Highgate Hotels se erige como una importante empresa de gestión hotelera e inversión inmobiliaria, con una cartera impresionante con más de $20 mil millones en activos bajo gestión.
Los desafios
Como muchas organizaciones del sector hotelero, los desafíos de Highgate Hotel se centraban en un proceso de pago fragmentado, laborioso e ineficiente.
La pandemia empeoró estos problemas al provocar interrupciones en la cadena de suministro y falta de trabajadores. Highgate vio la oportunidad de acelerar su transición a procesos digitales y utilizar la automatización para gestionar mejor sus gastos y compras. Este cambio de estrategia también tenía como objetivo darles una ventaja en la competencia por sus diversas propiedades.
Lista de deseos
• Digitalizar el proceso de adquisiciones para aumentar la visibilidad y mejorar el control de gastos.
• Mejorar la eficiencia y alejarse de los esfuerzos manuales
• Hacer que los proveedores acepten tarjetas virtuales, disminuyendo la dependencia de los cheques y maximizando el reembolso en efectivo.
• Proteger contra costosos fraudes en adquisiciones y garantizar el cumplimiento
• Transformar las cuentas por pagar de un costo a un generador de ingresos.
• Mitigar las interrupciones derivadas de la rotación de personal o eventos imprevistos
• Agilizar las integraciones con otros sistemas para mejorar la cohesión operativa
La solución
Para agilizar las complicadas tareas de una gran cartera de propiedades, Highgate necesitaba la solución adecuada. Después de una cuidadosa consideración, eligieron BirchStreet Pay como la mejor manera de avanzar en la automatización del proceso de adquisición hasta pago (P2P).
Con un costo promedio en la industria de $5 a $8 por cheque, los equipos de cuentas por pagar y de compras son centros de costos, lo que aleja a las personas de las actividades de valor agregado. El proceso P2P automatizado de BirchStreet combina cuentas por pagar y compras en un proceso único, eficiente y totalmente transparente, sin cambiar los métodos existentes ni las conciliaciones bancarias.
La interfaz fácil de usar y el rápido cronograma de implementación permiten que las nuevas propiedades asociadas de Highgate adopten fácilmente la plataforma y aumenten su eficiencia. A diferencia de sus competidores, BirchStreet no cobra a los proveedores por unirse a la red, lo que crea más oportunidades para que los compradores ahorren dinero y reciban reembolsos.
Resultados
El compromiso de Highgate de adoptar las mejores herramientas en su cartera llevó a la selección de BirchStreet Pay, lo que resultó en ganancias sustanciales de eficiencia, mejoras de procesos y la creación de un nuevo flujo de ingresos a través de reembolsos a proveedores.
Todo el ciclo de vida, desde las adquisiciones hasta las órdenes de compra, las facturas, los pagos, los controles y los informes, ahora se optimiza perfectamente dentro de una solución unificada. Más de 80% de facturas son sin contacto, lo que reduce drásticamente el riesgo de errores en el ingreso de datos, pagos excesivos, pagos insuficientes, cálculos inexactos de impuestos/fletes y facturas perdidas o extraviadas.
Más allá de reducir los costos de mano de obra y optimizar los gastos, Highgate ha logrado notables ahorros de costos al elegir estratégicamente proveedores para los productos adecuados y aprovechar los descuentos y reembolsos facilitados por Hilton Supply Management. El enfoque holístico de BirchStreet ha establecido una base de colaboración y una estructura optimizada, agregando valor a través de tarjetas virtuales, recompensas de devolución de efectivo y costos de transacción reducidos. Los reembolsos a menudo resultan tan sustanciales que cubren, o incluso superan, el costo de toda la suite BirchStreet de principio a fin.