แม้จะมีความท้าทายมากมายที่ต้องเผชิญกับอุตสาหกรรมการบริการ แต่สถิติการเติบโตหลายสิบรายการบ่งชี้ว่าอุตสาหกรรมนี้คาดว่าจะแข็งแกร่งขึ้นกว่าเดิม ตาม เครือข่ายการต้อนรับอัตราการเติบโตประจำปีของอุตสาหกรรมโรงแรมและรีสอร์ททั่วโลกคาดว่าจะเติบโต 8.1% ซึ่งแตะ $1.27 ล้านล้านภายในปี 2574
แต่การเติบโตอย่างมากจะเกิดขึ้นได้อย่างไรหลังจากความไม่แน่นอนทางเศรษฐกิจที่เกิดขึ้นในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา?
คำตอบอยู่ในระบบอัตโนมัติ
ส่วนหนึ่งของความพยายามในการสร้างใหม่หลังการแพร่ระบาด ผู้ประกอบการโรงแรมต่างมองหาการใช้ประโยชน์จากระบบอัตโนมัติตลอดการดำเนินงาน โดยโฟกัสหลักไปที่การดำเนินงานส่วนหลัง
บริษัทจัดการโรงแรมและรีสอร์ตสามารถเพิ่มกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ (AP) ได้ด้วยซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติพิเศษ โดยขจัดงานที่ต้องใช้กระดาษที่พิถีพิถันและมีค่าใช้จ่ายสูง ประหยัดเวลาของทีม และช่วยให้พวกเขาสามารถมุ่งเน้นไปที่ส่วนหลักเพิ่มเติมขององค์กร เช่น การจัดการทรัพย์สิน ประสิทธิภาพทางการเงิน หรือโอกาสในการพัฒนาพนักงาน
เมื่อเทคโนโลยีระบบอัตโนมัติก้าวหน้ามากขึ้น โรงแรมและรีสอร์ททุกขนาดสามารถตั้งเป้าหมายเพื่อการบริการลูกค้าในระดับที่สูงขึ้นโดยเพิ่มประสิทธิภาพทั่วทั้งแผนกบัญชีเจ้าหนี้
การทำให้ Back-Office เป็นอัตโนมัติช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในเวิร์กโฟลว์ต่างๆ
ระบบเก่าของการประมวลผลใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองและการชำระใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์จำนวนมากด้วยมือนั้นกลายเป็นสิ่งที่ล้าสมัยไปแล้ว สำหรับแผนก AP วันเวลาของการยื่นเอกสารเหล่านี้ใช้เวลานาน ใช้แรงงานมาก และมักเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย
การทำให้เวิร์กโฟลว์เป็นอัตโนมัติด้วยซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติของ AP ช่วยให้งานประมวลผลใบแจ้งหนี้ที่พิถีพิถันเหล่านี้ง่ายขึ้น ลดค่าใช้จ่าย และขจัด โอกาสในการผิดพลาดของมนุษย์.
ระบบอัตโนมัติของ AP สำหรับอุตสาหกรรมการบริการช่วยขจัดความยุ่งเหยิงของโต๊ะทำงานที่รก ใบแจ้งหนี้ที่สูญหาย กองกระดาษ และตู้เก็บเอกสารที่ล้น และใช้เทคโนโลยีพิเศษเพื่อทำให้กระบวนการทั้งหมดเป็นดิจิทัล รวมถึงฟังก์ชันประจำ เช่น การประมวลผลใบแจ้งหนี้ การจับคู่ การอนุมัติ การชำระเงิน และการกระทบยอด
การป้อนข้อมูลด้วยตนเองหรือการถ่ายโอนเอกสารทางกายภาพที่เกี่ยวข้องกับรายละเอียดการชำระเงินนั้นไม่จำเป็นอีกต่อไป ด้วยข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดที่จัดเก็บไว้ในตำแหน่งดิจิทัลแห่งเดียว แผนก AP ของคุณสามารถติดตามกระบวนการดำเนินการตามใบแจ้งหนี้ทั้งหมดได้จากระยะไกล ขณะเดียวกันก็มองเห็นได้ดีขึ้นและรวบรวมข้อมูลเชิงลึกที่เป็นประโยชน์เกี่ยวกับกระบวนการจัดหาถึงจ่ายทั้งหมด
AP Automation ช่วยลดโอกาสในการฉ้อโกง
การป้อนข้อมูลด้วยตนเองและการประมวลผลการชำระเงินมีความเสี่ยงสูงต่อแผนการเรียกเก็บเงินและเช็คปลอม ในความเป็นจริงองค์กรส่วนใหญ่ สูญเสีย 5% จากรายได้ของพวกเขาไปสู่การฉ้อโกงการเรียกเก็บเงินในแต่ละปี โดยมีค่ามัธยฐานขาดทุนอยู่ที่ $125,000 ยิ่งไปกว่านั้น การฉ้อโกงมักจะไม่มีใครสังเกตเห็นเป็นเวลาถึง 14 เดือน ซึ่งความสูญเสียต่อเดือนสูงถึง $8,300
โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับอุตสาหกรรมการบริการ นั่นไม่ใช่สถิติเล็กๆ รายได้จำนวนมากของคุณอาจสูญเสียไปกับแผนการฉ้อฉล แต่กระบวนการแก้ไขที่ใช้เวลานานอาจทำให้เสียเงินมากขึ้นหลายพันเท่า
โชคดีที่การทำให้กระบวนการ AP เป็นไปโดยอัตโนมัติช่วยลดความเสี่ยงจากการฉ้อโกงของโรงแรม
ด้วยซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติ AP ที่ติดตั้งอย่างดี บริษัทต่างๆ สามารถตรวจพบการฉ้อโกงตั้งแต่สัญญาณแรกสุด ป้องกันการชำระเงินที่ผิดพลาดโดยการตรวจสอบข้อมูลซัพพลายเออร์ และรับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับคำขอชำระเงินที่ผิดปกติหรือน่าสงสัย
กระบวนการออกใบแจ้งหนี้ที่รวดเร็วขึ้นผ่านการจับคู่อัตโนมัติ 3 ทาง
ในอุตสาหกรรมการบริการ เวลาเป็นสิ่งสำคัญ บริษัทจัดการโรงแรมไม่สามารถดำเนินการตามใบแจ้งหนี้ที่ช้าและสม่ำเสมอได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อการทำธุรกรรมทางการเงินที่สำคัญมีความเสี่ยง การติดตามและติดตามกระบวนการ AP เป็นสิ่งสำคัญ
ตั้งแต่การป้อนข้อมูลใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองไปจนถึงการส่งอีเมลสำเนาใบแจ้งหนี้ในรูปแบบ PDF ให้กับหัวหน้าแผนกเพื่อตรวจสอบและอนุมัติ ไปจนถึงการส่งเช็คกระดาษทางไปรษณีย์ กระบวนการออกใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองทั้งหมดในโรงแรมดำเนินการโดยไม่เต็มใจเช่นเดียวกับกากน้ำตาลเย็น
และหากการประมวลผลใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองของคุณช้า ความสัมพันธ์กับผู้ให้บริการโรงแรมของคุณก็อาจตกอยู่ในอันตรายได้เช่นกัน
โซลูชันอยู่ในระบบอัตโนมัติของ AP หรือโดยเฉพาะอย่างยิ่งการจับคู่ AP อัตโนมัติแบบ 3 ทาง
โซลูชันนี้นำเสนอระบบอัตโนมัติแบบครบวงจร ความสามารถในการประมวลผลใบแจ้งหนี้ เพื่อปรับปรุงการดำเนินงานและปรับปรุงการมองเห็นการใช้จ่าย ตั้งแต่การแปลงใบแจ้งหนี้เป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์เพื่อลดการป้อนข้อมูล ไปจนถึงการเปรียบเทียบใบเสร็จโดยอัตโนมัติตามมาตรฐานที่กำหนดเอง โรงแรมของคุณสามารถสัมผัสกับความเร็วในการประมวลผลที่เร็วขึ้นอย่างมาก
ควบคุมพลังของ AP Automation ด้วย BirchStreet
เมื่อดำเนินการด้วยตนเอง ค่าใช้จ่ายในการดำเนินการบัญชีเจ้าหนี้จะเริ่มเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว ด้วยความช่วยเหลือของซอฟต์แวร์ AP automation คุณจะได้รับประโยชน์โดยตรงจากประสิทธิภาพของเวิร์กโฟลว์ที่เพิ่มขึ้น ความเสี่ยงที่ลดลง ความปลอดภัยที่มากขึ้น และการประมวลผลที่เร็วขึ้น
เอกลักษณ์ของ BirchStreet โซลูชันระบบอัตโนมัติของ AP ครอบคลุมฐานเหล่านี้ทั้งหมด ด้วย PO ที่กำหนดเอง ใบแจ้งหนี้และการจับคู่ใบเสร็จและเครื่องมือการจัดการใบแจ้งหนี้พิเศษเพื่อลบข้อกำหนดการป้อนข้อมูล แผนก AP ของคุณสามารถปรับปรุงการดำเนินงานและปรับปรุงการมองเห็นการใช้จ่ายในทุกสถานที่