In den letzten Jahrzehnten haben wir ständige Fortschritte in der Automatisierungstechnologie erlebt, insbesondere im Hinblick auf den Beschaffungsprozess im Gastgewerbe. Verfahren wie Beschaffung, Ausschreibung, Versteigerung und Bestellung von Produkten wurden alle in automatisierte Systeme übernommen. Und obwohl diese Fortschritte ein unübertroffenes Maß an Konsistenz, Effizienz und Komfort geschaffen haben, gibt es einen Bereich, der bei dieser Automatisierung oft ausgelassen wird: Zahlungen.
Seit Jahren verlassen sich Unternehmen auf herkömmliche Zahlungsprozesse wie Papierschecks und manuelle Kaufverfolgung, Rechnungsabgleich und Bestandsverwaltung. Während viele argumentieren, dass diese Zahlungsmethoden der alten Schule aufgrund ihrer Langlebigkeit bequemer sind, sind manuelle Zahlungssysteme immer teurer, weit weniger sicher und anfälliger für Angriffe von Cyberdieben geworden.
Während wir in eine neue Ära der Automatisierung eintreten, ist es entscheidend, den Einsatz dieser Technologie nicht nur in verschiedenen Beschaffungsprozessen anzuerkennen, sondern vor allem im Zahlungsverkehr. Als sprichwörtliche letzte Meile des gesamten Beschaffungsprozesses kann ein falscher Zahlungsschritt zum Zusammenbruch des gesamten Beschaffungssystems führen.
Automatisierte Zahlungen reduzieren Back-Office-Kopfschmerzen
Der Prozess der Umstellung von manuellen auf automatisierte Systeme war zweifellos für viele in der Hotellerie eine Herausforderung. Es gibt viele Schlüsselbereiche zu berücksichtigen, wie z. B. die Verwaltung der Beschaffung, die Auswahl und den Kauf der richtigen Produkte und die Verwaltung von Rechnungen. Während Unternehmen daran gearbeitet haben, ein hochspezialisiertes automatisiertes System für diese Bereiche aufzubauen und zu implementieren, haben viele den letzten entscheidenden Schritt der Zahlung übersehen.
Kris Herrin,Generaldirektor für Zahlungenbei BirchStreet Systems, erklärte dieses Phänomen in Bezug auf E-Pay und prägte es als „die letzte Meile“ in aletztes Vorstellungsgespräch. „Sie haben gerade diese großartige Automatisierung aufgebaut und greifen am Ende auf einen alten Zahlungsprozess zurück … Das ist die letzte Meile … Wenn diese letzte Meile zusammenbricht, verursacht dies eine Menge Kopfschmerzen für Immobilien und das Backoffice .“
Aber Herrin sagt weiter, dass dies Unternehmen die Möglichkeit gibt, die Automatisierung einen Schritt weiter voranzutreiben. „Zahlungen sind der letzte Schritt in diesem Prozess. Sie haben all diese großartige Arbeit bei der Automatisierung geleistet, und Sie haben die letzte Meile erreicht, wo Sie Ihren Anbieter und Lieferanten bezahlen, sicherstellen müssen, dass sie ihr Geld erhalten und es auf Ihr Konto anwenden.“
Mit einemautomatisiertes E-Payment-System, kann Ihr Backoffice von schnelleren, reibungsloseren Rechnungsverarbeitungszyklen profitieren. Sie müssen sich keine Sorgen mehr darüber machen, dass Lieferanten oder Lieferanten Zahlungen pünktlich erhalten. Dieses System ermöglicht es Ihnen, genau zu wissen, wann Zahlungen verarbeitet werden, und ermöglicht es Ihnen, den gesamten Transaktionsprozess zu überwachen – was dazu beiträgt, den Cashflow aufrechtzuerhalten und Ihnen eine vorausschauende Planung zu ermöglichen.
Bessere Betrugsprävention und weniger Fehleranfälligkeit
Einer der größten Nachteile manueller Abrechnungssysteme ist das erhöhte Betrugs- und Fehlerrisiko.
Finanzbetrug wird in der Hotellerie immer häufiger. Die Zahl der Angriffe, die ahnungslose Opfer dazu verleiten, Bankkontodaten, Sozialversicherungsnummern und Kreditkarteninformationen preiszugeben, nimmt zu, daher ist es von entscheidender Bedeutung, ein sicheres Zahlungssystem für Ihr Unternehmen, Ihre Kunden und Ihre Lieferanten zu erhalten.
Mit einem automatischen System wie E-Pay-Software können Sie ein höheres Maß an Zahlungssicherheit erreichen, das sensible Finanzdaten verschlüsselt und es zu einer sicheren Zahlungsoption macht. Darüber hinaus warnen Sie die meisten E-Payment-Systeme bei verdächtigen Aktivitäten – wie z. B. einem potenziellen Betrug –, sodass Sie Ihre Zahlungen beim frühesten Anzeichen eines Risikos vor Angriffen schützen können.
Ebenso schaffen manuelle Zahlungsprozesse Raum für menschliche Fehler, deren Behebung Tausende von Dollar – und Stunden – des Unternehmens kosten kann.
Ein E-Payment-System minimiert dieses Risiko, indem es die manuelle Eingabe von Daten, das manuelle Bezahlen einer großen Anzahl von Lieferantenrechnungen oder die Übertragung physischer Dokumente mit Zahlungsdetails überflüssig macht. Stattdessen können Sie den gesamten Zahlungsprozess von Anfang bis Ende digitalisieren und so nicht nur wertvolle Mitarbeiterzeit freisetzen, sondern auch die Wahrscheinlichkeit kostspieliger menschlicher Fehler verringern.
Nahtlose E-Payments schaffen bessere Lieferantenbeziehungen
Als letzte Meile in der Beschaffung ist Ihr Zahlungsprozess entscheidender als Sie vielleicht denken. Alles im Beschaffungsprozess hängt davon ab, wie gut Ihre Zahlungsmethode ausgeführt wird. Wie Herrin bereits sagte, kann ein Fehltritt in diesem letzten Prozess zu einem kolossalen Zusammenbruch des gesamten Beschaffungssystems führen.
Dies ist nicht nur ein wichtiger Aspekt des internen Arbeitsablaufs Ihres Unternehmens, sondern auch entscheidend für die Aufrechterhaltung starker Lieferantenbeziehungen.
Ein gut funktionierendes E-Payment-System sollte es Ihren Lieferanten und Verkäufern ermöglichen, sich darauf zu verlassen, dass sie ihre Zahlungen pünktlich und auf die richtige Weise erhalten. Wenn Ihr manuelles Zahlungssystem jedoch anfällig für betrügerische Schecks, verspätete oder fehlerhafte Zahlungen oder andere Störungen ist, haben Lieferanten nicht das Gefühl, dass sie Ihnen als zuverlässigen Geschäftspartner vertrauen können, und werden sich eher woanders nach Ihren Dienstleistungen umsehen.
Mit E-Pay können Sie Ihren Lieferanten vollständige Transparenz über ihre Zahlungen und Transaktionsdetails geben und ihnen mehr Vertrauen geben, dass sie sowohl konsistent als auch pünktlich bezahlt werden. Wenn Lieferanten das Gefühl haben, Ihnen vertrauen zu können, nimmt eine strategische Beziehung Gestalt an, und eine solch beeindruckende Bindung kann den Unterschied ausmachen, wenn es zu Störungen oder unerwarteten Krisen kommt.
Entdecken Sie das automatisierte Zahlungssystem von BirchStreet
Bei BirchStreet Systems setzen wir uns leidenschaftlich dafür ein, Beschaffungsprozesse wie Zahlungen für die Zukunft der Automatisierung voranzutreiben.
Durch die Umsetzung derBirchStreet bezahlenE-Payment-Lösung können Sie den Transaktionsprozess von Anfang bis Ende vereinfachen und beschleunigen und so die Marge für Fehler und Kopfschmerzen im Backoffice reduzieren. Mit mehreren sicheren Zahlungsoptionen zur Auswahl – ACH, Scheck und vCard – kann Ihr Unternehmen die Leistungsfähigkeit der Smart-Pay-Technologie nutzen, um die Beschaffung über verschiedene Abteilungen und Standorte hinweg zu vereinfachen.
Darüber hinaus bietet Ihnen diese Lösung einen vollständigen Einblick in die Ausgaben- und Compliance-Prozesse, sodass Sie sicherstellen können, dass alle Transaktionsdetails korrekt sind und Lieferanten schnell und sicher bezahlt werden.