Nonostante le numerose sfide poste di fronte al settore dell'ospitalità, dozzine di statistiche sulla crescita indicano che il settore dovrebbe diventare più forte che mai. Secondo Rete Ospitalità, si stima che il tasso di crescita annuale del settore alberghiero e dei resort globale crescerà di 8,1%, raggiungendo $1,27 trilioni entro il 2031.
Ma come è possibile che si verifichi così tanta crescita dopo che negli ultimi anni si è verificata una così vasta incertezza economica?
La risposta sta nell'automazione.
Come parte dei loro sforzi di ricostruzione post-pandemia, gli albergatori stanno cercando di sfruttare l'automazione in tutte le operazioni, con un focus primario incentrato sulle operazioni di back-office.
Attraverso un software di automazione specializzato, le società di gestione di hotel e resort possono potenziare i propri processi di contabilità fornitori (AP) eliminando meticolose e costose attività cartacee, facendo risparmiare tempo ai propri team e consentendo loro di concentrarsi su più aree fondamentali dell'organizzazione, come la gestione della proprietà , risultati finanziari o opportunità di sviluppo dei dipendenti.
Man mano che le tecnologie di automazione diventano più avanzate, hotel e resort di tutte le dimensioni possono mirare a un livello più elevato di servizio clienti aumentando l'efficienza in tutti i loro reparti di contabilità fornitori.
L'automazione del back-office aumenta l'efficienza nei flussi di lavoro
Il vecchio sistema di elaborazione manuale delle fatture e di pagamento manuale di un gran numero di fatture dei fornitori è ormai diventato arcaico. Per i reparti AP, sono finiti i giorni in cui archiviare questi documenti richiedeva molto tempo, lavoro e spesso era soggetto a errori.
L'automazione dei flussi di lavoro con il software di automazione AP semplifica queste meticolose attività di elaborazione delle fatture, riduce i costi e rimuove possibilità di errore umano.
L'automazione AP per il settore dell'ospitalità elimina il caos di scrivanie ingombre, fatture perse, pile di carta e schedari traboccanti e utilizza una tecnologia specializzata per digitalizzare l'intero processo, comprese le funzioni di routine come l'elaborazione delle fatture, la corrispondenza, l'approvazione, il pagamento e la riconciliazione.
L'inserimento manuale dei dati o il trasferimento di documenti fisici che comportano dettagli di pagamento non è più necessario. Con tutte le informazioni richieste archiviate in un'unica posizione digitale, il tuo reparto AP può tenere traccia dell'intero processo di evasione delle fatture da remoto, ottenendo al contempo una migliore visibilità e raccogliendo informazioni utili sull'intero processo procure-to-pay.
Automazione AP significa minori possibilità di frode
L'inserimento manuale dei dati e l'elaborazione dei pagamenti comportano un rischio elevato di schemi di fatturazione e controlli fraudolenti. In effetti, la maggior parte delle organizzazioni perdere 5% delle loro entrate per frode di fatturazione ogni anno, con una perdita media di $125.000. Inoltre, la frode in genere passa inosservata per un massimo di 14 mesi, dopodiché le perdite mensili hanno raggiunto $8.300.
In particolare per il settore dell'ospitalità, questa non è una statistica da poco. Una parte considerevole delle tue entrate può andare persa a causa di uno schema fraudolento, ma il lungo processo di rettifica può portare a migliaia di soldi sprecati in più.
Fortunatamente, l'automazione dei processi AP riduce il rischio di frode del tuo hotel.
Con un software di automazione AP ben implementato, le aziende possono rilevare le frodi ai primi segnali, prevenire pagamenti falsi convalidando le informazioni del fornitore e ricevere avvisi relativi a richieste di pagamento insolite o sospette.
Processi di fatturazione più rapidi grazie all'abbinamento automatico a 3 vie
Nel settore dell'ospitalità, il tempo è essenziale. Le società di gestione alberghiera non possono permettersi di eseguire un'elaborazione delle fatture lenta e costante. Soprattutto quando le transazioni finanziarie critiche sono a rischio, tenere traccia e rimanere al passo con il processo AP è fondamentale.
Dall'inserimento manuale delle informazioni sulle fatture all'invio tramite e-mail di copie PDF delle fatture ai capi dipartimento per la revisione e l'approvazione, all'invio di assegni cartacei per posta, l'intero processo di fatturazione manuale negli hotel procede con la stessa riluttanza della melassa fredda.
E se l'elaborazione manuale delle fatture è lenta, anche i rapporti con i fornitori dell'hotel potrebbero essere messi a repentaglio.
La soluzione risiede nell'automazione AP o, più specificamente, nell'abbinamento automatico AP a 3 vie.
Questa soluzione offre automatizzazione end-to-end capacità di elaborazione delle fatture per semplificare le operazioni e migliorare la visibilità della spesa. Dalla conversione delle fatture in un formato elettronico per eliminare l'immissione dei dati, al confronto automatico delle ricevute in base a standard personalizzati, il tuo hotel può sperimentare velocità di elaborazione significativamente più elevate.
Sfrutta la potenza dell'automazione AP con BirchStreet
Se eseguito manualmente, i costi dell'elaborazione dei conti da pagare iniziano a sommarsi rapidamente. Con l'aiuto del software di automazione AP, puoi assistere in prima persona ai vantaggi di una maggiore efficienza del flusso di lavoro, riduzione dei rischi, maggiore sicurezza ed elaborazione più rapida.
BirchStreet è unico Soluzione di automazione AP copre tutte queste basi. Attraverso l'abbinamento personalizzato di ordini di acquisto, fatture e ricevute di ricezione e strumenti specializzati di gestione delle fatture per rimuovere i requisiti di immissione dei dati, il tuo reparto AP può semplificare le operazioni e migliorare la visibilità della spesa in tutte le sedi.