"Las mejores empresas de su clase se centran en los procesos centrales y aprovechan las soluciones de ePayables a un ritmo muy alto, lo que da como resultado costos de procesamiento de facturas que son 80% más bajos", afirma el informe AP Metrics 2021 de Ardent Partners.
En nuestro blog anterior, discutimos cómo la tecnología de eProcurement es el componente esencial de la gestión eficaz de la cadena de suministro. Hoy nos centraremos en el siguiente paso del proceso P2P, el procesamiento de facturas.
Procesamiento de factura
Las encuestas de la industria muestran que los líderes de finanzas y operaciones saben que se pueden obtener eficiencias significativas con la digitalización de facturas. Para ilustrar los ahorros de costos finales relacionados con la automatización del procesamiento de facturas, usemos como ejemplo un hotel de servicio completo de 250 habitaciones que administra 6500 facturas entrantes por año.
Suponiendo un costo promedio conservador de $12.50 por factura, el costo total para procesar facturas para nuestro hotel de ejemplo es $81,250 por año. Si esta propiedad es parte de una empresa de administración con 20 hoteles de tamaño similar, los costos resultantes ascienden a $1,625,000. Al adoptar las mejores herramientas de su clase y alinearse con las mejores prácticas de procesamiento de facturas, ese número se puede reducir en 80% o más. Usando nuestro ejemplo anterior, eso significa $68.250 de ahorro por propiedad y $1.365.000 en toda la cartera de la sociedad gestora.
¿Cómo es esto posible? Al digitalizar todo el proceso P2P, muchas tareas intensivas en mano de obra y tiempo se automatizan, y una mejor visibilidad y control también eliminan las fugas por el pago excesivo de facturas. El mejor software P2P de su clase, junto con un sólido liderazgo corporativo, puede impulsar las tasas de procesamiento directo de facturas a 80%+. Eso significa que cuatro de cada cinco facturas no requieren ninguna intervención manual por parte de un miembro del personal porque la orden de compra, la factura y el registro de recepción coincidieron dentro de las tolerancias preestablecidas en la cantidad, el precio y otros detalles a nivel de encabezado. Recientemente, Northwood Hospitality, cuya cartera incluye 10 hoteles y resorts de servicio completo, ahorró más de 2000 horas de back office al digitalizar su proceso P2P.
Además, mediante el empleo de un solución de gestión de facturas que hace el trabajo de digitalizar las facturas por usted, ya no es necesario que los recursos corporativos o de propiedad ingresen manualmente la información y manejen grandes cantidades de papel. En este entorno digitalizado y automatizado, el personal solo necesita revisar las excepciones. Con herramientas como un informe automatizado de excepciones de facturas, los equipos de AP pueden identificar rápidamente por qué los documentos no coinciden, ya sea por una discrepancia de precios, artículos recibidos en exceso o por defecto o sustituciones. Con todas estas herramientas implementadas, el tiempo dedicado al procesamiento de facturas se puede reducir de días a horas, y los costos de procesamiento de facturas se pueden reducir de manera conservadora a $2/factura. En última instancia, la automatización en el back-office reduce los costos, permite que los equipos hagan más con menos y permite que los recursos se centren en la experiencia del huésped en lugar del papeleo innecesario del procesamiento de AP.
Visión: Un hotel promedio de 250 habitaciones puede lograr un ahorro de costos netos de $68,250 al adoptar los mejores procesos y tecnología de automatización de facturas.