Si vous faites des affaires, vous gérez les factures. La gestion des factures est essentielle pour tenir un grand livre financier organisé, garder l'argent entrant dans votre entreprise et être prêt pour la saison des impôts.
Avec seulement quelques clients, la gestion des factures est relativement simple, mais une fois que vous commencez à développer votre entreprise, cela peut rapidement devenir compliqué. Sans stratégies appropriées en place, les factures peuvent se perdre, être mal classées ou payées trop tard…
Même si vous faites tout minutieusement à la main, les délais d'exécution s'allongeront jusqu'à ce qu'ils ne satisfassent pas vos partenaires commerciaux. Cela pourrait affecter la réputation globale de votre entreprise. Systèmes BirchStreet connaît les dangers de la gestion manuelle des factures et est en mesure d'y remédier. La réponse : l'automatisation.
Qu'est-ce que le traitement automatisé des factures ?
informations sur les factures et le paiement, et la collecte de l'argent. Il permet aux entreprises d'avoir un meilleur contrôle et, comme les informations des systèmes automatisés sont stockées dans le cloud, il empêche la perte de fichiers importants lors de catastrophes naturelles telles que des inondations ou des incendies (ou même une erreur humaine).
L'automatisation de la gestion de vos factures vous aidera à améliorer les délais d'exécution, à éviter les erreurs, à organiser votre système de classement et à améliorer les relations avec vos partenaires commerciaux. Cela vous fera gagner du temps et de la main d'oeuvre.
Dans un premier temps, nous parlerons du processus d'envoi de factures aux personnes qui doivent vous payer.
1. Comment créez-vous des factures ?
Lorsque vous créez des factures, le faites-vous à la main à chaque fois ou avez-vous un modèle ? Si vous n'utilisez pas déjà un modèle, envisagez de changer car les modèles sont plus rapides, plus précis et assurez-vous de ne manquer aucune information importante.
Il existe de nombreux logiciels qui peuvent vous aider à choisir un modèle ou même à créer le vôtre. Les informations dont vous aurez besoin pour remplir ces modèles incluent :
- numéro de facture
- Tableau des informations client (nom, adresse, coordonnées, etc…)
- Reçu détaillé incluant les quantités
- Toutes remarques
Assurez-vous de spécifier les conditions d'approbation lors de la création d'une facture en incluant les termes et conditions. En outre, mettez en page des instructions étape par étape pour toute autre action pouvant être nécessaire.
2. Comment envoyez-vous vos factures ?
Tous les systèmes d'envoi de factures ne sont pas créés égaux. Si vous envoyez des factures papier par la poste, il y a beaucoup de place à l'amélioration. C'est la façon la plus lente de le faire. Cela vous expose également au risque de perte dans le système postal.
Un moyen plus rapide serait par e-mail. De cette façon, il existe une trace électronique de la facture qui peut facilement être enregistrée dans un système de classement électronique. La facture arrivera instantanément dans la boîte de réception du destinataire. Assurez-vous de convertir la facture en PDF pour plus de sécurité.
Une meilleure façon d'envoyer une facture est d'utiliser un logiciel de facturation. Un logiciel de facturation peut vous aider à concevoir la facture, à la personnaliser et à l'envoyer en quelques minutes. Lorsqu'un client voit une facture envoyée via un logiciel de facturation, il voit simultanément un lien vers l'endroit où il peut payer. Ceci est plus rapide et plus pratique pour le destinataire de la facture et peut vous permettre d'être payé plus rapidement.
Maintenant pour le traitement des factures que vous recevez.
3. À quoi ressemble votre processus de comptes fournisseurs ?
Le processus des comptes fournisseurs (AP) ne consiste pas simplement à payer des factures. Il y a beaucoup de choses qui entrent dans un processus AP approfondi et sûr, car c'est un endroit qui est susceptible de perdre beaucoup d'argent.
Par exemple, Google et Facebook ont perdu respectivement $23 millions et $100 millions au profit d'un cyber escroc qui a créé une fausse entreprise par l'intermédiaire de laquelle il envoyait des factures frauduleuses aux entreprises. Bien qu'il ait finalement été récupéré (une rareté dans la plupart des cas de fraude sur facture), les entreprises ont perdu beaucoup d'argent en payant les factures d'une «entreprise» sans en vérifier soigneusement la légitimité.
Pour suivre vos finances et éviter toute escroquerie potentielle, suivez un processus AP approfondi.
Tout d'abord, faites correspondre la facture avec un bon de commande (PO). Un bon de commande est émis à l'acheteur une fois la transaction conclue, précisant ce qui a été commandé, combien, par qui, auprès de qui et la date de livraison. Il a également un numéro de bon de commande unique, sans lequel il n'est pas complet. Vous devrez résoudre toutes les irrégularités telles que les bons de commande manquants ou les numéros de bon de commande incompatibles avant de passer à l'étape suivante.
Une fois le bon de commande localisé et mis en correspondance avec la facture, envoyez-le à un responsable ou à un cadre supérieur pour approbation. Espérons qu'ils auront une bonne idée des personnes avec lesquelles l'entreprise fait régulièrement affaire et qu'ils pourront signaler tout élément suspect qui aurait pu passer. Ensuite, mettez à jour le système ERP (Enterprise Resource Planning) pour refléter la réception et le paiement imminent de la facture.
Enfin, et seulement une fois les étapes précédentes terminées, émettez le paiement.
4. Comment payez-vous réellement vos fournisseurs ?
Vous avez terminé le processus AP jusqu'à la dernière étape. Il est maintenant temps d'émettre le paiement à votre fournisseur. Comment procédez-vous? Êtes-vous toujours en train d'écrire des chèques?
Si c'est le cas, vous n'êtes peut-être pas conscient du temps, de l'argent et de la sécurité que ce mode de paiement vous coûte. Les chèques, même s'ils sont imprimés au lieu d'être manuscrits, prennent plus de temps que les autres types de paiements. Non seulement la rédaction et le remplissage des enveloppes, mais les déplacements à la poste pour les envoyer et les déplacements à la banque pour les obtenir, vous coûtent du temps.
De plus, les chèques sont plus chers que les modes de paiement alternatifs. Alors que les chèques coûtent environ $1,22 par pop, le paiement moyen ACH (Automated Clearing House) ne coûte que $0,29. Si vous effectuez des volumes de paiements élevés, cet écart de coût peut vraiment peser sur vos finances au fil du temps.
BirchStreet Pay est un logiciel de facturation qui peut vous aider à éviter l'argent, le temps supplémentaire et les risques associés à la rédaction de chèques. Cela vous facilitera non seulement la vie, mais vous permettra également de gagner des récompenses en espèces pour quelque chose d'aussi simple que de payer vos fournisseurs.
Cela fonctionne en échangeant des cartes virtuelles contre des chèques, et au fur et à mesure que ces cartes sont utilisées, vous pouvez accumuler des remises en argent. BirchStreet Pay peut vous aider à effectuer rapidement des paiements sécurisés et gratifiants.
5. Comment classez-vous vos factures ?
Un système de classement organisé est crucial pour toute entreprise en activité. Commencez par connaître la différence entre les différents types de factures. Il s'agit notamment d'une facture de proposition, d'une facture intermédiaire, d'une facture récurrente, d'une facture en retard et d'une facture finale.
Envisagez peut-être de les coder par couleur en fonction de leurs types respectifs. Un moyen simple de le faire est de ramasser des onglets adhésifs colorés dans un magasin de fournitures de bureau local et de marquer les factures au fur et à mesure qu'elles sont produites et reçues.
Si vous conservez des dossiers physiques, dédiez un classeur, un tiroir ou un panier à cet effet. Cependant, comme mentionné précédemment, cela pourrait vous rendre vulnérable aux inondations, aux incendies ou aux erreurs humaines. La meilleure façon de classer vos factures est de les déplacer dans le cloud à l'aide du classement automatisé des factures.
Dans le passé, les entreprises devaient souvent employer un comptable à temps plein pour générer, catégoriser, payer et classer les factures. C'est beaucoup de main d'oeuvre pour une tâche assez répétitive. De nos jours, il existe un logiciel qui peut faire la même chose qu'un comptable rémunéré. Ce logiciel peut tout faire, de la génération de modèles de facture au classement correct de vos factures en passant par le paiement à temps.
Le logiciel de facturation peut classer vos documents de manière organisée, intuitive et approfondie afin que même un audit ne vous cause pas de stress. Tout sera stocké en toute sécurité, organisé et récupérable depuis le cloud.
6. Numérisez-vous vos factures ?
Pour utiliser un logiciel de facturation, vous devrez numériser vos factures afin qu'elles puissent être stockées dans le cloud. Si vous avez une armoire pleine de factures papier, vous devrez malheureusement passer par la tâche initiale de les numériser et de les télécharger sur le cloud. Une fois que vous avez fait cela, vous pouvez commencer à traiter exclusivement des factures numériques, ce qui vous facilitera grandement la vie.
Une fois, ou même avant, tous les documents physiques téléchargés dans le cloud, vous pouvez commencer à transférer vos factures actuelles du physique au numérique. Utilisez le courrier électronique, ou mieux encore, un logiciel de facturation comme BirchStreet Pay pour émettre des factures et payer celles qui vous sont émises. Plus de numérisation, plus de coupures de papier, juste une gestion des factures sans tracas via la technologie cloud.
La migration de votre entreprise vers un logiciel de facturation en ligne présente d'énormes et nombreux avantages.
Tout est stocké dans le cloud. Cela signifie que vous n'avez pas à vous soucier de perdre des copies physiques ou de perdre des copies numériques lors d'une panne d'ordinateur ou d'une clé USB perdue. Un logiciel de facturation vous permet également de personnaliser des documents pour renforcer l'identité de votre marque.
De plus, le logiciel de facturation vous permet de traiter dans de nombreuses langues et devises, donc faire des affaires internationales est un jeu d'enfant. Le logiciel de facturation offre également un service plus rapide, des économies d'encre et de papier et un accès partout et à tout moment.
Si vous effectuez toujours la gestion des factures manuellement, considérez ceci comme votre point de départ pour passer en ligne pour une expérience de facturation plus simple, plus sûre et plus précise.