Il existe de nombreuses informations vantant les avantages d’un système d’inventaire particulier. Mais la vérité est que la plupart des systèmes d’inventaire remplissent des fonctions similaires. Si vous interrogez un éditeur de logiciels particulier sur les avantages de son système, il vous répondra probablement tous la même chose. Certains, de manière plus convaincante que d’autres.
Prenons le chemin le moins fréquenté et explorons brièvement plusieurs sujets, tels que la question de savoir si la gestion des stocks vous convient, les avantages et les inconvénients de la gestion des stocks, les risques associés et les considérations importantes.
La mise en œuvre de la gestion des stocks est-elle faite pour vous ?
Ainsi, vous comptez votre bacon, votre laitue et vos tomates et vous devez savoir combien vous souhaitez en commander à nouveau. Avez-vous besoin d'un système de gestion des stocks ? Pas nécessairement. Voilà un argument extrêmement controversé ! En fonction de votre entreprise, vous aurez peut-être simplement besoin d’une bonne vieille feuille de calcul. Oui c'est vrai! Ce n’est pas parce que vous avez du stock sur vos étagères que vous avez besoin d’un système d’inventaire. En fait, cela pourrait être une mauvaise idée.
Les avantages et les inconvénients de la gestion des stocks
Si vous êtes une petite entreprise sans avoir besoin de déplacer de gros volumes de marchandises ni de personnel pour les gérer, vous n'avez tout simplement besoin d'autre chose qu'un simple outil. En fait, en mettre en œuvre un peut vous coûter plus cher que d’en avoir un. Même certaines entreprises de taille moyenne et grande n’ont pas besoin de logiciels lourds ni de responsabilités.
La mise en œuvre de la gestion des stocks crée un passif. Si vous dépensez de l’argent pour vous approvisionner et que vous ne pouvez pas consommer les produits, vous avez un problème. Investir dans les ressources nécessaires pour gérer et rendre compte financièrement des stocks crée des coûts organisationnels. Pensez aux personnes, aux processus, à l'espace de stockage physique et aux coûts de l'empreinte carbone.
Dans de nombreux cas, la mise en œuvre d’une gestion des stocks en vaut la peine. Les opérations réparties sur une vaste zone ou dans des zones de livraison difficiles bénéficient de la gestion des stocks, tout comme les organisations ayant un volume généreux de ventes de boissons de grande valeur. Les emplacements répondant à une demande fréquente, à des transferts et à une consommation de marchandises entre plusieurs points de vente et cuisines de production en bénéficient également.
Évitement des risques
La décision de mettre en œuvre ou non un système de gestion des stocks est avant tout une question d’atténuation des risques. Les petites organisations sans ressources pour gérer efficacement les stocks peuvent créer des risques et des responsabilités en mettant en œuvre un système qu'elles ne peuvent pas maintenir ou prendre en charge. Dans ces cas-là, la meilleure stratégie pour éviter les risques est probablement une feuille de calcul simplifiée pour le suivi des décomptes.
Pour les entreprises qui déplacent des volumes plus importants, un système d’inventaire fiable est logique pour éviter le risque de ne pas avoir de contrôles des stocks en place. L'alimentation a été l'un des principaux domaines touchés par l'inflation, des rapports récents révélant 8,8 pour cent les prix augmentent d’une année sur l’autre de 2021 à 2022.
Les problèmes de chaîne d’approvisionnement, l’augmentation des dépenses de main-d’œuvre, les interruptions de récolte et d’autres facteurs augmentent les coûts. Acheter ce dont vous avez besoin maintenant, avant que les prix n’augmentent, réduit davantage les risques et garantit que vous disposez de suffisamment de marchandises à temps pour répondre aux tendances historiques de la demande.
Les grandes organisations peuvent réduire davantage les risques en gérant correctement la consommation de marchandises via les ventes et l'exécution des demandes. Un bon système peut aider à garantir la production de recettes et la taille des portions correctes. Cela optimise vos revenus et réduit vos coûts d’organisation. Enfin, les pertes dues aux débordements, à la détérioration et au vol sont les risques de stocks les plus préjudiciables qu'une organisation devrait s'efforcer d'éviter, ces derniers pouvant avoir des conséquences juridiques.
Choisir le bon système d'inventaire
En fin de compte, le système d'inventaire que vous choisirez variera en fonction de la taille et de la complexité de votre organisation et sera directement lié à vos besoins en matière d'évitement des risques. Votre organisation est-elle petite, légère et agile ? Vous aurez peut-être simplement besoin d’une feuille de calcul légère. Votre organisation est-elle plus grande, dotée de plus de ressources et doit-elle mettre en place des contrôles ? Vous n'aurez peut-être besoin que d'une application capable de vous donner des contrôles, mais sans nécessiter beaucoup de temps d'installation, d'administration ou de configurabilité.
À l’autre extrémité du spectre d’évitement des risques, votre organisation est-elle assez grande et complexe, exigeant le plus de capacités et de flexibilité qu’un système de contrôle des stocks puisse offrir ? Ou votre entreprise est-elle une entreprise de la taille d'une entreprise ou une entité extrêmement complexe nécessitant un contrôle des stocks, une gestion logistique, liés à des systèmes logistiques tiers (3PL) ? Si tel est votre cas, la bonne nouvelle est que vous disposez d’excellentes options sur le marché qui peuvent vous aider à répondre à vos besoins complexes.
Envisagez d'améliorer la maturité Procure-to-Pay de votre entreprise avec BirchStreet Systems solution de gestion des factures. Bien que la gestion des stocks dans le secteur hôtelier regorge d'embûches et d'inefficacités potentielles, cela n'est pas nécessairement le cas lorsque vous disposez d'un partenaire de gestion des stocks solide à vos côtés.
En vous connectant à vos systèmes de point de vente (POS), vous pouvez accéder à de précieux rapports d'inventaire et même réapprovisionner automatiquement les articles ou recevoir des alertes pour les articles dont les niveaux d'inventaire sont faibles. La numérisation portable, le suivi permanent des stocks sur un nombre illimité d'emplacements et plusieurs méthodes d'établissement des coûts garantissent que cette solution peut évoluer en fonction des besoins de votre entreprise.
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