Cualquier negocio exitoso necesita vigilar de cerca su flujo de efectivo y desembolsos, el pago en efectivo, para mantenerse a flote. Y con una recesión post-COVID y las altas tasas de inflación, todos están haciendo todo lo posible para minimizar los gastos y maximizar las ganancias (o al menos, minimizar las pérdidas).
Las empresas son cambiando la forma en que operan, desde la adopción de nuevas tecnologías hasta la reorganización completa de los modelos comerciales existentes. El capital necesita ser protegido. Hay que cubrir los huecos. Hay que endurecer los procesos.
Ya sea que les guste admitirlo o no, muchas empresas se ven obligadas a contar sus monedas de cinco y diez centavos como nunca antes. Tal vez haya notado que la máquina de café no ha sido reemplazada o que los reembolsos del seguro médico se han reducido. Tal vez sea usted quien se vea obligado a tomar estas decisiones para ahorrar dinero para la empresa. Con toda esta preocupación por el dinero, hay un área en la que se puede enfocar y mejorar para ayudar a que su negocio prospere en un entorno hostil: el proceso de cuentas por pagar.
Cuentas por pagar: el proceso
Cuentas por pagar (AP) es el dinero adeudado por una empresa a sus vendedores, proveedores y acreedores. Se trata de deudas a corto plazo que suelen resolverse en un único ciclo de pago. AP también puede referirse al departamento o empleados responsables de resolver estas deudas a corto plazo.
El proceso de cuentas por pagar consta de varios pasos, cada uno de los cuales es vital para el ciclo de vida de una empresa. Primero, hay una solicitud de bienes. Digamos que estás trabajando para una cadena hotelera. El primer paso del proceso podría ser que el departamento de limpieza solicite un nuevo lote de toallas para reemplazar los artículos desgastados o dañados.
Cuando esto se aprueba, se inicia el siguiente paso, la compra. El departamento de compras solicitará cotizaciones de varios proveedores de ropa de cama y determinará la mejor calidad al mejor precio. Después de seleccionar un proveedor, se elabora una orden de compra (PO).
A continuación, para continuar con nuestro ejemplo, el hotel recibiría las toallas y la factura del proveedor. Los bienes recibidos luego se contabilizan con la creación de un informe de recepción.
Después de eso, las cuentas por pagar se registrarán como un "pasivo". Esto se suma al dinero que aún debe su empresa. El empleado que registra las cuentas por pagar utilizará la orden de compra y el informe de recepción para hacerlo.
Finalmente, su empresa realizará el pago al proveedor de ropa blanca y liquidará las cuentas por pagar. El pago se puede realizar de muchas formas, pero la mejor manera es pagar de manera instantánea y electrónica a través de una herramienta confiable como BirchStreet Pay lo que le ahorrará dinero y tiempo valiosos al proporcionarle un reembolso en efectivo. BirchStreet Pay es la forma más inteligente de pagar.
Cuentas por pagar: los problemas
Ahora que sabe a lo que se enfrenta, las formas en que el proceso de AP podría estar involucrado en problemas con las finanzas de la empresa son relativamente obvias. Un mantenimiento de registros deficiente podría dar lugar a pagos perdidos o atrasados a los proveedores. Esto podría dañar su reputación con el proveedor e incluso puede generar problemas para obtener los productos necesarios para mantener su negocio en funcionamiento.
El uso de cheques en papel para pagar a sus proveedores puede generar fácilmente demoras, gastos adicionales y exponer su empresa al fraude.
Estos problemas tienen soluciones relativamente simples: use software para realizar un seguimiento de sus cuentas por pagar y use pagos ACH o tarjetas virtuales para pagar a los vendedores. Pero el problema que abordaremos hoy es algo que requiere algunos pasos más: evitar la duplicación de pagos.
Los duplicados duelen: ¿necesitamos decirlo dos veces?
En todos los cuidadosos recortes de costos y ahorros que se están volviendo cada vez más comunes en el difícil mercado actual, los duplicados son doblemente dolorosos. Aquí, nos referimos a pagos duplicados a proveedores en el proceso de AP.
¿De qué sirve no reemplazar una cafetera $65 rota cuando se le paga a las empresas cientos o miles de dólares por sus productos o servicios? dos veces? Todo lo que obtiene es empleados cansados, malhumorados y cero dólares netos ahorrados.
Esto puede sonar tonto para usted. ¿Por qué mi empresa pagaría dos veces a un proveedor? Seguro que nos daríamos cuenta de eso antes de que sucediera. sucede Y a menudo. Para las empresas de mejor desempeño, los duplicados (u otras formas de pagos erróneos) compensan 0.8% de desembolsos. Eso puede parecer un pequeño porcentaje, pero cuando se habla de cientos de miles de dólares en desembolsos, ese $65 perdido por una nueva cafetera no es ni una gota en el océano.
Toda empresa necesita un plan de juego para eliminar los pagos duplicados. Aquí discutiremos 6 pasos para evitar pagos duplicados y ahorrarle a su empresa miles o dólares ganados con tanto esfuerzo.
Consejo #1: Consolide su VMF
Su archivo maestro de proveedores (VMF) es donde realiza un seguimiento de todos los proveedores con los que su empresa hace negocios. Aunque teóricamente todas las empresas deberían tener un VMF, eso no significa que sea bonito.
Muchas empresas agregarán proveedores al archivo a medida que avanzan, pensando que están al tanto de todo, cuando en realidad solo están agregando más basura informativa a un archivo de gran tamaño al estilo Frankenstein.
Si su VMF no ha tenido ningún "mantenimiento" en el último año más o menos (y sabemos que a menudo es mucho más tiempo que eso), ahora es el momento. Asegúrese de que cada proveedor con el que hace negocios se contabilice, pero solo se contabilice exactamente una vez.
Busque duplicados de los mismos proveedores, como "Terrific Towels Inc". y “Toallas fabulosas”. Algún empleado bien intencionado puede ver que no hemos realizado el pago al proveedor de toallas este mes y enviar otro pago, cuando en realidad ya se ha pagado pero contabilizado bajo otro nombre. Y así, has pagado $1,500 dos veces.
Sugerencia #2: estandarice las entradas de VMF
La eliminación de proveedores duplicados no es el final de su mantenimiento VMF. A menudo, el VMF (a menudo una hoja de cálculo) no se completa de manera estandarizada. Esto puede generar mucha confusión y ¿necesitamos decirlo? pagos duplicados.
Determine si utilizará "el" antes de los nombres de los proveedores. Determine si utilizará Y, X o marcas de verificación para indicar que algo se ha completado. Decidir cuando en el proceso algo cuenta como “completo” y que aquellos que completan el VMF cumplen con esos estándares de tiempo.
Consejo #3: asegúrese de tener un formulario W-9 de cada proveedor
Es imperativo que tenga un W-9 de cada proveedor con el que hace negocios. Considere hacer de esto una parte de su formulario VMF para asegurarse de que no se pase por alto.
Los formularios W-9 requieren el nombre de la empresa y la persona con la que está tratando, su relación con la empresa, su dirección, el número de identificación del contribuyente (TIN), que es un número de seguro social o un número de identificación de empleado, y una firma. De esta manera sabrá con quién está tratando y tendrá su información cuando la necesite.
Cada W-9 debe estar en el VMF solo una vez. Si una entrada carece de un enlace a un VMF, puede ser una pista de que la entrada es un duplicado.
Consejo #4: recopilar y verificar información fiscal
Una vez que tenga los formularios W-9, verifique los números de identificación del contribuyente con la herramienta de comparación de TIN en el sitio web del IRS. De esta forma no cometerá errores al realizar pagos o en el trato con la empresa en general. Además, ya tendrá toda la información (correcta) que necesitará cuando llegue el momento de presentar la declaración de impuestos de su empresa.
Considere tener otra sección de su VMF para indicar que el TIN se ha comparado con el sitio web del IRS. Esto también puede ayudar a reducir los duplicados en sus archivos.
Consejo #5: Deberes separados para reducir los errores y el fraude
No confíe en un solo empleado para que se ocupe de todo el proceso de cuentas por pagar. Los errores son humanos. Los pagos pueden pasarse por alto fácilmente, duplicarse o, aunque odiamos admitirlo, utilizarse en actividades fraudulentas. Cada paso del proceso de AP debe tener al menos dos personas trabajando en él. Ninguna persona debe establecer una relación de proveedor y ninguna persona debe estar a cargo del VMF.
Este "sistema de compañeros" o "equipo" ayudará a reducir los errores y la confusión siempre que el proceso esté estandarizado, como se mencionó anteriormente. Además, dos pares de ojos en cada paso contribuyen en gran medida a reducir la tentación de un empleado deshonesto de intentar estafar a su empresa sin dinero.
Consejo #6: manténgase alerta
No considere estos pasos únicos, como las instrucciones para coser un par de pantalones. No puede consolidar su VMF, estandarizar sus entradas y separar tareas una vez como compraría un patrón, cortaría y cosería su ropa y luego terminaría para siempre.
Su VMF deberá ser revisado, reconsolidado y verificado para la estandarización al menos una vez al año. Su empresa deberá asegurarse de que las funciones se mantengan separadas y de que ningún empleado haya caído en la "especialización" en un paso importante del proceso de AP y haya dejado de lado a otros pares de ojos.
Con estos 6 consejos, su empresa podrá reducir los pagos duplicados y ahorrar dinero en un momento en que el dinero suele ser difícil de conseguir.