在过去的几十年里，我们看到了自动化技术的不断进步，尤其是在酒店采购流程方面。采购、招标、拍卖和订购产品等程序都已采用自动化系统。虽然这些进步创造了无与伦比的一致性、效率和便利性，但有一个领域经常被排除在这种自动化之外：支付。
多年来，组织一直依赖传统的支付流程，如纸质支票和手动采购跟踪、发票匹配和库存管理。尽管许多人认为这些老式支付方式因其使用寿命长而更加方便，但手动支付系统已变得越来越昂贵、安全性大大降低，并且更容易受到网络窃贼的攻击。
当我们进入一个新的自动化时代时，不仅要承认该技术在各种采购流程中的使用，而且主要是在支付中的使用，这一点至关重要。众所周知，作为整个采购流程的最后一公里，支付中的一个错误步骤可能会导致整个采购系统崩溃。
自动支付减少了后台的麻烦
对于酒店业的许多人来说，从手动系统切换到自动化系统的过程无疑是一个具有挑战性的过程。有许多关键领域需要考虑，例如管理采购、选择和购买合适的产品以及管理发票。由于公司致力于为这些领域构建和实施高度专业化的自动化系统，因此许多公司忽视了最后的关键步骤付款。
克里斯赫林，支付部总经理在 BirchStreet Systems，解释了这种关于电子支付的现象，将其称为“最后一英里”最近的采访. “你刚刚建立了所有这些伟大的自动化，最后，又回到了传统的支付流程……那是最后一英里……当最后一英里发生故障时，会给物业和后台带来很多麻烦”
但 Herrin 继续说，这为公司提供了进一步推动自动化的机会。 “付款是这个过程的最后一步。你已经在自动化方面做了所有这些伟大的工作，你已经到达了最后一英里，你需要向你的供应商和供应商付款，确保他们得到他们的钱，并确保他们将钱应用到你的账户上。”
与自动电子支付系统，您的后台可以受益于更快、更无缝的发票处理周期。您再也不用担心供应商或销售商会按时收到付款。该系统可让您准确了解付款的处理时间，使您能够监控整个交易流程——这将有助于保持现金流并让您提前计划。
更好的欺诈预防和更少的错误倾向
手动计费系统的最大缺点之一是增加了欺诈和错误的风险。
金融欺诈在酒店业变得越来越猖獗。诱使毫无戒心的受害者交出银行账户数据、社会安全号码和信用卡信息的攻击数量正在成倍增加，因此为您的组织、客户和供应商获得安全的支付系统至关重要。
使用电子支付软件等自动系统，您可以获得更高级别的支付安全性，加密敏感的财务数据，使其成为安全可靠的支付选项。此外，大多数电子支付系统都会在任何可疑活动（例如潜在的诈骗）时提醒您，让您能够在出现风险的最早迹象时保护您的支付免受攻击。
同样，手动支付流程为人为错误创造了空间，这可能会花费公司数千美元和数小时来补救。
电子支付系统消除了手动输入数据、手动支付大量供应商发票或传输涉及付款细节的物理文件的需要，从而最大限度地降低了这种风险。相反，您可以将整个支付流程从头到尾数字化，不仅可以腾出宝贵的员工时间，还可以减少出现代价高昂的人为错误的可能性。
无缝电子支付创造更好的供应商关系
作为采购的最后一公里，您的付款流程比您想象的更为重要。采购流程中的一切都会影响您的付款方式的执行情况。正如 Herrin 之前指出的那样，最后一个过程中的一个失误可能会导致整个采购系统的巨大崩溃。
这不仅是贵公司内部工作流程的一个重要方面，而且对于维持牢固的供应商关系也至关重要。
一个运转良好的电子支付系统应该让您的供应商和供应商高枕无忧，因为他们知道他们会按时以正确的方式收到付款。但是，如果您的手动支付系统容易出现欺诈性支票、延迟付款或不正确付款或其他中断，供应商就不会觉得他们可以信任您作为可靠的业务合作伙伴，并且可能更有可能在别处寻找您的服务。
使用 e-pay，您可以让您的供应商全面了解他们的付款和交易细节，让他们更有信心，因为他们会始终如一地按时收到付款。当供应商觉得他们可以信任您时，战略关系就会形成，而这种强大的纽带可以在中断发生或意外危机出现时发挥重要作用。
探索 BirchStreet 的自动支付系统
在 BirchStreet Systems，我们热衷于推进采购流程，例如为未来的自动化付款。
通过实施BirchStreet 支付电子支付解决方案，您可以从始至终简化和加快交易流程，减少错误率和后勤部门的麻烦。有多种安全支付选项可供选择——ACH、支票和 vCard——您的公司可以利用智能支付技术的力量来简化各个部门和地点的采购。
此外，该解决方案让您全面了解支出和合规流程——让您确保所有交易细节准确无误，并快速安全地向供应商付款。