Die Budgetierung ist zwar manchmal schmerzhaft, aber einer der wichtigsten Aspekte des Finanzmanagements in der Unternehmenswelt. Mit einem Beschaffungsbudget kann Ihr Unternehmen eine Übersicht verwenden, die angibt, was Sie sich leisten können und was nicht, um eine genauere und effizientere Einkaufsstrategie zu entwickeln.
In den vergangenen Jahren war die Rolle der Beschaffung nicht mit dem Budgetierungsprozess verbunden. Jetzt, da sich die Geschäftswelt weiter verändert, werden Beschaffungsexperten immer mehr in die Budgetentwicklung eingebunden.
Aber der Einkauf konzentriert sich auf mehr als nur den Einkauf. Verschiedene Funktionen sind im Spiel, darunter Logistik, Marketing, IT, strategische Beschaffung sowie Versand- und Empfangsaufgaben. Ohne eine detaillierte Übersicht über die Beschaffungsbudgetierung werden diese Funktionen inkonsistent und Ihre Unternehmensfinanzen können einen schnellen Abschwung erleiden. Umso wichtiger ist es, sicherzustellen, dass Ihr Procure-to-Pay-Budget ausgeglichen ist.
Hier sind einige Schlüsselelemente, die Sie bei der Planung und Verwaltung Ihrer Beschaffungsbudgetierungsstrategie berücksichtigen sollten.
Bestimmen Sie die Waren und Dienstleistungen, die Sie benötigen
Bei jedem Beschaffungsprozess muss Ihr Unternehmen das kaufen, was für den Geschäftsbetrieb erforderlich ist. Um Ihre Procure-to-Pay-Budgetierungsstrategie zu initiieren, erstellen Sie eine Liste aller Waren und Dienstleistungen, die Ihr Unternehmen für einen erfolgreichen Betrieb benötigt.
Wenn Sie beispielsweise Firmenveranstaltungen veranstalten, stellen Sie sicher, dass Sie gedruckte Programme, Namensschilder und andere Materialien beschafft haben. Auf die gleiche Weise müssen Sie eine Liste aller erwarteten Teilnehmer erstellen.
Sobald Sie die bestimmt haben was, müssen Sie die vorbereiten wie-Wie viele Programme drucken? Müssen sie bestimmte Abmessungen haben? Müssen sie bis zu einem bestimmten Datum ankommen? Wie viel werden sie kosten? Usw…
Bewerten Sie Ihre Anbieteroptionen
Als nächstes sollten Sie nach potenziellen Anbietern suchen.
Auch wenn Sie möglicherweise bereits über eine zuverlässige Liste von Lieferanten verfügen, hilft es immer, Ihre Optionen neu zu bewerten, um sicherzustellen, dass Sie den besten Preis für die hochwertigsten Waren erhalten.
Vielleicht ist dies Ihre erste Chance, neue Anbieter zu finden. Wenn ja, müssen Sie Dinge wie Preis, Kundenservice, Ruf und Bearbeitungszeit im Auge behalten. Auch wenn dies eine beträchtliche Recherchezeit erfordern kann, lohnt es sich, den qualitativ hochwertigsten Anbieter zu finden, der zu Ihrer Beschaffungsbudgetierungsstrategie passt.
Eine hilfreiche Liste zu folgen ist Carters 10 Cs der Lieferantenbewertung, das Anbieter auf einer Skala von 1 bis 5 gemäß jedem umrissenen Bereich bewertet. Dann können Sie die Anforderungen Ihres Unternehmens besser bestimmen, verstehen, wie Ihre Anbieter diese erfüllen können, und den richtigen Anbieter für Ihr Unternehmen auswählen.
Nutzen Sie Technologie für eine bessere Entscheidungsfindung
Bei der Optimierung der Beschaffungsbudgetierungsstrategie ist es entscheidend sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite sind. Bei so vielen zu berücksichtigenden Faktoren sind eine ordnungsgemäße Planung und Anwendung sowohl der Beschaffungs- als auch der Finanzabteilung von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die erforderlichen Ziele erreicht.
Glücklicherweise kann der Einsatz von Technologie garantieren, dass jeder informiert und auf dem Laufenden bleibt, wenn es um Budgetanpassungen geht. Der beste Ausgangspunkt ist die Suche nach einer Plattform, die dies anbietet umfassende Werkzeuge um Ihren Beschaffungsprozess zu digitalisieren und die Transparenz Ihrer Budgetkontrolle zu erhöhen. Dies lässt Ihr Team Verfolgen Sie wichtige Ausgabendaten und behalten Sie den Überblick über alle Budgetänderungen.
Dies stellt nicht nur sicher, dass kostspielige Bestellungen nicht ohne Genehmigung des Managements abgeschlossen werden, sondern fügt dem Kaufprozess eine zusätzliche Schutzebene hinzu. So können Ihre Beschaffungs- und Finanzabteilungen beruhigt sein, egal wie komplex Ihre Budgetpläne werden.
Halten Sie sich an Ihr Budget
Das Festlegen eines Beschaffungsbudgets kann schwierig und zeitaufwändig sein. Besonders wenn Ihr Unternehmen wächst, wächst auch die Rolle der Budgetplanung. Mit mehr Mitarbeitern und Abteilungen im Mix ist die Forderung nach höheren Kosten unvermeidlich – daher wird es umso wichtiger, ein Echtzeit-Budget für die notwendigen Betriebskosten in Ihrer gesamten Organisation zu erstellen.
Berücksichtigen Sie bei der Entwicklung Ihres „Procure Today“-Budgetierungssystems die Waren und Dienstleistungen, die Ihr Unternehmen benötigt, nehmen Sie sich Zeit, um Ihre Lieferantenoptionen zu prüfen, und nutzen Sie alle technologischen Lösungen, die Best Practices gewährleisten und den Budgetierungsprozess rationalisieren.