Come manager del resort, hai molto da fare. Devi mantenere le tue stanze rifornite e pulite, la tua contabilità in ordine, il tuo processo di approvvigionamento stretto, i tuoi dipendenti ben formati e felici e, soprattutto, i tuoi clienti che si divertono.
Ciò significa che hai sapone, biancheria, bevande e cibo da ordinare e pagare, numeri da sgranocchiare e budget da rispettare o adeguare, fatture da produrre ed elaborare, corsi di formazione da eseguire, buste paga da scrivere e reclami, domande e commenti tendere a.
Con tutto questo in corso, l'ultima cosa di cui hai bisogno è una pila di fatture, assegni, vaglia e ricevute in attesa di stressarti e dominare il tuo tempo prezioso. Fortunatamente, non devi rassegnarti a questa realtà. Oggi ci sono modi per automatizzare l'elaborazione delle fatture e dei pagamenti in un modo che ti farà risparmiare tempo, denaro, manodopera e stress.
Ti Pericoli della fatturazione manuale e dell'elaborazione dei pagamenti
L'elaborazione delle fatture e dei pagamenti è in circolazione da allora, beh, le fatture e i pagamenti lo sono stati. Per gestire un'attività ricettiva di successo, devi procurarti i prodotti e i servizi che entrano nella tua attività ed elaborare i pagamenti che derivano da questi prodotti e servizi. L'efficiente flusso di denaro in entrata e in uscita dal tuo resort può crearlo o distruggerlo.
Per decenni, le aziende hanno scritto e ricevuto fatture fisiche, oltre a scrivere e distribuire ricevute. È importante avere un registro delle tue pratiche finanziarie, ma i documenti fisici rischiano di essere persi, disorganizzati o addirittura distrutti in un disastro naturale come un incendio o un'alluvione.
Inoltre, l'elaborazione manuale delle fatture e dei pagamenti è soggetta a errori umani come calcoli errati, categorizzazione errata o persino grafia illeggibile. Il completamento di queste attività a mano, o anche manualmente con un elaboratore di testi, è dispendioso in termini di tempo e soggetto a errori.
Spesso hai bisogno di un dipendente designato o anche di un intero dipartimento dedicato alla gestione di queste questioni. E ogni dipendente che assumi ha bisogno di formazione, retribuzione, assicurazione e benefici come ferie e permessi retribuiti.
Cosa c'è nell'elaborazione delle fatture e dei pagamenti?
L'elaborazione delle fatture è un processo vitale. Devi elaborare e pagare le fatture in modo tempestivo per mantenere il tuo resort rifornito, i tuoi libri in ordine e le tue relazioni business-to-business forti.
Anche l'elaborazione delle fatture è un processo alquanto complicato. Il primo passo è ricevere o acquisire la fattura. La fattura può arrivare come documento cartaceo per posta, fax, e-mail o documento PDF, Word, Excel o Google.
Se stai elaborando le fatture manualmente, qualcuno (o più persone) deve esaminare ciascuna fattura e inserire dati rilevanti come il numero ID fornitore e il prezzo totale in qualsiasi sistema di contabilità utilizzato dalla tua azienda. Questo richiede tempo ed è estremamente soggetto a errori. E più informazioni devono essere registrate, più possibilità ci sono di errori.
Il passaggio successivo consiste nell'instradare la fattura al dipendente appropriato per l'approvazione. Ad esempio, la fattura per una visita da elettricista potrebbe andare al responsabile delle strutture, mentre la fattura per un ingegnere del software freelance andrebbe al CTO. Se eseguito manualmente, il routing coinvolge molti reparti, attenzione ai dettagli e tempo.
Il prossimo passo è autorizzare e inviare per il pagamento. Il responsabile dell'approvazione esamina l'importo fatturato e quale servizio o bene viene fatturato e rileva eventuali discrepanze. In caso di errore apparente, l'autore dell'autorizzazione invierà la fattura alle parti interessate per la riconciliazione.
Se non ci sono errori, l'approvatore lo invierà al reparto fatturazione per il pagamento. Questo passaggio può sembrare semplice, ma se il responsabile dell'approvazione è fuori sede o impiega troppo tempo per approvare una fattura, potrebbero verificarsi ritardi e le relazioni commerciali potrebbero essere danneggiate.
Il prossimo passo è elaborare il pagamento. Ciò potrebbe significare scrivere un assegno se sei sul treno di elaborazione manuale o potrebbe significare fare clic su un pulsante su un'app di pagamento. In qualsiasi modo lo fai, deve essere puntuale per evitare le tasse in ritardo e mantenere solide relazioni commerciali.
Infine, dovrai tenere un registro della transazione. Può trovarsi in un taccuino fisico, in un documento Word o Google o in un foglio di calcolo Excel. Questo passaggio è importante per l'analisi del budget e ai fini fiscali.
Vantaggi dell'elaborazione automatizzata delle fatture e dei pagamenti
Come puoi vedere, ci sono molti passaggi per l'elaborazione delle fatture. Questo, sfortunatamente, si traduce in molto tempo e molti potenziali errori. Fortunatamente, ci sono aziende che offrono software in grado di gestire l'elaborazione delle fatture per te.
Insieme a elaborazione automatizzata delle fatture, puoi semplificare le fatture ricevute con un ID e-mail comune. In questo modo, invece di smistare la posta ordinaria e gli indirizzi e-mail di più dipendenti, tutte le fatture arrivano nello stesso posto per una facile organizzazione ed elaborazione.
Inoltre, con l'elaborazione automatizzata delle fatture, puoi andare senza contatto per oltre tre quarti delle tue fatture. Ciò significa che salti l'opportunità di errori di immissione, il rischio di pagamento in eccesso o in difetto, fatture perse e pagamenti o calcoli fiscali imprecisi.
Le fatture touchless equivalgono a nessun inserimento di dati e tempo, nessun instradamento e attesa di autorizzazione da parte degli approvatori e nessun tempo di attesa tra l'ufficio dell'approvazione e il reparto fatturazione. Molte delle tue fatture possono passare dall'essere ricevute all'essere pagate e archiviate in poco o nessun tempo.
Con l'elaborazione automatizzata delle fatture, puoi risparmiare manodopera e denaro affidandoti al software anziché a un dipendente a tempo pieno che necessita di formazione, retribuzione a tempo pieno e vantaggi.
Tipi di elaborazione dei pagamenti
Esistono molti tipi di elaborazione dei pagamenti, alcuni più recenti di altri, alcuni più convenienti ed economici di altri. Hai ricevuto una fattura da un'altra azienda nel processo di approvvigionamento da azienda a azienda. Potrebbe trattarsi di una fattura per la spedizione di lenzuola nuove o di una fattura per un servizio di pulizia di terzi.
È stato ricevuto, instradato all'approvatore appropriato e inviato al reparto fatturazione. In alternativa, è stato ricevuto e spostato automaticamente attraverso questi passaggi dal software di fatturazione. Ora è il momento di pagare la fattura.
La prima opzione di pagamento che potrebbe venire in mente è il "vecchio affidabile": assegni cartacei. La gente scrive assegni da decenni. Forse è il modo in cui hai visto tua madre pagare i conti crescendo. Sembra stabile e intelligente.
Tuttavia, questa forma di pagamento potrebbe non essere "affidabile" come potresti pensare, sebbene sia "vecchia". Gli assegni cartacei sono suscettibili di frode dilagante. Inoltre, richiedono giorni per essere elaborati e sono più costosi per transazione rispetto, ad esempio, a un Pagamento ACH.
Un'altra opzione di pagamento è un pagamento ACH (casa di compensazione automatica). Questo è un elettronico pagamento da banca a banca. Ti consente di saltare assegni, contanti, carte di credito o cablaggi. È più veloce ed economico rispetto all'utilizzo degli assegni.
Il modo migliore per elaborare un pagamento è attraverso applicazioni sicure, veloci e incentivanti come BirchStreet Pay. Questa soluzione ti consente di effettuare i pagamenti di tutti i tuoi dipartimenti in un unico posto. Semplifica il processo di approvvigionamento centralizzando 100% dei tuoi pagamenti, anche se effettuati da sedi o dipartimenti diversi.
Ha funzionalità di sicurezza avanzate per proteggere i tuoi soldi da usi impropri e frodi. Invece di scrivere assegni, puoi utilizzare la loro semplice interfaccia per effettuare pagamenti con il semplice tocco di un pulsante. Ha anche funzionalità complete di reportistica e analisi in modo da poter avere una visione in tempo reale dei tuoi fondi per scopi contabili e di conformità.
Inoltre, BirchStreet Pay pagherà voi per l'utilizzo dei loro servizi. Dal tuo primo pagamento, denaro che avresti già speso per mantenere in funzione la tua attività, puoi iniziare a guadagnare premi cashback.
La linea di fondo …
L'elaborazione automatizzata delle fatture e dei pagamenti migliorerà i processi del tuo resort. Invece di andare in giro a raccogliere fatture dalla casella di posta esterna e dalle caselle di posta elettronica dei vari dipendenti, gli strumenti di elaborazione automatizzata delle fatture indirizzeranno tutte le fatture a un indirizzo e-mail centrale comune. Non avrai bisogno di scansionare e caricare le fatture cartacee sul tuo sistema di archiviazione online perché saranno già online!
Con l'elaborazione manuale delle fatture, ogni fattura dovrebbe essere raccolta e indirizzata al reparto corretto per l'approvazione prima di essere inviata al reparto fatturazione. Con l'elaborazione automatizzata delle fatture, oltre 80% delle tue fatture possono essere elaborate senza contatto. Ciò significa saltare il ritardo e i tempi di attesa tra i reparti. Non solo, ma il software non commetterà errori come quelli a cui sono inclini gli esseri umani.
Quando arriva il momento di pagare effettivamente la fattura, i sistemi automatizzati risultano ancora una volta in testa. Puoi saltare gli assegni cartacei, contanti o carte di credito utilizzando applicazioni di pagamento facili da usare.
Invece di spendere minuti preziosi per completare ciascuno dei tanti, molti pagamenti necessari per mantenere attivo il tuo resort, puoi effettuare questi pagamenti premendo un pulsante o impostarli per essere pagati automaticamente.
L'elaborazione automatizzata delle fatture e dei pagamenti ti farà risparmiare tempo, fatica, manodopera e denaro. Scegliendo i prodotti giusti per gestire queste attività per te, puoi persino guadagnare cashback pagando i tuoi fornitori.