Fundada en 2010, Northwood Hospitality supervisa y opera una creciente cartera de activos hoteleros de primer nivel, que van desde hoteles de servicio selecto hasta hoteles de estilo de vida independientes, todos adquiridos por Northwood Investors.
Los desafios
Antes de adoptar BirchStreet Pay, el equipo de Northwood Hospitality dependía en gran medida de cheques en papel para el 95% de sus pagos. El proceso a menudo involucraba a personal capacitado en cuentas por pagar que se encargaba manualmente de tareas como la impresión de cheques y el sellado de sobres.
Ante estos desafíos comunes, querían optimizar todo el flujo de trabajo de adquisiciones, minimizar los errores manuales y establecer una comunicación eficiente entre los diferentes departamentos y proveedores.
Lista de deseos
- Mejore la eficiencia general y libere al personal de tareas manuales que requieren mucha mano de obra.
- Haga la transición de los proveedores para que acepten tarjetas virtuales, lo que reducirá la dependencia de los costosos cheques en papel.
- Protección contra fraude o pagos excesivos
- Transforme las cuentas por pagar de un centro de costos a un generador de ingresos, aprovechando los reembolsos y reembolsos en efectivo.
- Aumente la visibilidad y el cumplimiento, y mejore el control de gastos
La solución
Decidido a obtener un mayor control sobre sus gastos de adquisiciones, el equipo de Northwood reconoció que la automatización del proceso de compras podría permitir a los hoteles hacer cumplir los límites de gastos, realizar un seguimiento de los gastos en tiempo real y aprovechar los análisis de gastos para oportunidades de ahorro de costos.
En la búsqueda de la solución ideal para su amplia cartera de propiedades, llevaron a cabo una evaluación exhaustiva y BirchStreet Pay surgió como la opción preferida para la automatización de adquisición a pago (P2P).
La solución BirchStreet Pay no solo ayuda a Northwood Hospitality a reducir los costos relacionados con la entrada manual de datos, facturas en papel, cheques y errores de pago, sino que también fomenta mejores términos con vendedores y proveedores, optimiza el flujo de caja e identifica posibles oportunidades de ahorro.
Esta solución Pay se integra perfectamente con los sistemas existentes de la empresa, lo que garantiza un flujo de datos fluido y visibilidad en tiempo real. Cumple con las normas de privacidad de datos y ofrece procesamiento de pagos seguro para mitigar el riesgo de fraude y violaciones de datos. Además, la solución mantiene registros de auditoría detallados, lo que facilita el cumplimiento de las regulaciones financieras internas y externas.
Resultados
Northwood ha optimizado con éxito su facturación, capturando y almacenando detalles de pago mientras genera archivos de pago eficientes para vendedores y proveedores. Ellos también:
- Pasó del cheque manual 95% a pagos digitales 60%
- Recibió más de $300K reembolso anual en efectivo de vCard
- Ahorró más de 2000 horas de back office
Con los pagos centralizados en una única plataforma, el personal del hotel puede crear rápidamente órdenes de compra, recibir productos y cotejar facturas digitalmente, lo que reduce drásticamente la necesidad de ingresar y conciliar datos manualmente. Este proceso simplificado permite al personal dedicar más tiempo a actividades de valor agregado, elevando la productividad general.
BirchStreet Pay va más allá al proporcionar sólidas capacidades de análisis e informes, lo que permite a nuestros clientes de Northwood obtener información sobre las tendencias de pago y optimizar sus operaciones financieras. La solución garantiza medidas de seguridad líderes en la industria para salvaguardar la información de pago confidencial y mejorar el cumplimiento. Estos diversos beneficios contribuyen colectivamente a una mejor gestión financiera, relaciones fortalecidas con los proveedores y operaciones optimizadas.