„Best-in-Class-Unternehmen konzentrieren sich auf Kernprozesse und nutzen ePayables-Lösungen mit einer sehr hohen Rate, was zu 80% niedrigeren Kosten für die Rechnungsverarbeitung führt“, heißt es im 2021 AP Metrics Report von Ardent Partners.
In unserem vorherigen Blogdiskutierten wir darüber, dass die eProcurement-Technologie der wesentliche Baustein eines effektiven Lieferkettenmanagements ist. Heute konzentrieren wir uns auf den nächsten Schritt im P2P-Prozess, die Rechnungsverarbeitung.
Rechnungsverarbeitung
Branchenumfragen zeigen, dass Finanz- und Betriebsleiter wissen, dass durch die Digitalisierung von Rechnungen erhebliche Effizienzgewinne erzielt werden können. Um die Kosteneinsparungen unter dem Strich im Zusammenhang mit der Automatisierung der Rechnungsverarbeitung zu veranschaulichen, nehmen wir als Beispiel ein Full-Service-Hotel mit 250 Zimmern, das 6.500 eingehende Rechnungen pro Jahr verwaltet.
Unter der Annahme konservativer Durchschnittskosten von 12,50 TPP3T pro Rechnung betragen die Gesamtkosten für die Bearbeitung von Rechnungen für unser Beispielhotel 1 3T81.250 TPP pro Jahr. Wenn diese Immobilie Teil einer Verwaltungsgesellschaft mit 20 Hotels ähnlicher Größe ist, belaufen sich die resultierenden Kosten auf atemberaubende $1.625.000. Durch die Einführung von Best-in-Class-Tools und die Ausrichtung an Best Practices für die Rechnungsverarbeitung kann diese Zahl um 80% oder mehr reduziert werden. In unserem Beispiel oben bedeutet das $68.250 Einsparungen pro Immobilie und $1.365.000 im gesamten Portfolio der Verwaltungsgesellschaft.
Wie ist das möglich? Durch die Digitalisierung des gesamten P2P-Prozesses werden viele arbeits- und zeitintensive Aufgaben automatisiert, und eine bessere Transparenz und Kontrolle eliminiert auch Lecks durch überbezahlte Rechnungen. Best-in-Class-P2P-Software, gepaart mit einer starken Unternehmensführung, kann die Rate der direkten Rechnungsverarbeitung auf 80%+ steigern. Das bedeutet, dass vier von fünf Rechnungen keinen manuellen Eingriff durch einen Mitarbeiter erfordern, da die Bestellung, die Rechnung und der Eingangsdatensatz alle innerhalb voreingestellter Toleranzen in Bezug auf Menge, Preis und andere Details auf Kopfebene übereinstimmen. Kürzlich hat Northwood Hospitality, dessen Portfolio 10 Full-Service-Hotels und -Resorts umfasst, über 2.000 Backoffice-Stunden durch die Digitalisierung seines P2P-Prozesses eingespart.
Zusätzlich kann durch den Einsatz eines Rechnungsverwaltungslösung die Ihnen die Digitalisierung von Rechnungen abnimmt, brauchen Sie keine Ressourcen oder Unternehmensressourcen mehr, um Informationen manuell einzugeben und große Mengen an Papier zu handhaben. In dieser digitalisierten und automatisierten Umgebung müssen die Mitarbeiter nur Ausnahmen überprüfen. Mit Tools wie einem automatisierten Rechnungsausnahmebericht können Kreditorenbuchhaltungsteams schnell erkennen, warum die Dokumente nicht übereinstimmen, sei es aufgrund einer Preisabweichung, zu viel oder zu wenig erhaltener Artikel oder Ersatz. Mit all diesen Tools kann der Zeitaufwand für die Rechnungsverarbeitung von Tagen auf Stunden reduziert und die Kosten für die Rechnungsverarbeitung konservativ auf $2/Rechnung gesenkt werden. Letztendlich senkt die Automatisierung im Backoffice die Kosten, ermöglicht es Teams, mit weniger mehr zu erreichen, und ermöglicht es den Ressourcen, sich auf das Gästeerlebnis zu konzentrieren, anstatt auf den unnötigen Papierkram bei der Verarbeitung von AP.
Einblick: Ein durchschnittliches Hotel mit 250 Zimmern kann Nettokosteneinsparungen von $68.250 erzielen, indem es erstklassige Prozesse und Technologien zur Rechnungsautomatisierung einsetzt.