A pesar de los muchos desafíos que enfrenta la industria hotelera, docenas de estadísticas de crecimiento indican que se prevé que la industria sea más fuerte que nunca. De acuerdo a Red de hospitalidad, se estima que la tasa de crecimiento anual de la industria mundial de hoteles y resorts crecerá en 8.1%, alcanzando $1.27 billones para 2031.
Pero, ¿cómo puede ocurrir tanto crecimiento después de que se produjo una incertidumbre económica tan grande en los últimos años?
La respuesta está en la automatización.
Como parte de sus esfuerzos de reconstrucción posteriores a la pandemia, los hoteleros buscan aprovechar la automatización en todas las operaciones, con un enfoque principal centrado en las operaciones administrativas.
A través del software de automatización especializado, las empresas de administración de hoteles y resorts pueden impulsar sus procesos de cuentas por pagar (AP) al eliminar tareas meticulosas y costosas basadas en papel, ahorrando tiempo a sus equipos y permitiéndoles concentrarse en áreas más centrales de la organización, como la administración de propiedades. , rendimiento financiero u oportunidades de desarrollo de los empleados.
A medida que las tecnologías de automatización se vuelven más avanzadas, los hoteles y resorts de todos los tamaños pueden aspirar a un mayor nivel de servicio al cliente mediante el aumento de la eficiencia en todos sus departamentos de cuentas por pagar.
La automatización del back-office aumenta la eficiencia en todos los flujos de trabajo
El antiguo sistema de procesamiento manual de facturas y pago en mano de un gran número de facturas de proveedores se ha vuelto arcaico. Para los departamentos de AP, se acabaron los días de archivar estos documentos de una manera que requería mucho tiempo, trabajo intensivo y, a menudo, era propensa a errores.
La automatización de los flujos de trabajo con el software de automatización de AP simplifica estas meticulosas tareas de procesamiento de facturas, reduce los costos y elimina posibilidades de error humano.
La automatización de AP para la industria hotelera elimina el caos de los escritorios abarrotados, las facturas perdidas, las pilas de papel y los archivadores desbordados y utiliza tecnología especializada para digitalizar todo el proceso, incluidas las funciones de rutina como el procesamiento de facturas, la conciliación, la aprobación, el pago y la conciliación.
Ya no es necesario ingresar datos manualmente o transferir documentos físicos que involucren detalles de pago. Con toda la información requerida almacenada en una ubicación digital, su departamento de AP puede realizar un seguimiento de todo el proceso de cumplimiento de facturas de forma remota, al mismo tiempo que obtiene una mejor visibilidad y recopila información útil sobre todo el proceso desde la compra hasta el pago.
La automatización de AP significa menores posibilidades de fraude
La entrada manual de datos y el procesamiento de pagos presentan un alto riesgo de esquemas de facturación y cheques fraudulentos. De hecho, la mayoría de las organizaciones perder 5% de sus ingresos al fraude de facturación cada año, con una pérdida media de $125,000. Además, el fraude normalmente pasa desapercibido hasta por 14 meses, momento en el que las pérdidas mensuales alcanzan $8,300.
Particularmente para la industria de la hospitalidad, esa no es una estadística pequeña. Se puede perder una parte considerable de sus ingresos debido a un esquema fraudulento, pero el proceso de rectificación, que lleva mucho tiempo, puede representar miles de dólares más desperdiciados.
Afortunadamente, la automatización de sus procesos de AP reduce el riesgo de fraude de su hotel.
Con un software de automatización de AP bien implementado, las empresas pueden detectar el fraude en sus primeros signos, evitar pagos falsos al validar la información del proveedor y recibir alertas sobre solicitudes de pago inusuales o sospechosas.
Procesos de facturación más rápidos a través de la coincidencia automática de 3 vías
En la industria de la hospitalidad, el tiempo es esencial. Las empresas de gestión hotelera no pueden permitirse el lujo de pasar por un procesamiento de facturas lento y constante. Especialmente cuando las transacciones financieras críticas están en riesgo, es fundamental realizar un seguimiento y estar al tanto del proceso de cuentas por pagar.
Desde ingresar manualmente la información de la factura hasta enviar por correo electrónico copias en PDF de las facturas a los jefes de departamento para su revisión y aprobación y enviar cheques en papel, todo el proceso de facturación manual en los hoteles se realiza con la misma reticencia que la melaza fría.
Y si su procesamiento manual de facturas es lento, las relaciones con los proveedores de su hotel también podrían verse comprometidas.
La solución se encuentra dentro de la automatización de AP, o más específicamente, la coincidencia automática de AP de 3 vías.
Esta solución ofrece soluciones automatizadas de extremo a extremo capacidades de procesamiento de facturas para agilizar las operaciones y mejorar la visibilidad de los gastos. Desde la conversión de facturas a un formato electrónico para eliminar la entrada de datos, hasta la comparación automática de recibos según estándares personalizados, su hotel puede experimentar velocidades de procesamiento significativamente más rápidas.
Aproveche el poder de la automatización de puntos de acceso con BirchStreet
Cuando se hace manualmente, los costos del procesamiento de cuentas por pagar comienzan a acumularse rápidamente. Con la ayuda del software de automatización AP, usted es testigo de primera mano de los beneficios de una mayor eficiencia del flujo de trabajo, menor riesgo, mayor seguridad y un procesamiento más rápido.
Único de BirchStreet Solución de automatización de puntos de acceso cubre todas estas bases. A través de la comparación personalizada de pedidos de compra, facturas y recibos de recepción y herramientas especializadas de gestión de facturas para eliminar los requisitos de entrada de datos, su departamento de AP puede optimizar las operaciones y mejorar la visibilidad de los gastos en todas las ubicaciones.