de décaissements. Cela peut sembler un petit pourcentage, mais quand on parle de centaines de milliers de dollars de débours, ce $65 perdu pour une nouvelle cafetière n'est même pas une goutte d'eau dans le seau.
Chaque entreprise a besoin d'un plan de match pour éliminer les paiements en double. Ici, nous discuterons de 6 étapes pour éviter les paiements en double et faire économiser à votre entreprise des milliers de dollars durement gagnés.
Astuce #1 : Consolidez votre VMF
Votre fichier principal des fournisseurs (VMF) est l'endroit où vous gardez une trace de tous les fournisseurs avec lesquels votre entreprise fait affaire. Bien que toutes les entreprises devraient théoriquement avoir un VMF, cela ne veut pas dire que c'est joli.
De nombreuses entreprises ajouteront des fournisseurs au fichier au fur et à mesure, pensant qu'ils sont au courant des choses, alors qu'en réalité, ils ne font qu'ajouter plus d'informations indésirables à un fichier surdimensionné, à la Frankenstein.
Si votre VMF n'a pas eu de "maintenance" au cours de la dernière année (et nous savons que c'est souvent beaucoup plus long que cela), c'est le moment. Assurez-vous que chaque fournisseur avec lequel vous faites affaire est comptabilisé, mais qu'il ne l'est qu'une seule fois.
Recherchez les doublons des mêmes fournisseurs, tels que "Terrific Towels Inc." et "Serviettes formidables". Un employé bien intentionné peut voir que nous n'avons pas payé le vendeur de serviettes ce mois-ci et envoyer un autre paiement, alors qu'en réalité il a déjà été payé mais comptabilisé sous un autre nom. Et juste comme ça, vous avez payé $1 500 deux fois.
Astuce #2 : Normalisez les entrées VMF
L'élimination des fournisseurs en double n'est pas la fin de votre maintenance VMF. Souvent, le VMF (souvent un tableur) n'est pas rempli de manière standardisée. Cela peut prêter à confusion et faut-il le dire ? paiements en double.
Déterminez si vous utiliserez « le » avant les noms des fournisseurs. Déterminez si vous utiliserez des Y, des X ou des coches pour indiquer que quelque chose est terminé. Décider lorsque dans le processus, quelque chose compte comme «complet» et que ceux qui remplissent le VMF se conforment à ces normes de calendrier.
Astuce #3 : Assurez-vous d'avoir un W-9 de chaque fournisseur
Il est impératif que vous ayez un W-9 de chaque fournisseur avec lequel vous faites affaire. Envisagez d'en faire une partie de votre formulaire VMF pour vous assurer qu'il n'est pas négligé.
Les formulaires W-9 exigent le nom de l'entreprise et de la personne avec qui vous traitez, leur relation avec l'entreprise, son adresse, le numéro d'identification fiscale (TIN) qui est soit un numéro de sécurité sociale, soit un numéro d'identification d'employé, et une signature. De cette façon, vous saurez à qui vous avez affaire et aurez leurs informations quand vous en aurez besoin.
Chaque W-9 ne doit être sur le VMF qu'une seule fois. Si une entrée n'a pas de lien vers un VMF, cela peut être un indice que l'entrée est un doublon.
Astuce #4 : Collectez et vérifiez les informations fiscales
Une fois que vous avez les W-9, vérifiez les numéros d'identification des contribuables avec l'outil de correspondance TIN sur le site Web de l'IRS. De cette façon, vous ne ferez pas d'erreurs lorsque vous effectuerez des paiements ou traiterez avec l'entreprise en général. De plus, vous aurez déjà toutes les informations (correctes) dont vous aurez besoin lorsqu'il sera temps de produire les déclarations de revenus de votre entreprise.
Envisagez d'avoir une autre section de votre VMF pour indiquer que le TIN a été mis en correspondance avec le site Web de l'IRS. Cela peut également aider à réduire les doublons dans vos fichiers.
Conseil #5 : Séparez les tâches pour réduire les erreurs et la fraude
Ne comptez pas sur un seul employé pour gérer l'ensemble de votre processus AP. Les erreurs sont humaines. Les paiements peuvent être facilement ignorés, dupliqués ou, même si nous détestons l'admettre, utilisés dans des activités frauduleuses. Chaque étape du processus AP doit avoir au moins deux personnes qui y travaillent. Personne ne devrait établir une relation avec un fournisseur et personne ne devrait être en charge du VMF.
Ce « copain » ou « système d'équipe » aidera à réduire les erreurs et la confusion tant que le processus est standardisé, comme indiqué ci-dessus. De plus, deux paires d'yeux sur chaque étape contribuent grandement à réduire la tentation d'un employé malhonnête d'essayer d'arnaquer votre entreprise pour obtenir de l'argent.
Astuce #6 : Restez vigilant
Ne considérez pas ces étapes uniques, comme les instructions pour coudre un pantalon. Vous ne pouvez pas consolider votre VMF, normaliser ses entrées et séparer les tâches une fois comme si vous achetiez un patron, coupiez et cousiez vos vêtements et que vous en ayez fini pour toujours.
Votre VMF devra être examiné, reconsolidé et vérifié pour la normalisation au moins une fois par an. Votre entreprise devra s'assurer que les tâches restent séparées et qu'aucun employé ne s'est « spécialisé » dans une étape importante du processus AP et a laissé les autres yeux ouverts.
En utilisant ces 6 conseils, votre entreprise sera en mesure de réduire les paiements en double et d'économiser de l'argent à une époque où l'argent est souvent difficile à trouver.