« En 2021, alors que les dirigeants d'AP naviguent dans l'état actuel des affaires, une majorité (60%) est toujours confrontée à de longs délais de paiement et d'approbation des factures. Bien que cela ait toujours été l'un des cinq principaux problèmes pour les groupes AP, c'est la première fois depuis de nombreuses années que les lacunes du processus d'approbation se classent parmi les principaux défis absolus.
Dans des blogs précédents, nous avons expliqué comment la technologie d'approvisionnement électronique est la pierre angulaire d'une gestion efficace de la chaîne d'approvisionnement et comment l'automatisation du traitement des factures peut entraîner des réductions de coûts, une plus grande efficacité et une amélioration des résultats. Aujourd'hui, nous allons nous concentrer sur la façon dont la modernisation de votre solution de paiement peut réduire le temps passé à payer les factures et transformer votre service AP en un générateur de revenus nets.
Paiements
Selon l'Institute of Finance & Management (IOFM), les membres du personnel AP passent 84% de leur temps à traiter les factures[je]. Les professionnels de l'Hospitality AP réalisent rapidement que le succès à l'avenir devra impliquer une transformation technologique.
La modernisation de votre solution de paiement peut vous aider. Examinons l'histoire d'un client : avant de moderniser sa solution de paiement, ce client payait 95% de ses factures par chèque, 5% via ACH et n'avait aucun paiement vCard en place. Leurs processus manuels signifiaient que les approbations de factures prenaient jusqu'à 10 jours. Après avoir adopté une facture automatisée solution de gestion, l'hôtel a pu réduire le délai d'approbation à 3 jours, ainsi que réduire les chèques de 50%, augmenter l'ACH de 30% et ajouter la vCard comme option de paiement. En mettant à jour sa solution, l'hôtel est passé d'un coût de traitement de $9K à un bénéfice de $6K, et amélioré leurs relations avec les fournisseurs en accélérant les paiements.
Comme vous pouvez le constater, la modernisation de votre solution de paiement offre de nombreux avantages :
- Coûts réduits : Une équipe d'activation des fournisseurs déplacera les paiements des chèques papier coûteux vers l'ACH à faible coût ou la vCard sans frais. Ajoutant encore à la valeur, avec des effectifs réduits dans de nombreuses sociétés de gestion hôtelière et des ressources devant être réaffectées à d'autres activités, le processus de paiement est aussi simple que d'introduire le fichier de paiement dans le système : pas d'impression de chèques, de bourrage d'enveloppes ou d'affranchissement.
- Augmentation des revenus : Les meilleures solutions sont généralement capables de convertir 20% des dépenses des fournisseurs en vCard. En conséquence, les vendeurs obtiennent un mode de paiement plus sûr, cohérent et pratique en échange du paiement des commissions d'interchange, et une partie de ces commissions d'interchange est remboursée à l'acheteur, générant un nouveau revenu.
Aperçu: La modernisation de vos paiements dans le cadre de l'automatisation du cycle P2P et l'alignement sur les meilleures pratiques du secteur ont un retour sur investissement clair et convaincant. Entre la réduction des coûts directs et la capacité de redéployer des ressources vers des initiatives plus stratégiques, les arguments en faveur de l'automatisation du back-office dans l'hôtellerie n'ont jamais été aussi solides.