作为度假村经理，您有很多事情要做。您需要保持房间的库存和清洁，您的账目井然有序，您的采购流程严密，您的员工训练有素且快乐，最重要的是，您的客户需要享受他们的生活。
这意味着您有肥皂、床单、饮料和食物要订购和支付，数字要紧缩，预算要遵守或调整，发票要生产和处理，培训要运行，薪水要写，以及投诉、问题和评论倾向于。
随着这一切的进行，您最不需要的就是一堆发票、支票、汇票和收据等着让您感到压力并支配您的宝贵时间。幸运的是，您不必接受这个现实。今天，有多种方法可以让您的发票和付款处理自动化，从而节省您的时间、金钱、人力和压力。
吨手工发票和付款处理的危险
发票和付款处理已经存在，好吧，发票和付款已经存在。为了经营成功的酒店业务，您需要采购进入您的业务的产品和服务，并处理这些产品和服务附带的付款。资金进出您的度假村的有效流动可以决定它的成败。
几十年来，企业一直在编写和接收实物发票以及编写和分发收据。记录您的财务行为很重要，但实物文件有丢失、杂乱无章甚至在火灾或洪水等自然灾害中被毁的危险。
更重要的是，手动发票和付款处理容易出现人为错误，例如计算错误、分类错误，甚至笔迹难以辨认。手动完成这些任务，甚至使用文字处理器手动完成，既费时又容易出错。
您通常需要指定的员工甚至整个部门来专门处理这些事务。您带来的每位员工都需要培训、薪酬、保险和福利，例如假期和带薪休假。
发票和付款处理包含哪些内容？
发票处理是一个至关重要的过程。您需要及时处理和支付发票，以保持度假村库存充足、书籍井然有序以及企业对企业关系牢固。
发票处理也是一个有点复杂的过程。第一步是接收或获取发票。发票可以是邮寄的纸质文档、传真、电子邮件或 PDF、Word、Excel 或 Google 文档。
如果您手动处理发票，则需要有人（或多人）查看每张发票并将供应商 ID 号和总价等相关数据输入公司使用的任何分类帐系统。这是耗时且极易出错的。而且需要记录的信息越多，出错的可能性就越大。
下一步是将发票发送给相应的员工进行审批。例如，电工访问的发票可能会发给设施经理，而自由软件工程师的发票会发给 CTO。手动完成时，路由涉及很多部门、对细节的关注和时间。
下一步是授权并提交付款。审批者查看计费金额和计费的服务或商品，并记录任何差异。如果有明显错误，授权人会将发票发回相关利益相关者进行核对。
如果没有错误，审批人会将其发送给计费部门进行支付。此步骤看似简单，但如果审批人不在办公室或审批发票的时间过长，则可能会产生滞纳金并损害业务关系。
下一步是处理付款。如果您在手动处理火车上，这可能意味着要写一张支票，或者可能意味着单击支付应用程序上的按钮。无论您采取何种方式，都需要准时避免滞纳金并保持牢固的业务关系。
最后，您需要保留交易记录。这可能在物理笔记本、Word 或 Google 文档或 Excel 电子表格中。这一步对于预算分析和税收目的都很重要。
自动发票和付款处理的好处
如您所见，发票处理有很多步骤。不幸的是，这会转化为大量时间和大量潜在错误。幸运的是，有 公司 提供可以为您处理发票处理的软件。
和 自动发票处理，您可以使用通用电子邮件 ID 简化收到的发票。这样一来，所有的发票都可以集中到同一个地方，以便于组织和处理，而不是通过蜗牛邮件和多个员工电子邮件地址进行分类。
此外，通过自动发票处理，您可以对超过四分之三的发票进行非接触式处理。这意味着您可以跳过输入错误、多付或少付风险、丢失发票以及不准确的纳税或计算的机会。
非接触式发票等同于无需数据输入人工和时间，无需路由到审批者并等待审批者授权，也无需在审批者办公室和计费部门之间等待时间。您的许多发票可以在很短的时间内或没有时间从收到到付款并归档。
通过自动化发票处理，您可以通过软件来代替需要培训、全职工资和福利的全职员工来完成工作，从而节省劳动力和金钱。
支付处理类型
有许多类型的支付处理，有些比其他的更新，有些比其他的更方便和更具成本效益。您在企业对企业采购流程中收到了另一家企业的发票。这可能是新床单装运的发票或第三方清洁服务的发票。
它已被接收，发送给适当的审批者，然后发送给计费部门。或者，它已被发票软件接收并自动移动通过这些步骤。现在是支付发票的时候了。
可能会想到的第一个付款方式是“旧式可靠”——纸质支票。几十年来，人们一直在写支票。也许这是你看到你妈妈在成长过程中支付账单的方式。它看起来稳定而聪明。
然而，这种支付方式可能并不像你想象的那么“可靠”，尽管它已经“过时”了。纸质支票容易受到猖獗的欺诈。更重要的是，它们需要数天的时间来处理，并且每笔交易的成本高于，比如说， ACH付款.
另一种付款方式是 ACH（自动票据交换所）付款。这是一个电子 银行间支付.它允许您跳过支票、现金、信用卡或电汇。它比使用支票更快、更便宜。
处理付款的最佳方式是通过安全、快速、激励性的应用程序，例如 BirchStreet 支付.该解决方案允许您通过一个地方完成所有部门的付款。它通过集中 100% 的付款来简化采购流程，即使它们是由不同的地点或部门进行的。
它具有增强的安全功能，可确保您的资金免受滥用和欺诈。您可以使用其简单的界面通过点击按钮进行付款，而不是写支票。它还具有完整的报告和分析功能，因此您可以出于会计和合规目的实时查看您的资金。
更重要的是，BirchStreet Pay 将支付 你 使用他们的服务。从您的第一笔付款开始，您就可以开始赚取现金返还奖励。
底线……
自动发票和付款处理将改善您度假村的流程。自动化发票处理工具无需从外部邮箱和各种员工的电子邮件收件箱中收集发票，而是将您的所有发票定向到一个通用的中央电子邮件地址。您无需扫描纸质发票并将其上传到您的在线归档系统，因为它们已经在线！
通过手动发票处理，需要收集每张发票并将其发送到正确的部门进行审批，然后才能发送到计费部门。借助自动化发票处理，您可以非接触式处理超过 80% 的发票。这意味着跳过部门之间的滞后和等待时间。不仅如此，该软件也不会犯人类容易犯的错误。
当需要实际支付发票时，自动化系统再次脱颖而出。您可以使用易于使用的支付应用程序跳过纸质支票、现金或信用卡。
无需花费宝贵的时间来完成维持度假村运营所需的众多付款，您只需按一下按钮即可完成这些付款或将其设置为自动付款。
自动发票和付款处理将为您节省时间、麻烦、人力和金钱。通过为您选择合适的产品来处理这些任务，您甚至可以通过支付供应商来赚取现金返还。