Au cours des dernières décennies, nous avons constaté des progrès constants dans la technologie de l'automatisation, en particulier en ce qui concerne le processus d'approvisionnement hôtelier. Des procédures telles que l'approvisionnement, les appels d'offres, les enchères et la commande de produits ont toutes été adoptées dans des systèmes automatisés. Et bien que ces progrès aient créé des niveaux inégalés de cohérence, d'efficacité et de commodité, il y a un domaine en particulier qui est souvent laissé de côté par cette automatisation : les paiements.
Pendant des années, les organisations se sont appuyées sur des processus de paiement hérités tels que les chèques papier et le suivi manuel des achats, le rapprochement des factures et la gestion des stocks. Alors que beaucoup soutiennent que ces méthodes de paiement à l'ancienne sont plus pratiques en raison de leur longévité, les systèmes de paiement manuels sont devenus de plus en plus coûteux, beaucoup moins sécurisés et plus sensibles aux attaques des cyber-voleurs.
Alors que nous entrons dans une nouvelle ère d'automatisation, il est crucial non seulement de reconnaître l'utilisation de cette technologie dans divers processus d'approvisionnement, mais principalement dans le paiement. En tant que proverbial dernier kilomètre de l'ensemble du processus d'approvisionnement, une mauvaise étape de paiement peut entraîner une panne complète du système d'approvisionnement.
Les paiements automatisés réduisent les maux de tête du back-office
Le processus de passage des systèmes manuels aux systèmes automatisés a sans aucun doute été un défi pour de nombreux acteurs de l'industrie hôtelière. De nombreux domaines clés doivent être pris en compte, tels que la gestion des achats, la sélection et l'achat des bons produits et la gestion des factures. Alors que les entreprises ont travaillé à la construction et à la mise en œuvre d'un système automatisé hautement spécialisé pour ces domaines, beaucoup ont négligé la dernière étape cruciale du paiement.
Kris Herrin,Directeur général des paiementschez BirchStreet Systems, a expliqué ce phénomène concernant le paiement électronique, le qualifiant de « dernier kilomètre » dans unentretien récent. "Vous venez de construire toute cette grande automatisation, et à la toute fin, revenez à un processus de paiement hérité... C'est le dernier kilomètre... Lorsque ce dernier kilomètre tombe en panne, cela cause beaucoup de maux de tête pour les propriétés et le back-office .”
Mais Herrin poursuit en disant que cela donne aux entreprises l'occasion de pousser l'automatisation un peu plus loin. « Les paiements sont la dernière étape de ce processus. Vous avez fait tout cet excellent travail d'automatisation et vous avez atteint le dernier kilomètre où vous devez payer votre vendeur et votre fournisseur, vous assurer qu'ils reçoivent leur argent et vous assurer qu'ils l'appliquent à votre compte.
Avec unsystème de paiement électronique automatisé, votre back-office peut bénéficier de cycles de traitement des factures plus rapides et plus fluides. Vous n'avez plus à vous soucier des fournisseurs ou des vendeurs qui reçoivent les paiements à temps. Ce système vous permet de savoir exactement quand les paiements sont traités, ce qui vous permet de surveiller l'ensemble du processus de transaction, ce qui vous aidera à maintenir les flux de trésorerie et vous permettra de planifier à l'avance.
Meilleure prévention de la fraude et moins sujet aux erreurs
L'un des principaux inconvénients des systèmes de facturation manuelle est le risque accru de fraude et d'erreur.
La fraude financière est de plus en plus répandue dans l'industrie hôtelière. Le nombre d'attaques qui incitent des victimes sans méfiance à transmettre des données de compte bancaire, des numéros de sécurité sociale et des informations de carte de crédit se multiplie, il est donc crucial d'obtenir un système de paiement sécurisé pour votre organisation, vos clients et vos fournisseurs.
Avec un système automatique comme un logiciel e-pay, vous pouvez obtenir un niveau de sécurité de paiement plus élevé qui crypte les données financières sensibles, ce qui en fait une option de paiement sûre et sécurisée. De plus, la plupart des systèmes de paiement électronique vous alertent de toute activité suspecte, telle qu'une arnaque potentielle, ce qui vous permet de protéger vos paiements contre les attaques dès les premiers signes de risque.
De même, les processus de paiement manuels créent une marge d'erreur humaine, qui peut coûter des milliers de dollars à l'entreprise et des heures pour y remédier.
Un système de paiement électronique minimise ce risque en supprimant la nécessité de saisir manuellement des données, de payer un grand nombre de factures de fournisseurs à la main ou de transférer des documents physiques contenant des détails de paiement. Au lieu de cela, vous pouvez numériser l'ensemble du processus de paiement du début à la fin, non seulement en libérant un temps précieux pour les employés, mais en réduisant les risques d'erreurs humaines coûteuses.
Des paiements électroniques transparents créent de meilleures relations avec les fournisseurs
En tant que dernier kilomètre de l'approvisionnement, votre processus de paiement est plus crucial que vous ne le pensez. Tout dans le processus d'approvisionnement pèse sur la qualité de l'exécution de votre mode de paiement. Tout comme Herrin l'a souligné plus tôt, une erreur dans ce processus final peut entraîner une panne colossale de l'ensemble du système d'approvisionnement.
Non seulement il s'agit d'un aspect important du flux de travail interne de votre entreprise, mais c'est également crucial pour maintenir de solides relations avec les fournisseurs.
Un système de paiement électronique bien huilé devrait permettre à vos fournisseurs et vendeurs de se reposer en sachant qu'ils reçoivent les paiements à temps et de la bonne manière. Mais si votre système de paiement manuel est sujet à des chèques frauduleux, à des paiements en retard ou incorrects ou à d'autres perturbations, les fournisseurs n'auront pas l'impression de pouvoir vous faire confiance en tant que partenaire commercial fiable et seront peut-être plus susceptibles de chercher vos services ailleurs.
Avec e-pay, vous pouvez donner à vos fournisseurs une visibilité totale sur leurs paiements et les détails de leurs transactions, leur donnant une plus grande confiance, ils sont payés de manière cohérente et à temps. Lorsque les fournisseurs sentent qu'ils peuvent vous faire confiance, une relation stratégique est en train de se dessiner, et un lien aussi formidable peut faire toute la différence en cas de perturbations ou de crises inattendues.
Découvrez le système de paiement automatisé de BirchStreet
Chez BirchStreet Systems, nous sommes passionnés par l'avancement des processus d'approvisionnement comme le paiement pour l'avenir de l'automatisation.
En mettant en œuvre leBirchStreet Paysolution de paiement électronique, vous pouvez simplifier et accélérer le processus de transaction du début à la fin, réduisant ainsi les marges d'erreur et les maux de tête du back-office. Avec plusieurs options de paiement sécurisé parmi lesquelles choisir (ACH, chèque et vCard), votre entreprise peut exploiter la puissance de la technologie de paiement intelligent pour simplifier l'approvisionnement dans divers départements et sites.
De plus, cette solution vous donne un aperçu complet des processus de dépenses et de conformité, vous permettant de vous assurer que tous les détails des transactions sont exacts et que les fournisseurs sont payés rapidement et en toute sécurité.