Malgré les nombreux défis lancés à l'industrie hôtelière, des dizaines de statistiques de croissance indiquent que l'industrie devrait devenir plus forte que jamais. Selon Réseau d'accueil, le taux de croissance annuel de l'industrie mondiale de l'hôtellerie et des centres de villégiature devrait augmenter de 8,1%, atteignant $1,27 billion d'ici 2031.
Mais comment une telle croissance peut-elle se produire après une telle incertitude économique au cours des dernières années ?
La réponse réside dans l'automatisation.
Dans le cadre de leurs efforts de reconstruction post-pandémique, les hôteliers cherchent à tirer parti de l'automatisation dans toutes les opérations, en se concentrant principalement sur les opérations de back-office.
Grâce à un logiciel d'automatisation spécialisé, les sociétés de gestion d'hôtels et de centres de villégiature peuvent dynamiser leurs processus de comptes fournisseurs (AP) en éliminant les tâches méticuleuses et coûteuses sur papier, en faisant gagner du temps à leurs équipes et en leur permettant de se concentrer sur des domaines plus essentiels de l'organisation, tels que la gestion immobilière. , la performance financière ou les opportunités de développement des employés.
À mesure que les technologies d'automatisation deviennent plus avancées, les hôtels et les centres de villégiature de toutes tailles peuvent viser un niveau de service client plus élevé en augmentant l'efficacité de leurs services de comptabilité fournisseurs.
L'automatisation du back-office augmente l'efficacité des flux de travail
L'ancien système de traitement manuel des factures et de paiement manuel d'un grand nombre de factures fournisseurs est devenu archaïque. Pour les départements AP, l'époque où l'on classait ces documents de manière chronophage, laborieuse et souvent source d'erreurs est révolue.
L'automatisation des flux de travail avec le logiciel d'automatisation AP simplifie ces tâches méticuleuses de traitement des factures, réduit les coûts et supprime risques d'erreur humaine.
L'automatisation des points d'accès pour l'industrie hôtelière élimine le chaos des bureaux encombrés, des factures perdues, des piles de papier et des classeurs débordants et utilise une technologie spécialisée pour numériser l'ensemble du processus, y compris les fonctions de routine telles que le traitement des factures, la mise en correspondance, l'approbation, le paiement et le rapprochement.
La saisie manuelle de données ou le transfert de documents physiques impliquant des détails de paiement ne sont plus nécessaires. Avec toutes les informations requises stockées dans un emplacement numérique, votre service AP peut suivre à distance l'ensemble du processus d'exécution des factures, tout en bénéficiant d'une meilleure visibilité et en recueillant des informations utiles sur l'ensemble du processus d'approvisionnement au paiement.
L'automatisation des points d'accès réduit les risques de fraude
La saisie manuelle des données et le traitement des paiements présentent un risque élevé de schémas de facturation et de chèques frauduleux. En fait, la plupart des organisations perdre 5% de leurs revenus à la fraude à la facturation chaque année, avec une perte médiane de $125 000. De plus, la fraude passe généralement inaperçue jusqu'à 14 mois, au cours desquels les pertes mensuelles ont atteint $8 300.
En particulier pour l'industrie hôtelière, ce n'est pas une petite statistique. Une partie considérable de vos revenus peut être perdue à cause d'un stratagème frauduleux, mais le processus de rectification, qui prend beaucoup de temps, peut représenter des milliers d'argent supplémentaires gaspillés.
Heureusement, l'automatisation de vos processus AP réduit le risque de fraude de votre hôtel.
Avec un logiciel d'automatisation AP bien implémenté, les entreprises peuvent détecter la fraude dès ses premiers signes, empêcher les faux paiements en validant les informations du fournisseur et recevoir des alertes concernant les demandes de paiement inhabituelles ou suspectes.
Processus de facturation plus rapides grâce à la correspondance automatique à 3 voies
Dans l'hôtellerie, le temps presse. Les sociétés de gestion hôtelière ne peuvent pas se permettre un traitement lent et régulier des factures. Surtout lorsque des transactions financières critiques sont à risque, il est essentiel de suivre et de maîtriser le processus AP.
De la saisie manuelle des informations de facturation à l'envoi par e-mail de copies PDF des factures aux chefs de service pour examen et approbation, en passant par l'envoi de chèques papier, l'ensemble du processus de facturation manuelle dans les hôtels évolue avec la même réticence que la mélasse froide.
Et si le traitement manuel de vos factures est lent, vos relations avec les fournisseurs de votre hôtel pourraient également être compromises.
La solution réside dans l'automatisation des points d'accès, ou plus précisément, la correspondance automatique des points d'accès à 3 voies.
Cette solution offre une automatisation de bout en bout capacités de traitement des factures pour rationaliser les opérations et améliorer la visibilité des dépenses. De la conversion des factures au format électronique pour éliminer la saisie de données, à la comparaison automatique des reçus en fonction de normes personnalisées, votre hôtel peut bénéficier de vitesses de traitement nettement plus rapides.
Exploitez la puissance de l'automatisation des points d'accès avec BirchStreet
Lorsqu'il est effectué manuellement, les coûts de traitement des comptes fournisseurs commencent à s'accumuler rapidement. Avec l'aide du logiciel d'automatisation AP, vous constatez directement les avantages d'une efficacité accrue du flux de travail, d'une réduction des risques, d'une plus grande sécurité et d'un traitement plus rapide.
L'unique de BirchStreet Solution d'automatisation des points d'accès couvre toutes ces bases. Grâce à la correspondance personnalisée des bons de commande, des factures et des reçus de réception et à des outils de gestion des factures spécialisés pour supprimer les exigences de saisie de données, votre service AP peut rationaliser les opérations et améliorer la visibilité des dépenses sur tous les sites.