Selon des données récentes de l'industrie, près de 2% d'une entreprise les factures sont dupliquées, facturées pour un montant incorrect ou contiennent une forme d'erreur. La Enquête mondiale de PwC sur la criminalité économique et la fraude 2022 indique également que depuis cette année, près de 50% d'entreprises ont signalé une fraude à la facture.
Avant la pandémie, la fraude aux paiements et les égarements ont atteint une perte mondiale en dollars de $12 milliards ; cependant, à peine trois mois après le début de l'épidémie de COVID-19 en 2020, ce montant a augmenté d'un 75% stupéfiant.
Une telle fraude à haut risque constitue un véritable cauchemar pour les directeurs financiers et les professionnels de la finance. Alors que les services des comptes fournisseurs s'efforcent de gérer le flot de factures des fournisseurs, cette statistique menace le gagne-pain même de l'industrie hôtelière, en particulier pour les organisations de casinos et de jeux.
Heureusement, c'est là Rapprochement de factures à 3 facteurs et les comptes créditeurs à 3 voies entrent en jeu. Les organisations de l'industrie des casinos et des jeux se tournent vers cette pratique, qui réduit les risques de fraude, de détournement de fonds et d'erreur humaine. De plus, il s'agit d'une alternative rentable au traitement et à la gestion manuels des factures.
L'appariement à trois facteurs garantit simplement que votre entreprise paie uniquement pour les biens et services reçus.
Voici tout ce que vous devez savoir sur la transition vers la correspondance de facturation à 3 voies et les comptes créditeurs à 3 voies, et comment cela peut profiter à votre casino ou à votre entreprise de jeux.
Qu'est-ce que AP 3-Way Invoice Matching ?
L'objectif de la correspondance à 3 facteurs est de s'assurer que la facture, le bon de commande et le rapport de réception contiennent tous des détails cohérents sur les articles. Ce processus d'approbation vérifie que les produits et la quantité commandés correspondent aux produits livrés au service de réception.
Essentiellement, la méthode de correspondance à 3 facteurs confirme que ce que votre entreprise a commandé est ce qui a été livré et payé.
Manuellement, cela impliquerait de croiser physiquement les factures avec les bons de commande et récépissés de livraison ; cependant, la correspondance à 3 voies permet une correspondance automatisée, qui identifie rapidement et facilement les factures et les commandes fausses ou en double, et compare les reçus corrects en fonction de normes personnalisées en fonction de votre casino ou de votre entreprise de jeux.
Qu'est-ce que votre casino ou votre entreprise de jeu peut bénéficier de la correspondance à 3 voies ?
S'il y a une chose que COVID a appris aux entreprises, c'est que nous ne pouvons jamais être trop sûrs de nos processus de vérification des paiements. De retour en 2020, le puissant Amazone fatidiquement rempli plus de $19 millions de fausses factures aux fraudeurs. En 2021, Google et Facebook ont également été victimes d'une fraude à la facturation, versant collectivement près de $123 millions à un seul escroc en Lituanie.
La façon dont on a réussi à réussir une imposture de cette taille et de ce statut est troublante, mais cela montre simplement qu'aucune entreprise, quelle qu'en soit la taille, n'est à l'abri.
C'est pourquoi les entreprises, en particulier celles de l'industrie des casinos et des jeux, adoptent des processus de rapprochement des factures à trois voies dans leurs services de comptabilité fournisseurs.
La correspondance à trois voies sert de forme de défense contre les fraudeurs qui infiltrent les actifs de votre entreprise. Les références croisées des factures, des bons de commande et des rapports de réception garantissent que chaque aspect est légitime et que votre entreprise peut maintenir la confiance dans chaque paiement.
De plus, cela permet à votre entreprise d'économiser de l'argent qui serait autrement gaspillé par de faux fournisseurs. En automatisant la correspondance à 3 facteurs, votre service AP peut détecter tout écart avant d'effectuer les paiements. Sans cela, votre entreprise pourrait risquer de surpayer ou de sous-payer des fournisseurs, ou de payer entièrement le mauvais fournisseur.
L'adoption de cette méthode influence également directement la stabilité de vos relations avec vos fournisseurs. Un partenariat de confiance se forme lorsqu'un fournisseur envoie systématiquement des factures sans erreur, ce qui permet à votre entreprise d'effectuer immédiatement et avec précision les paiements.
De plus, la correspondance à 3 facteurs constitue une excellente ressource pour les audits internes et externes. Avoir des données meilleures et plus précises à portée de main permettra à votre entreprise de préparer ses finances pour les auditeurs qui recherchent des incohérences parmi les factures, les bons de commande ou les rapports de réception.
Pourquoi automatiser le 3-Way Matching ?
De nombreuses entreprises choisissent d'effectuer manuellement un traitement de correspondance à trois facteurs pour éviter des coûts élevés et détecter les incohérences de première main. Cependant, à long terme, cela peut être beaucoup plus coûteux.
Presque 75% des organisations n'ont pas de système d'achat entièrement automatisé ; en essayant d'éviter de trop payer, ils se retrouvent avec des coûts de traitement plus élevés.
De plus, la conviction que le fait d'avoir un processus manuel pour détecter les activités illégales n'est aussi efficace que la capacité de l'individu à le faire ; les risques d'erreur humaine entravant cette capacité sont plus probables.
Et ces informations ne sont pas seulement basées sur notre opinion, ce sont des données prouvables.
Selon tendances et statistiques de l'industrie, le coût moyen de la facturation papier se situe entre $12 et $40 chacun. Les erreurs telles que les doublons ou les paiements incorrects peuvent coûter jusqu'à $54 pour être rectifiées. La facturation AP papier peut entraîner un coût de stockage supplémentaire de $4, et puisque près de 40% des entreprises stockent des enregistrements pendant plus d'une décennie, ce coût s'additionne rapidement.
Comparons maintenant ces coûts avec les économies résultant de l'automatisation des processus de correspondance à trois facteurs.
Les entreprises disposant de processus entièrement automatisés de comptes fournisseurs à 3 voies ont réalisé des économies de points d'achat allant jusqu'à 90%. Les coûts AR (comptes débiteurs) ont quant à eux été réduits de moitié. Les risques d'erreurs ont été réduits par 37%. En moyenne, l'automatisation a réduit les dépenses de traitement des factures de près de 30%. Et les grandes entreprises qui produisaient plus de 10 000 factures par mois ont économisé environ $300 000 en automatisant le rapprochement des factures à 3 facteurs.
Les faits parlent d'eux mêmes; automatiser partiellement votre triple correspondance n'est pas suffisant. Pour voir une véritable amélioration opérationnelle, une réduction des erreurs ou des économies significatives, l'automatisation complète de votre facturation à 3 voies et de la correspondance AP est la voie à suivre pour votre casino ou votre entreprise de jeux.
Protégez vos actifs et rationalisez les opérations commerciales
Dans l'industrie des casinos et des jeux, chaque seconde compte, et le temps est littéralement de l'argent. Des situations telles que des factures frauduleuses ou un rapprochement incorrect des factures peuvent faire reculer votre entreprise.
Lorsqu'elles sont effectuées correctement, les méthodes de rapprochement des factures à 3 facteurs et des comptes fournisseurs à 3 facteurs peuvent constituer un système infaillible. Malheureusement, trop d'entreprises le font manuellement, ce qui ne fait que perdre du temps et de l'argent, peut-être plus qu'elles ne le pensent.
Choisir d'automatiser ces processus peut faire économiser tellement de temps, d'argent et de tracas à votre entreprise qu'il n'y a aucune bonne raison de ne pas le faire ; non seulement les experts ont prouvé qu'il s'agissait de l'option la plus efficace, mais des milliers d'organisations mondiales de l'industrie des casinos et des jeux ont remarqué une amélioration de l'efficacité, une réduction des dépenses d'exploitation et une rationalisation des opérations commerciales.