Bir tatil köyü yöneticisi olarak, elinizde çok şey var. Odalarınızı dolu ve temiz tutmanız, muhasebenizi düzenli, satın alma sürecinizi sıkı tutmanız, çalışanlarınızın eğitimli ve mutlu olması ve hepsinden önemlisi müşterilerinizin hayatlarının en güzel zamanlarını geçirmesi gerekiyor.
Bu, sipariş edilecek ve ödemesi yapılacak sabun, çarşaf, içecek ve yiyecek, zorlanacak sayılar ve uyulması veya ayarlanması gereken bütçeler, üretilmesi ve işlenmesi gereken faturalar, yürütülecek eğitimler, yazılacak maaş çekleri ve şikayetler, sorular ve yorumlar olduğu anlamına gelir. eğiliminde olmak.
Tüm bunlar olurken, ihtiyacınız olan son şey, sizi strese sokmak ve değerli zamanınıza hükmetmek için bekleyen bir yığın fatura, çek, havale ve makbuz. Neyse ki, kendinizi bu gerçeğe teslim etmek zorunda değilsiniz. Bugün fatura ve ödeme işlemlerinizi size zaman, para, insan gücü ve stresten tasarruf ettirecek şekilde otomatikleştirmenin yolları var.
TManuel Fatura ve Ödeme İşlemlerinin Tehlikeleri
Fatura ve ödeme işlemleri o zamandan beri, faturalar ve ödemeler olmuştur. Başarılı bir konaklama işletmesi yürütmek için işletmenize giren ürün ve hizmetleri tedarik etmeniz ve bu ürün ve hizmetlerle birlikte gelen ödemeleri işlemeniz gerekir. Tatil yerinize giren ve çıkan verimli para akışı, onu yapabilir veya bozabilir.
Onlarca yıldır işletmeler, makbuz yazıp dağıtmanın yanı sıra fiziksel faturalar yazıp alıyorlar. Mali uygulamalarınızın bir kaydının olması önemlidir, ancak fiziksel belgeler yangın veya sel gibi doğal bir afette kaybolma, düzensizlik ve hatta yok olma tehlikesiyle karşı karşıyadır.
Dahası, manuel fatura ve ödeme işleme, yanlış hesaplamalar, yanlış sınıflandırma ve hatta okunaksız el yazısı gibi insan hatalarına açıktır. Bu görevleri elle, hatta bir kelime işlemci ile manuel olarak tamamlamak zaman alıcı ve hataya açık.
Genellikle bu konuları ele almak için atanmış bir çalışana veya hatta tüm bir departmana ihtiyacınız vardır. Ve işe aldığınız her çalışanın eğitime, maaşa, sigortaya ve tatil ve ücretli izin gibi sosyal haklara ihtiyacı vardır.
Fatura ve Ödeme İşlemlerine Neler Giriyor?
Fatura işleme hayati bir süreçtir. Tatil yerinizin dolu olması, kitaplarınızın düzenli olması ve işletmeler arası ilişkilerinizin güçlü olması için faturalarınızı zamanında işlemeniz ve ödemeniz gerekir.
Fatura işleme de biraz ilgili bir süreçtir. İlk adım, faturayı almak veya yakalamaktır. Fatura, postada, faksta, e-postada veya PDF, Word, Excel veya Google belgesinde basılı bir belge olarak gelebilir.
Faturaları manuel olarak işliyorsanız, birinin (veya birden fazla kişinin) her faturaya bakması ve satıcı kimlik numarası ve toplam fiyat gibi ilgili verileri şirketinizin kullandığı defter sistemine girmesi gerekir. Bu zaman alıcıdır ve son derece hataya açıktır. Ve kaydedilmesi gereken daha fazla bilgi, daha fazla hata olasılığı.
Sonraki adım, faturayı onay için uygun çalışana yönlendirmektir. Örneğin, bir elektrikçi ziyaretinin faturası tesis müdürüne gidebilirken, serbest çalışan bir yazılım mühendisinin faturası CTO'ya gidebilir. Yönlendirme manuel olarak yapıldığında çok sayıda departman, detaylara dikkat ve zaman içerir.
Bir sonraki adım, ödeme için yetkilendirmek ve göndermektir. Onaylayan, faturalanan tutarı ve hangi hizmetin veya malın faturalandırıldığını inceler ve tutarsızlıkları not eder. Açık bir hata varsa, yetkilendiren faturayı mutabakat için ilgili paydaşlara geri gönderecektir.
Hata yoksa onaylayan tarafından ödeme için fatura bölümüne gönderilir. Bu adım basit görünebilir, ancak onaylayan ofis dışındaysa veya bir faturayı onaylaması çok uzun sürerse, gecikme ücretleri oluşabilir ve iş ilişkileri zarar görebilir.
Bir sonraki adım, ödemeyi işleme koymaktır. Bu, manuel işlem trenindeyseniz bir çek yazmak anlamına gelebilir veya bir ödeme uygulamasındaki bir düğmeye tıklamak anlamına gelebilir. Nasıl yaparsanız yapın, geç ücretlerden kaçınmak ve güçlü iş ilişkilerini sürdürmek için zamanında olması gerekir.
Son olarak, işlemin bir kaydını tutmanız gerekir. Bu, fiziksel bir not defterinde, bir Word veya Google belgesinde veya bir Excel elektronik tablosunda olabilir. Bu adım, bütçe analizi ve vergi amaçları için önemlidir.
Otomatik Fatura ve Ödeme İşlemenin Faydaları
Gördüğünüz gibi, fatura işlemeye giden birçok adım var. Bu, ne yazık ki, çok fazla zaman ve birçok olası hata anlamına gelir. Neyse ki, var şirketler sizin için fatura işlemlerini gerçekleştirebilecek yazılımlar sunar.
İle birlikte otomatik fatura işleme, alınan faturalarınızı ortak bir e-posta kimliği ile düzenleyebilirsiniz. Bu şekilde, salyangoz postası ve birden fazla çalışan e-posta adresi arasında sıralama yapmak yerine, kolay organizasyon ve işleme için tüm faturalar aynı yere gelir.
Ayrıca, otomatik fatura işleme ile faturalarınızın dörtte üçünden fazlası için temassız kalabilirsiniz. Bu, girdi hataları, fazla veya eksik ödeme riski, kayıp faturalar ve hatalı vergi ödemeleri veya hesaplamaları olasılığını atladığınız anlamına gelir.
Temassız faturalar, veri girişi için emek ve zaman, onaylayanlara yönlendirme ve onay bekleme ve onaylayanın ofisi ile faturalama departmanı arasında bekleme süresi olmadan eşittir. Faturalarınızın çoğu, alındıktan sonra ödenmeye ve çok kısa sürede veya hiç vakit kaybetmeden dosyalanmaya kadar gidebilir.
Otomatik fatura işleme ile, eğitime, tam zamanlı ödemeye ve sosyal haklara ihtiyaç duyan tam zamanlı bir çalışan yerine işi yazılıma yaptırarak emek ve paradan tasarruf edebilirsiniz.
Ödeme İşleme Türleri
Bazıları diğerlerinden daha yeni, bazıları diğerlerinden daha uygun ve uygun maliyetli olan birçok ödeme işleme türü vardır. İşletmeler arası tedarik sürecinizde başka bir işletmeden fatura aldınız. Bu, yeni yatak çarşaflarının sevkıyatı faturası veya üçüncü şahıs temizlik hizmeti faturası olabilir.
Alındı, uygun onaylayıcıya yönlendirildi ve fatura departmanına gönderildi. Alternatif olarak, fatura yazılımı tarafından alındı ve bu adımlarda otomatik olarak taşındı. Şimdi faturayı ödeme zamanı.
Akla gelebilecek ilk ödeme seçeneği “eski güvenilir” kağıt çeklerdir. İnsanlar onlarca yıldır çek yazıyorlar. Belki de büyüyünce annenin faturaları ödediğini böyle gördün. Kararlı ve akıllı görünüyor.
Ancak bu ödeme şekli, “eski” olmasına rağmen düşündüğünüz kadar “güvenilir” olmayabilir. Kağıt çekler, yaygın dolandırıcılığa karşı hassastır. Dahası, işlenmesi günler alır ve işlem başına örneğin bir işlemden daha pahalıdır. ACH ödemesi.
Diğer bir ödeme seçeneği ise ACH (otomatik takas odası) ödemesidir. Bu bir elektronik bankadan bankaya ödeme. Çek, nakit, kredi kartı veya kablolamayı atlamanıza izin verir. Çek kullanmaktan daha hızlı ve daha ucuzdur.
Bir ödemeyi işleme koymanın en iyi yolu, aşağıdakiler gibi güvenli, hızlı ve teşvik edici uygulamalardır: BirchStreet Pay. Bu çözüm, tüm departmanlarınızın ödemelerini tek bir yerden yapmanızı sağlar. Farklı lokasyonlar veya departmanlar tarafından yapılsa bile ödemelerinizin 100%'sini merkezileştirerek satın alma sürecini basitleştirir.
Paranızı kötüye kullanım ve dolandırıcılıktan korumak için gelişmiş güvenlik özelliklerine sahiptir. Çek yazmak yerine, bir düğmeye dokunarak ödeme yapmak için basit arayüzünü kullanabilirsiniz. Ayrıca, muhasebe ve uyumluluk amaçları için fonlarınızı gerçek zamanlı olarak görebilmeniz için eksiksiz raporlama ve analiz yeteneklerine sahiptir.
Dahası, BirchStreet Pay ödeyecek sen hizmetlerini kullanmak için. İlk ödemenizden, işinizi sürdürmek için zaten harcayacağınız paradan, geri ödeme ödülleri kazanmaya başlayabilirsiniz.
Alt çizgi …
Otomatik fatura ve ödeme işleme, tatil yerinizin süreçlerini iyileştirecektir. Otomatik fatura işleme araçları, dış posta kutusundan ve çeşitli çalışanların e-posta gelen kutularından fatura toplamak yerine, tüm faturalarınızı tek bir ortak, merkezi e-posta adresine yönlendirecektir. Basılı faturaları taramanız ve çevrimiçi dosyalama sisteminize yüklemeniz gerekmeyecek çünkü bunlar zaten çevrimiçi olacaklar!
Manuel fatura işlemede, her faturanın fatura departmanına gönderilmeden önce toplanması ve onay için doğru departmana yönlendirilmesi gerekir. Otomatik fatura işleme ile 80%'den fazla faturanız temassız olarak işlenebilir. Bu, departmanlar arasındaki gecikme ve bekleme sürelerini atlamak anlamına gelir. Sadece bu değil, yazılım, insanların eğilimli olduğu hatalar gibi hatalar yapmaz.
Gerçek fatura ödeme zamanı geldiğinde, otomatik sistemler bir kez daha öne çıkıyor. Kullanımı kolay ödeme uygulamalarını kullanarak kağıt çek, nakit veya kredi kartlarını atlayabilirsiniz.
Tesisinizi çalışır durumda tutmak için gereken çok sayıda ödemenin her birini tamamlamak için değerli dakikalar harcamak yerine, bu ödemeleri bir düğmeye basarak yapabilir veya otomatik olarak ödenecek şekilde ayarlayabilirsiniz.
Otomatik fatura ve ödeme işleme, size zaman, güçlük, insan gücü ve para tasarrufu sağlar. Bu görevleri sizin için yerine getirecek doğru ürünleri seçerek, tedarikçilerinize ödediğiniz ödemeler için nakit para bile kazanabilirsiniz.