ในฐานะผู้จัดการรีสอร์ท คุณมีหลายอย่างในจานของคุณ คุณต้องรักษาความสะอาดของห้อง การทำบัญชีให้เป็นระเบียบ กระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง พนักงานของคุณได้รับการฝึกฝนมาเป็นอย่างดีและมีความสุข และที่สำคัญที่สุดคือลูกค้าของคุณมีเวลาในชีวิต
ซึ่งหมายความว่าคุณมีสบู่ ผ้าปูที่นอน เครื่องดื่ม และอาหารที่ต้องสั่งและจ่าย มีตัวเลขที่ต้องกระทืบและงบประมาณที่ต้องปฏิบัติตามหรือปรับ ใบแจ้งหนี้ในการผลิตและดำเนินการ การฝึกอบรมเพื่อดำเนินการ เช็คเงินเดือนสำหรับเขียน การร้องเรียน คำถาม และความคิดเห็น มีแนวโน้มที่จะ
เมื่อทั้งหมดนี้เกิดขึ้น สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการคือกองใบแจ้งหนี้ เช็ค ธนาณัติ และใบเสร็จรับเงินที่รอให้คุณเครียดและครอบงำเวลาอันมีค่าของคุณ โชคดีที่คุณไม่ต้องลาออกจากความเป็นจริงนี้ วันนี้ มีวิธีทำให้ใบแจ้งหนี้และการประมวลผลการชำระเงินของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ ซึ่งจะช่วยให้คุณประหยัดเวลา เงิน กำลังคน และความเครียด
ตู่อันตรายจากใบกำกับสินค้าและการประมวลผลการชำระเงิน
ใบแจ้งหนี้และการประมวลผลการชำระเงินได้รับรอบตั้งแต่ใบแจ้งหนี้และการชำระเงินได้รับ ในการดำเนินธุรกิจการบริการที่ประสบความสำเร็จ คุณต้องจัดหาผลิตภัณฑ์และบริการที่เข้าสู่ธุรกิจของคุณและประมวลผลการชำระเงินที่มาพร้อมกับผลิตภัณฑ์และบริการเหล่านี้ การไหลของเงินเข้าและออกจากรีสอร์ทอย่างมีประสิทธิภาพสามารถสร้างหรือทำลายได้
เป็นเวลาหลายทศวรรษแล้วที่ธุรกิจต่างๆ ได้เขียนและรับใบแจ้งหนี้จริง รวมถึงการเขียนและแจกจ่ายใบเสร็จรับเงิน การมีบันทึกการปฏิบัติทางการเงินเป็นสิ่งสำคัญ แต่เอกสารทางกายภาพอาจเสี่ยงต่อการสูญหาย ไม่เป็นระเบียบ หรือแม้กระทั่งถูกทำลายในภัยธรรมชาติ เช่น ไฟไหม้หรือน้ำท่วม
ยิ่งไปกว่านั้น การประมวลผลใบแจ้งหนี้และการชำระเงินด้วยตนเองมักมีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ เช่น การคำนวณที่ไม่ถูกต้อง การจัดประเภทที่ไม่ถูกต้อง หรือแม้แต่การเขียนด้วยลายมือที่อ่านไม่ออก การทำงานเหล่านี้ให้สำเร็จด้วยมือ หรือแม้แต่ใช้โปรแกรมประมวลผลคำด้วยตนเอง ใช้เวลานานและเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย
คุณมักจะต้องการพนักงานที่ได้รับมอบหมายหรือแม้แต่ทั้งแผนกที่ทุ่มเทให้กับการจัดการเรื่องเหล่านี้ และพนักงานแต่ละคนที่คุณนำมาต้องได้รับการฝึกอบรม ค่าจ้าง ประกัน และผลประโยชน์ เช่น วันหยุดและวันหยุดที่ได้รับค่าจ้าง
อะไรจะเข้าสู่การประมวลผลใบแจ้งหนี้และการชำระเงิน?
การประมวลผลใบแจ้งหนี้เป็นกระบวนการที่สำคัญ คุณต้องดำเนินการและชำระใบแจ้งหนี้ของคุณอย่างทันท่วงทีเพื่อให้รีสอร์ทของคุณมีสต็อก หนังสือของคุณเป็นระเบียบ และความสัมพันธ์ระหว่างธุรกิจกับธุรกิจของคุณแน่นแฟ้น
การประมวลผลใบแจ้งหนี้เป็นกระบวนการที่เกี่ยวข้องบ้าง ขั้นตอนแรกคือการรับหรือบันทึกใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้อาจเป็นเอกสารที่เป็นกระดาษทางไปรษณีย์ โทรสาร อีเมล หรือเอกสาร PDF, Word, Excel หรือ Google
หากคุณกำลังประมวลผลใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง ใครบางคน (หรือหลายคน) จำเป็นต้องดูใบแจ้งหนี้แต่ละใบและป้อนข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เช่น หมายเลขรหัสผู้ขายและราคารวมลงในระบบบัญชีแยกประเภทที่บริษัทของคุณใช้อยู่ การดำเนินการนี้ใช้เวลานานและเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย และยิ่งต้องบันทึกข้อมูลมากเท่าไหร่ก็ยิ่งมีโอกาสผิดพลาดมากขึ้นเท่านั้น
ขั้นตอนต่อไปคือการกำหนดเส้นทางใบแจ้งหนี้ไปยังพนักงานที่เหมาะสมเพื่อขออนุมัติ ตัวอย่างเช่น ใบแจ้งหนี้สำหรับการเยี่ยมชมช่างไฟฟ้าอาจไปที่ผู้จัดการสิ่งอำนวยความสะดวก ในขณะที่ใบแจ้งหนี้สำหรับวิศวกรซอฟต์แวร์อิสระจะส่งไปที่ CTO เมื่อดำเนินการด้วยตนเองแล้ว การกำหนดเส้นทางจะเกี่ยวข้องกับแผนกจำนวนมาก ความใส่ใจในรายละเอียด และเวลา
ขั้นตอนต่อไปคือการอนุญาตและส่งการชำระเงิน ผู้อนุมัติจะตรวจสอบจำนวนเงินที่เรียกเก็บเงินและบริการหรือสินค้าใดที่กำลังเรียกเก็บเงิน และบันทึกข้อแตกต่างใดๆ หากมีข้อผิดพลาดที่ชัดเจน ผู้อนุมัติจะส่งใบแจ้งหนี้กลับไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องเพื่อการกระทบยอด
หากไม่มีข้อผิดพลาด ผู้อนุมัติจะส่งไปที่แผนกเรียกเก็บเงินเพื่อชำระเงิน ขั้นตอนนี้อาจดูเหมือนง่าย แต่ถ้าผู้อนุมัติไม่อยู่ที่สำนักงานหรือใช้เวลานานเกินไปในการอนุมัติใบแจ้งหนี้ อาจมีค่าธรรมเนียมล่าช้าและความสัมพันธ์ทางธุรกิจอาจได้รับอันตราย
ขั้นตอนต่อไปคือการประมวลผลการชำระเงิน ซึ่งอาจหมายถึงการเขียนเช็คหากคุณอยู่ในขบวนการประมวลผลด้วยตนเอง หรืออาจหมายถึงการคลิกปุ่มในแอปการชำระเงิน ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด จะต้องตรงเวลาเพื่อหลีกเลี่ยงค่าธรรมเนียมที่ล่าช้า และรักษาความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่แน่นแฟ้น
สุดท้าย คุณจะต้องเก็บบันทึกการทำธุรกรรม ซึ่งอาจอยู่ในสมุดบันทึกจริง เอกสาร Word หรือ Google หรือสเปรดชีต Excel ขั้นตอนนี้มีความสำคัญสำหรับการวิเคราะห์งบประมาณและวัตถุประสงค์ด้านภาษี
ประโยชน์ของใบแจ้งหนี้อัตโนมัติและการประมวลผลการชำระเงิน
อย่างที่คุณเห็น มีขั้นตอนมากมายในการประมวลผลใบแจ้งหนี้ น่าเสียดายที่สิ่งนี้แปลเป็นเวลามากมายและมีข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นมากมาย โชคดีที่มี บริษัท ที่มีซอฟต์แวร์ที่สามารถจัดการการประมวลผลใบแจ้งหนี้ให้กับคุณได้
กับ การประมวลผลใบแจ้งหนี้อัตโนมัติคุณสามารถปรับปรุงใบแจ้งหนี้ที่ได้รับด้วยรหัสอีเมลทั่วไป ด้วยวิธีนี้ แทนที่จะจัดเรียงอีเมลหอยทากและที่อยู่อีเมลของพนักงานหลายรายการ ใบแจ้งหนี้ทั้งหมดจะรวมอยู่ในที่เดียวกันเพื่อการจัดระเบียบและการประมวลผลที่ง่ายดาย
นอกจากนี้ ด้วยการประมวลผลใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ คุณยังไม่ต้องแตะต้องมากกว่าสามในสี่ของใบแจ้งหนี้ของคุณ ซึ่งหมายความว่าคุณข้ามโอกาสสำหรับข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูล ความเสี่ยงของการชำระเงินมากหรือน้อย ใบแจ้งหนี้ที่สูญหาย และการชำระภาษีหรือการคำนวณที่ไม่ถูกต้อง
ใบแจ้งหนี้แบบไม่ต้องสัมผัสเท่ากับไม่มีการป้อนข้อมูลแรงงานและเวลา ไม่มีการกำหนดเส้นทางและรอการอนุมัติจากผู้อนุมัติ และไม่มีเวลารอระหว่างสำนักงานของผู้อนุมัติและแผนกวางบิล ใบแจ้งหนี้หลายใบของคุณสามารถเปลี่ยนจากการรับเป็นการชำระเงินและยื่นออกไปในเวลาอันสั้นหรือไม่มีเลย
ด้วยการประมวลผลใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ คุณสามารถประหยัดแรงงานและเงินโดยให้ซอฟต์แวร์ทำงานแทนพนักงานประจำที่ต้องการการฝึกอบรม การจ่ายเงินเต็มเวลา และผลประโยชน์
ประเภทของการประมวลผลการชำระเงิน
การประมวลผลการชำระเงินมีหลายประเภท บางแบบใหม่กว่าแบบอื่นๆ บางแบบสะดวกกว่าและคุ้มค่ากว่าแบบอื่นๆ คุณได้รับใบแจ้งหนี้จากธุรกิจอื่นในกระบวนการจัดซื้อระหว่างธุรกิจกับธุรกิจของคุณ นี่อาจเป็นใบแจ้งหนี้สำหรับการจัดส่งผ้าปูที่นอนใหม่หรือใบแจ้งหนี้สำหรับบริการทำความสะอาดของบุคคลที่สาม
ได้รับแล้ว กำหนดเส้นทางไปยังผู้อนุมัติที่เหมาะสม และส่งไปยังแผนกเรียกเก็บเงิน อีกวิธีหนึ่งคือได้รับและย้ายไปยังขั้นตอนเหล่านั้นโดยอัตโนมัติด้วยซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้ ตอนนี้ได้เวลาชำระใบแจ้งหนี้แล้ว
ตัวเลือกการชำระเงินครั้งแรกที่นึกถึงคือ “เช็คแบบเก่า” — เช็คกระดาษ ผู้คนเขียนเช็คมาหลายทศวรรษแล้ว อาจเป็นวิธีที่คุณเห็นแม่ของคุณจ่ายบิลตอนโต ดูเหมือนมั่นคงและฉลาด
อย่างไรก็ตาม รูปแบบการชำระเงินนี้อาจไม่ "น่าเชื่อถือ" อย่างที่คุณคิด แม้ว่าจะ "เก่า" เช็คกระดาษมีความอ่อนไหวต่อการฉ้อโกงอาละวาด ยิ่งไปกว่านั้น พวกเขาใช้เวลาหลายวันในการดำเนินการ และมีราคาแพงกว่าต่อธุรกรรมมากกว่าพูด การชำระเงิน ACH.
อีกทางเลือกหนึ่งในการชำระเงินคือการชำระเงิน ACH (สำนักหักบัญชีอัตโนมัติ) นี่คืออุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ การชำระเงินผ่านธนาคาร. ช่วยให้คุณข้ามเช็ค เงินสด บัตรเครดิต หรือเดินสายได้ เร็วกว่าและถูกกว่าการใช้เช็ค
วิธีที่ดีที่สุดในการประมวลผลการชำระเงินคือผ่านแอปพลิเคชันที่ปลอดภัย รวดเร็ว และจูงใจ เช่น BirchStreet Pay. โซลูชันนี้ช่วยให้คุณชำระเงินของแผนกทั้งหมดได้ในที่เดียว ช่วยลดความซับซ้อนของกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างโดยการรวมศูนย์ 100% ของการชำระเงินของคุณ แม้ว่าจะจ่ายตามสถานที่หรือแผนกต่างๆ
มีคุณลักษณะด้านความปลอดภัยที่ได้รับการปรับปรุงเพื่อให้เงินของคุณปลอดภัยจากการใช้ในทางที่ผิดและการฉ้อโกง แทนที่จะเขียนเช็ค คุณสามารถใช้อินเทอร์เฟซที่เรียบง่ายเพื่อชำระเงินด้วยการแตะปุ่มเพียงปุ่มเดียว นอกจากนี้ยังมีความสามารถในการรายงานและวิเคราะห์เต็มรูปแบบ เพื่อให้คุณสามารถดูเงินของคุณแบบเรียลไทม์สำหรับวัตถุประสงค์ด้านบัญชีและการปฏิบัติตามข้อกำหนด
ยิ่งไปกว่านั้น BirchStreet Pay จะจ่ายให้ คุณ เพื่อใช้บริการของตน จากการชำระเงินครั้งแรกของคุณ เงินที่คุณใช้จ่ายไปแล้วเพื่อให้ธุรกิจของคุณดำเนินต่อไป คุณสามารถเริ่มรับรางวัลคืนเงินได้
บรรทัดล่าง …
ใบแจ้งหนี้อัตโนมัติและการประมวลผลการชำระเงินจะช่วยปรับปรุงกระบวนการของรีสอร์ทของคุณ แทนที่จะไปรวบรวมใบแจ้งหนี้จากกล่องจดหมายภายนอกและกล่องจดหมายอีเมลของพนักงานหลายราย เครื่องมือประมวลผลใบแจ้งหนี้อัตโนมัติจะนำใบแจ้งหนี้ทั้งหมดของคุณไปยังที่อยู่อีเมลส่วนกลางเพียงแห่งเดียว คุณไม่จำเป็นต้องสแกนและอัปโหลดใบแจ้งหนี้ที่เป็นกระดาษไปยังระบบการยื่นแบบออนไลน์ของคุณ เพราะพวกเขาออนไลน์อยู่แล้ว!
ด้วยการประมวลผลใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง จะต้องมีการรวบรวมใบแจ้งหนี้แต่ละใบและส่งไปยังแผนกที่ถูกต้องเพื่อขออนุมัติก่อนที่จะส่งไปยังแผนกการเรียกเก็บเงิน ด้วยการประมวลผลใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ กว่า 80% ของใบแจ้งหนี้ของคุณสามารถดำเนินการได้โดยไม่ต้องสัมผัส ซึ่งหมายถึงการข้ามเวลาล่าช้าและรอระหว่างแผนกต่างๆ ไม่เพียงเท่านั้น แต่ซอฟต์แวร์จะไม่ทำผิดพลาดเหมือนกับข้อผิดพลาดที่มนุษย์มีแนวโน้ม
เมื่อถึงเวลาที่ต้องชำระตามใบแจ้งหนี้จริง ระบบอัตโนมัติจะออกมาเหนือกว่าอีกครั้ง คุณสามารถข้ามเช็คกระดาษ เงินสด หรือบัตรเครดิตได้โดยใช้แอปพลิเคชันการชำระเงินที่ใช้งานง่าย
แทนที่จะใช้เวลาอันมีค่าในการดำเนินการแต่ละส่วน การชำระเงินจำนวนมากเพื่อให้รีสอร์ทของคุณทำงานต่อไป คุณสามารถชำระเงินเหล่านี้ได้ด้วยการกดปุ่มเพียงปุ่มเดียวหรือตั้งค่าให้ชำระเงินโดยอัตโนมัติ
ใบแจ้งหนี้อัตโนมัติและการประมวลผลการชำระเงินจะช่วยคุณประหยัดเวลา ความยุ่งยาก กำลังคน และเงิน ด้วยการเลือกผลิตภัณฑ์ที่เหมาะสมเพื่อจัดการงานเหล่านี้ให้กับคุณ คุณยังสามารถได้รับเงินคืนจากการจ่ายเงินให้กับซัพพลายเออร์ของคุณ