Konaklama endüstrisinin karşılaştığı birçok zorluğa rağmen, düzinelerce büyüme istatistiği, endüstrinin her zamankinden daha güçlü hale geleceğinin öngörüldüğünü gösteriyor. Buna göre Ağırlama Ağı, küresel otel ve resort endüstrisinin yıllık büyüme oranının 8,1% artarak 2031'de $1,27 trilyona ulaşacağı tahmin ediliyor.
Ancak son birkaç yılda meydana gelen bu kadar büyük ekonomik belirsizlikten sonra nasıl bu kadar çok büyüme gerçekleşebilir?
Cevap otomasyonda yatıyor.
Otelciler, pandemi sonrası yeniden inşa etme çabalarının bir parçası olarak, arka ofis operasyonlarına odaklanan birincil odak noktasıyla, operasyonları boyunca otomasyondan yararlanmaya bakıyor.
Otel ve resort yönetim şirketleri, özel otomasyon yazılımı aracılığıyla, titiz ve maliyetli kağıt tabanlı görevleri ortadan kaldırarak, ekiplerine zaman kazandırarak ve mülk yönetimi gibi kuruluşun daha temel alanlarına odaklanmalarını sağlayarak, alacak hesapları (AP) süreçlerini hızlandırabilir. , finansal performans veya çalışan geliştirme fırsatları.
Otomasyon teknolojileri daha da geliştikçe, her büyüklükteki otel ve tatil köyü, borç hesapları departmanlarında verimliliği artırarak daha yüksek bir müşteri hizmeti seviyesi hedefleyebilir.
Back-Office'i Otomatikleştirmek İş Akışlarında Verimliliği Artırıyor
Faturaları manuel olarak işleyen ve çok sayıda tedarikçi faturasını elle ödeyen eski sistem artık arkaik hale geldi. AP departmanları için, bu belgeleri zaman alıcı, emek yoğun ve genellikle hataya açık bir şekilde dosyalama günleri geride kaldı.
İş akışlarını AP otomasyon yazılımıyla otomatikleştirmek, bu titiz fatura işleme görevlerini basitleştirir, maliyetleri düşürür ve insan hatası olasılığı.
Konaklama endüstrisi için AP otomasyonu, dağınık masaların, kayıp faturaların, kağıt yığınlarının ve taşan dosya dolaplarının kaosunu ortadan kaldırır ve fatura işleme, eşleştirme, onay, ödeme ve mutabakat gibi rutin işlevler dahil olmak üzere tüm süreci dijitalleştirmek için özel teknoloji kullanır.
Verilerin manuel olarak girilmesi veya ödeme ayrıntılarını içeren fiziksel belgelerin aktarılması artık gerekli değildir. Gerekli tüm bilgilerin tek bir dijital konumda saklanmasıyla, AP departmanınız tüm fatura yerine getirme sürecini uzaktan takip edebilir, aynı zamanda daha iyi görünürlük elde edebilir ve tedarikten ödemeye kadar olan sürecin tamamına ilişkin yararlı içgörüler toplayabilir.
AP Otomasyonu Daha Düşük Dolandırıcılık Şansı Demektir
Manuel veri girişi ve ödeme işleme, faturalandırma düzenleri ve hileli çekler açısından yüksek risk oluşturur. Aslında çoğu kuruluş 5%'yi kaybetmek ortalama $125.000 kayıpla, gelirlerinin her yıl fatura sahtekarlığına. Dahası, dolandırıcılık genellikle 14 aya kadar fark edilmez ve bu sürenin ardından aylık kayıplar $8.300'e ulaşır.
Özellikle konaklama sektörü için bu küçük bir istatistik değil. Gelirinizin önemli bir kısmı dolandırıcılık planı yüzünden kaybolabilir, ancak zaman alıcı düzeltme süreci binlerce paranın boşa gitmesine neden olabilir.
Neyse ki AP süreçlerinizi otomatik hale getirmek, otelinizin dolandırıcılık riskini azaltır.
İyi uygulanmış AP otomasyon yazılımı ile şirketler dolandırıcılığı ilk belirtilerinde tespit edebilir, tedarikçi bilgilerini doğrulayarak yanlış ödemeleri önleyebilir ve olağandışı veya şüpheli ödeme talepleriyle ilgili uyarılar alabilir.
3 Yönlü Otomatik Eşleme Sayesinde Daha Hızlı Faturalama Süreçleri
Konaklama endüstrisinde zaman çok önemlidir. Otel yönetimi şirketleri, yavaş ve düzenli fatura işleme sürecini göze alamazlar. Özellikle kritik finansal işlemler risk altında olduğunda, AP sürecini takip etmek ve takip etmek çok önemlidir.
Fatura bilgilerinin manuel olarak girilmesinden, faturaların PDF kopyalarının inceleme ve onay için departman başkanlarına e-posta ile gönderilmesine ve kağıt çeklerin postalanması için, otellerdeki tüm manuel fatura süreci, soğuk pekmezle aynı isteksizlikle hareket eder.
Ayrıca, manuel fatura işlemeniz yavaşsa otel satıcı ilişkileriniz de tehlikeye girebilir.
Çözüm, AP otomasyonunda veya daha spesifik olarak 3 yollu AP otomatik eşleştirmede yatmaktadır.
Bu çözüm, uçtan uca otomatikleştirilmiş fatura işleme yetenekleri operasyonları kolaylaştırmak ve harcama görünürlüğünü iyileştirmek için. Veri girişini ortadan kaldırmak için faturaları elektronik formata dönüştürmekten, özel standartlara dayalı makbuzları otomatik olarak karşılaştırmaya kadar, oteliniz önemli ölçüde daha yüksek işlem hızları yaşayabilir.
BirchStreet ile AP Otomasyonunun Gücünden Yararlanın
Manuel olarak yapıldığında, borç hesaplarının işlenmesinin maliyetleri hızla artmaya başlar. AP otomasyon yazılımının yardımıyla, artan iş akışı verimliliği, azaltılmış risk, daha fazla güvenlik ve daha hızlı işlemenin faydalarına ilk elden tanık olursunuz.
BirchStreet'in benzersiz AP otomasyon çözümü tüm bu temelleri kapsar. Veri girişi gereksinimlerini ortadan kaldırmak için özelleştirilmiş PO, fatura ve makbuz eşleştirme ve özel fatura yönetimi araçları sayesinde, AP departmanınız operasyonları kolaylaştırabilir ve tüm konumlarda harcama görünürlüğünü iyileştirebilir.