Existe mucha información que promociona los beneficios de un sistema de inventario en particular. Pero la verdad es que la mayoría de los sistemas de inventario realizan funciones similares. Si le pregunta a un proveedor de software en particular acerca de los beneficios de su sistema, probablemente todos le dirán lo mismo. Algunos, de maneras más convincentes que otros.
Tomemos el camino menos transitado y exploremos brevemente varios temas, como si mantener un inventario es adecuado para usted, los pros y los contras de mantener un inventario, los riesgos asociados y las consideraciones importantes.
¿Implementar la gestión de inventario es adecuado para usted?
Entonces, estás contando el tocino, la lechuga y los tomates y necesitas realizar un seguimiento de cuántos quieres reordenar. ¿Necesita un sistema de gestión de inventario? No necesariamente. ¡Aquí hay un argumento tremendamente controvertido! Dependiendo de su negocio, es muy posible que solo necesite una buena hoja de cálculo tradicional. ¡Sí, es cierto! El hecho de que tenga existencias en sus estantes no significa que necesite un sistema de inventario. De hecho, podría ser una mala idea.
Los pros y los contras de la gestión de inventario
Si eres una pequeña empresa sin necesidad de mover grandes volúmenes de mercancías ni personal para gestionarlas, simplemente no necesitas nada más que una simple herramienta. De hecho, implementar uno puede costarle más que tener uno. Incluso algunas empresas medianas y grandes pueden no necesitar software pesado ni la responsabilidad.
La implementación de la gestión de inventario crea una responsabilidad. Si gastas dinero en abastecerte y no puedes consumir los productos, tienes un problema. Invertir en los recursos necesarios para gestionar e informar financieramente sobre el inventario genera costos organizacionales. Piense en los costos de personas, procesos, espacio de almacenamiento físico y huella de carbono.
En muchos casos, vale la pena el costo de implementar la gestión de inventario. Las operaciones distribuidas en un área grande o en áreas de entrega difíciles se benefician de la gestión de inventario, así como las organizaciones con un volumen generoso de ventas de bebidas de alto valor en dólares. También se benefician las ubicaciones que atienden la demanda, las transferencias y el consumo frecuentes de bienes entre múltiples puntos de venta y cocinas de producción.
Evitación de riesgo
La decisión de implementar un sistema de gestión de inventario tiene que ver con mitigar el riesgo. Las organizaciones pequeñas sin recursos para gestionar el inventario de forma eficaz pueden generar riesgos y responsabilidades al implementar un sistema que no pueden mantener ni respaldar. En estos casos, la mejor estrategia para evitar riesgos es probablemente una hoja de cálculo simplificada para realizar un seguimiento de los recuentos.
Para las empresas que mueven mayores volúmenes, tiene sentido un sistema de inventario confiable para evitar el riesgo de no tener controles de inventario implementados. Los alimentos han sido uno de los principales sectores afectados por la inflación, y informes recientes revelan 8.8 por ciento aumentos de precios año tras año de 2021 a 2022.
Los problemas de la cadena de suministro, el aumento de los gastos laborales, las interrupciones en las cosechas y otros factores aumentan los costos. Comprar lo que necesita ahora, antes de que aumenten los precios, reduce aún más el riesgo y garantiza que tendrá suficientes productos disponibles a tiempo para satisfacer las tendencias históricas de la demanda.
Las organizaciones más grandes pueden reducir aún más el riesgo gestionando adecuadamente el consumo de bienes a través de las ventas y el cumplimiento de solicitudes. Un buen sistema puede ayudar a garantizar la producción de recetas y el tamaño de las porciones correctos. Esto optimiza sus ingresos y reduce sus costos organizacionales. Finalmente, la merma debida a derrames excesivos, deterioro y robo son los riesgos de inventario más perjudiciales que una organización debe esforzarse por evitar, y estos últimos potencialmente crean ramificaciones legales.
Elegir el sistema de inventario adecuado
En última instancia, el sistema de inventario que elija variará según el tamaño y la complejidad de su organización y se correlacionará directamente con sus necesidades de prevención de riesgos. ¿Su organización es pequeña, ágil y ágil? Quizás solo necesites una hoja de cálculo liviana. ¿Su organización es más grande, tiene más recursos y necesita implementar controles? Es posible que solo necesite una aplicación que pueda brindarle controles pero sin requerir mucho tiempo de instalación, administración o capacidad de configuración.
En el otro extremo del espectro de prevención de riesgos, ¿su organización es bastante grande y compleja y requiere la mayor capacidad y flexibilidad que ofrece un sistema de control de inventario? ¿O su empresa es del tamaño de una empresa o es una entidad extremadamente compleja que requiere control de inventario y gestión logística, vinculados a sistemas logísticos de terceros (3PL)? Si es usted, la buena noticia es que tiene excelentes opciones en el mercado que pueden ayudarlo a afrontar sus complejas necesidades.
Considere mejorar la madurez de su empresa desde la adquisición hasta el pago con BirchStreet Systems solución de gestión de facturas. Si bien la gestión de inventario en la industria hotelera está plagada de posibles riesgos e ineficiencias, este no tiene por qué ser el caso cuando se cuenta con un socio sólido en gestión de inventario a su lado.
Al interactuar con sus sistemas de punto de venta (POS), puede obtener acceso a valiosos informes de inventario e incluso reabastecer automáticamente artículos o recibir alertas de artículos con bajos niveles de inventario. El escaneo manual, el seguimiento perpetuo del inventario en ubicaciones ilimitadas y los múltiples métodos de cálculo de costos garantizan que esta solución pueda adaptarse a las necesidades de su negocio.
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