Wenn Sie Geschäfte machen, verwalten Sie Rechnungen. Die Rechnungsverwaltung ist entscheidend, um ein organisiertes Finanzbuch zu führen, dafür zu sorgen, dass Geld in Ihr Unternehmen fließt und auf die Steuersaison vorbereitet ist.
Mit nur wenigen Kunden ist die Rechnungsverwaltung relativ einfach, aber sobald Sie anfangen, Ihr Geschäft zu erweitern, kann es schnell kompliziert werden. Ohne geeignete Strategien können Rechnungen verloren gehen, falsch abgelegt oder zu spät bezahlt werden …
Selbst wenn Sie alles penibel per Hand erledigen, verlängern sich die Durchlaufzeiten, bis sie für Ihre Geschäftspartner unbefriedigend sind. Dies könnte sich auf den allgemeinen Ruf Ihres Unternehmens auswirken. BirchStreet-Systeme kennt die Gefahren der manuellen Rechnungsverwaltung und kann Abhilfe schaffen. Die Antwort: Automatisierung.
Was ist automatisierte Rechnungsverarbeitung?
Rechnungsinformationen und Zahlung sowie das Inkasso. Es ermöglicht Unternehmen eine bessere Kontrolle und da die Informationen in automatisierten Systemen in der Cloud gespeichert werden, verhindert es den Verlust wichtiger Dateien durch Naturkatastrophen wie Überschwemmungen oder Brände (oder sogar menschliches Versagen).
Die Automatisierung Ihres Rechnungsmanagements hilft Ihnen, die Bearbeitungszeit zu verkürzen, Fehler zu vermeiden, Ihr Ablagesystem zu organisieren und die Beziehungen zu Geschäftspartnern zu verbessern. Sie sparen Zeit und Arbeitskraft.
Zuerst sprechen wir über den Vorgang des Versendens von Rechnungen an Personen, die Sie bezahlen müssen.
1. Wie erstellen Sie Rechnungen?
Erstellen Sie Rechnungen jedes Mal von Hand oder haben Sie eine Vorlage? Wenn Sie noch keine Vorlage verwenden, ziehen Sie einen Wechsel in Betracht, da Vorlagen schneller und genauer sind und sicherstellen, dass Sie keine wichtigen Informationen verpassen.
Es gibt jede Menge Software, die Ihnen bei der Auswahl einer Vorlage helfen oder sogar Ihre eigene erstellen kann. Zu den Informationen, die Sie zum Ausfüllen dieser Vorlagen benötigen, gehören:
- Rechnungsnummer
- Tabelle für Kundeninformationen (Name, Adresse, Kontaktdaten usw.)
- Aufgeschlüsselter Beleg mit Mengenangaben
- Irgendwelche Bemerkungen
Geben Sie beim Erstellen einer Rechnung unbedingt die Genehmigungsbedingungen an, indem Sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen hinzufügen. Entwerfen Sie außerdem Schritt-für-Schritt-Anleitungen für alle weiteren Aktionen, die möglicherweise ausgeführt werden müssen.
2. Wie versenden Sie Ihre Rechnungen?
Nicht alle Rechnungsversandsysteme sind gleich. Wenn Sie gedruckte Rechnungen per Post versenden, gibt es viel Raum für Verbesserungen. Dies ist der langsamste Weg, dies zu tun. Es setzt Sie auch dem Verlustrisiko im Postsystem aus.
Schneller geht es per E-Mail. Auf diese Weise gibt es eine elektronische Spur der Rechnung, die einfach in einem elektronischen Ablagesystem gespeichert werden kann. Die Rechnung landet sofort im Posteingang des Empfängers. Stellen Sie sicher, dass Sie die Rechnung für zusätzliche Sicherheit in eine PDF-Datei konvertieren.
Eine noch bessere Möglichkeit, eine Rechnung zu versenden, ist eine Rechnungssoftware. Rechnungssoftware kann Ihnen dabei helfen, die Rechnung zu entwerfen, mit einem Branding zu versehen und innerhalb weniger Minuten zu versenden. Wenn ein Kunde eine Rechnung sieht, die über eine Rechnungssoftware gesendet wurde, sieht er gleichzeitig einen Link, wo er bezahlen kann. Dies ist schneller und bequemer für den Rechnungsempfänger und kann dazu führen, dass Sie schneller bezahlt werden.
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3. Wie sieht Ihre Kreditorenbuchhaltung aus?
Der Prozess der Kreditorenbuchhaltung (AP) besteht nicht nur darin, Rechnungen zu bezahlen. Es gibt viel, was in einen gründlichen und sicheren AP-Prozess einfließt, weil es ein Ort ist, der anfällig dafür ist, viel Geld zu verlieren.
Zum Beispiel, Google und Facebook verlor $23 Millionen bzw. $100 Millionen an einen Cyber-Betrüger, der ein gefälschtes Unternehmen gründete, über das er betrügerische Rechnungen an die Unternehmen schickte. Obwohl es schließlich wiederhergestellt wurde (eine Seltenheit in den meisten Rechnungsbetrugsfällen), verloren die Unternehmen viel Geld, indem sie die Rechnungen eines „Unternehmens“ bezahlten, ohne sie gründlich auf Legitimität zu prüfen.
Befolgen Sie einen gründlichen AP-Prozess, um Ihre Finanzen im Auge zu behalten und potenzielle Betrügereien zu vermeiden.
Gleichen Sie zuerst die Rechnung mit einer Bestellung (PO) ab. Nach Abschluss des Geschäfts wird dem Käufer eine Bestellung ausgestellt, in der angegeben ist, was bestellt wurde, wie viel, von wem, von wem und das Lieferdatum. Es hat auch eine eindeutige Bestellnummer, ohne die es nicht vollständig ist. Sie müssen alle Unregelmäßigkeiten wie fehlende Bestellungen oder nicht übereinstimmende Bestellnummern beheben, bevor Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren.
Nachdem die Bestellung gefunden und mit der Rechnung abgeglichen wurde, senden Sie sie zur Genehmigung an einen Manager oder leitenden Mitarbeiter. Hoffentlich haben sie eine gute Vorstellung davon, mit wem das Unternehmen regelmäßig Geschäfte macht, und können alles Verdächtige melden, das vorbeigerutscht sein könnte. Als nächstes aktualisieren Sie das ERP-System (Enterprise Resource Planning), um den Eingang und die bevorstehende Zahlung der Rechnung widerzuspiegeln.
Führen Sie abschließend und erst nach Abschluss der vorangegangenen Schritte die Zahlung aus.
4. Wie bezahlen Sie eigentlich Ihre Lieferanten?
Sie haben den AP-Prozess bis zum letzten Schritt abgeschlossen. Jetzt ist es an der Zeit, die Zahlung an Ihren Lieferanten zu veranlassen. Wie gehen Sie vor? Stellen Sie immer noch Schecks aus?
Wenn ja, sind Sie sich vielleicht nicht bewusst, wie viel Zeit, Geld und Sicherheit diese Form der Zahlung kostet. Schecks sind zeitaufwändiger als andere Zahlungsarten, auch wenn sie gedruckt statt handschriftlich geschrieben werden. Nicht nur das Schreiben und Füllen der Kuverts, sondern auch die Fahrten zur Post, um sie zu verschicken, und die Fahrten zur Bank, um sie zu besorgen, kosten Sie Zeit.
Außerdem sind Schecks teurer als alternative Zahlungsmethoden. Während Schecks etwa $1,22 pro Stück kosten, kostet die durchschnittliche ACH-Zahlung (Automated Clearing House) nur $0,29. Wenn Sie hohe Zahlungsvolumina tätigen, kann sich diese Kostenlücke im Laufe der Zeit wirklich auf Ihre Finanzen auswirken.
BirchStreet bezahlen ist eine Rechnungssoftware, die Ihnen helfen kann, Geld, zusätzliche Zeit und Risiken zu vermeiden, die mit dem Ausstellen von Schecks verbunden sind. Es wird Ihnen nicht nur das Leben erleichtern, sondern Sie können auch Geldprämien für etwas so Einfaches wie das Bezahlen Ihrer Lieferanten verdienen.
Es funktioniert, indem virtuelle Karten gegen Schecks ausgetauscht werden, und wenn diese Karten verwendet werden, können Sie Cashback-Prämien sammeln. BirchStreet Pay kann Ihnen helfen, schnell sichere und lohnende Zahlungen zu leisten.
5. Wie reichen Sie Ihre Rechnungen ein?
Ein organisiertes Ablagesystem ist für jedes operative Geschäft von entscheidender Bedeutung. Beginnen Sie damit, den Unterschied zwischen den verschiedenen Arten von Rechnungen zu kennen. Dazu gehören eine Angebotsrechnung, eine Zwischenrechnung, eine wiederkehrende Rechnung, eine überfällige Rechnung und eine Schlussrechnung.
Ziehen Sie vielleicht in Betracht, diese nach ihren jeweiligen Typen farblich zu codieren. Eine einfache Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, einige farbige Klebestreifen in einem Bürobedarfsgeschäft in Ihrer Nähe zu besorgen und Rechnungen zu markieren, wenn sie erstellt und empfangen werden.
Wenn Sie physische Akten aufbewahren, widmen Sie diesem Zweck einen Aktenschrank, eine Schublade oder einen Korb. Wie bereits erwähnt, könnten Sie dadurch jedoch anfällig für Überschwemmungen, Feuer oder menschliches Versagen werden. Der beste Weg, Ihre Rechnungen zu archivieren, besteht darin, sie mithilfe der automatisierten Rechnungsablage in die Cloud zu verschieben.
In der Vergangenheit mussten Unternehmen oft einen Vollzeit-Buchhalter einstellen, um Rechnungen zu erstellen, zu kategorisieren, zu bezahlen und zu archivieren. Das ist viel Arbeitskraft für eine ziemlich repetitive Aufgabe. Heutzutage gibt es Software, die dasselbe kann wie ein bezahlter Buchhalter. Diese Software kann alles tun, von der Erstellung von Rechnungsvorlagen über die korrekte Einreichung Ihrer Rechnungen bis hin zur pünktlichen Zahlung.
Rechnungssoftware kann Ihre Dokumente organisiert, intuitiv und gründlich archivieren, sodass Ihnen selbst eine Prüfung keinen Stress bereitet. Alles wird sicher gespeichert, organisiert und aus der Cloud abrufbar sein.
6. Digitalisieren Sie Ihre Rechnungen?
Um Rechnungssoftware zu verwenden, müssen Sie Ihre Rechnungen digitalisieren, damit sie in der Cloud gespeichert werden können. Wenn Sie einen Schrank voller Papierrechnungen haben, müssen Sie leider die anfängliche Aufgabe bewältigen, sie zu scannen und in die Cloud hochzuladen. Sobald Sie das getan haben, können Sie beginnen, ausschließlich mit digitalen Rechnungen zu handeln, was Ihnen das Leben letztendlich erheblich erleichtern wird.
Sobald Sie alle physischen Dokumente in die Cloud hochgeladen haben oder sogar noch bevor, können Sie damit beginnen, Ihre aktuellen Rechnungen von physisch auf digital umzustellen. Verwenden Sie E-Mail oder noch besser eine Rechnungssoftware wie BirchStreet Pay, um Rechnungen auszustellen und die an Sie ausgestellten zu bezahlen. Kein Scannen mehr, keine Papierschnitte mehr, nur problemloses Rechnungsmanagement über Cloud-Technologie.
Die Umstellung Ihres Unternehmens auf eine Online-Rechnungsstellungssoftware hat enorme und zahlreiche Vorteile.
Alles wird in der Cloud gespeichert. Das bedeutet, dass Sie sich keine Sorgen über den Verlust physischer oder digitaler Kopien bei einem Computerabsturz oder einem verlorenen USB-Stick machen müssen. Mit der Rechnungssoftware können Sie auch Dokumente anpassen, um Ihre Markenidentität zu fördern.
Darüber hinaus ermöglicht Ihnen die Rechnungssoftware den Handel in vielen Sprachen und Währungen, sodass internationale Geschäfte ein Kinderspiel sind. Die Rechnungssoftware bietet außerdem einen schnelleren Service, spart Tinten- und Papierkosten und bietet jederzeit und überall Zugriff.
Wenn Sie die Rechnungsverwaltung immer noch manuell durchführen, betrachten Sie dies als Ihren Kickstart, um für eine einfachere, sicherere und genauere Rechnungsstellung online zu gehen.