任何成功的企业都需要密切关注其现金流和支出，即用钱支付，以维持生计。随着后COVID经济衰退 和飙升的通货膨胀率，每个人都在尽最大努力减少开支和最大化利润（或者至少，尽量减少损失）。
企业是 改变他们的运作方式，从拥抱新技术到彻底重组现有的商业模式。资本需要保护。需要弥补差距。流程需要收紧。
无论他们是否愿意承认，许多企业都被迫以前所未有的方式计算他们的五分钱和一角钱。也许你已经注意到咖啡机没有被更换或者医疗保险的报销缩水了。也许您是被迫为公司做出这些省钱决定的人。有了所有这些对金钱的担忧，有一个领域可以重点关注和改进，以帮助您的企业在恶劣的环境中蓬勃发展：应付账款流程。
应付账款：流程
应付账款 (AP) 是企业欠其供应商、供应商和债权人的钱。这些是短期债务，通常在一个支付周期内解决。 AP也可以指负责解决这些短期债务的部门或员工。
应付账款流程有几个步骤，每个步骤都对企业的生命周期至关重要。首先，有货品要求。假设您在一家连锁酒店工作。该过程的第一步可能是客房部要求提供一批新毛巾来更换磨损或损坏的物品。
当这被批准后，下一步，采购，就开始了。采购部门将向多家布草供应商索取报价，并以最优惠的价格确定最佳质量。选择供应商后，将起草采购订单 (PO)。
接下来，继续我们的示例，酒店将收到毛巾和供应商的发票。然后通过创建收货报告对收到的货物进行核算。
之后，应付账款将被记录为“负债”。这归结为贵公司仍欠的钱。记录应付账款的员工将使用采购订单和收货报告来执行此操作。
最后，贵公司将向床单供应商付款并结清应付账款。可以通过多种方式付款，但最好的方式是通过可靠的工具以电子方式即时付款，例如 BirchStreet 支付 这将为您节省宝贵的金钱和时间，提供现金返还。 BirchStreet Pay 是更智能的支付方式。
应付账款：问题
既然您知道自己在处理什么，那么 AP 流程可能涉及公司财务问题的方式就相对明显了。糟糕的记录保存可能导致错过或延迟向供应商付款。这可能会损害您在供应商中的地位，甚至可能导致无法获得维持业务运营所需的商品。
使用纸质支票向供应商付款很容易导致延误、额外费用，并使您的公司面临欺诈。
这些问题的解决方法相对简单：使用软件跟踪您的应付账款并使用 ACH 付款或 虚拟卡 支付供应商。但我们今天要解决的问题是需要更多步骤：避免重复付款。
重复伤害：我们需要说两次吗？
在当今艰难的市场中越来越普遍的所有谨慎削减成本和节省一分钱的做法中，重复是双重痛苦的。在这里，我们指的是在 AP 流程中向供应商重复付款。
当您向公司支付数百或数千美元的商品或服务费用时，不更换损坏的 $65 咖啡机有什么用？ 两次?你得到的只是累了，脾气暴躁的员工和零净美元节省。
这对你来说可能听起来很傻。为什么我的公司要向供应商支付两次费用？我们肯定会在它发生之前抓住它。它确实发生了。而且经常。对于表现最好的公司，重复（或其他形式的错误付款）弥补 0.8% 支出.这似乎是一个很小的百分比，但当您谈论数十万美元的支出时，为一台新咖啡机而损失的 $65 甚至不是杯水车薪。
每家公司都需要一个游戏计划来消除重复付款。在这里，我们将讨论避免重复付款并为您的公司节省数千美元或来之不易的美元的 6 个步骤。
提示 #1：整合您的 VMF
您的供应商主文件 (VMF) 是您跟踪与贵公司有业务往来的所有供应商的地方。尽管理论上所有公司都应该有 VMF，但这并不意味着它很漂亮。
许多公司会在文件中添加供应商，认为他们是最重要的，而实际上他们只是将更多的信息垃圾添加到一个超大的、弗兰肯斯坦式的文件中。
如果您的 VMF 在过去一年左右没有进行任何“维护”（而且我们知道这通常比这要长得多），那么现在是时候了。确保每个与您有业务往来的供应商都被计算在内，但只计算一次。
寻找相同供应商的重复项，例如“Terrific Towels Inc.”。和“很棒的毛巾”。一些好心的员工可能会看到我们这个月没有向毛巾供应商付款并发送另一笔付款，而实际上它已经付款但以另一个名义入账。就这样，您支付了两次 $1,500。
技巧 #2：标准化 VMF 条目
消除重复供应商并不是 VMF 维护的结束。通常，VMF（通常是电子表格）不是以标准化方式填写的。这会导致很多混乱，需要我们说吗？重复付款。
确定是否在供应商名称前使用“the”。确定您是否将使用 Y、X 或复选标记来表示某事已完成。决定 什么时候 在此过程中，某些内容被视为“完整”，并且填写 VMF 的人员符合这些时间线标准。
提示 #3：确保每个供应商都有 W-9
您必须从与您开展业务的每个供应商处获得 W-9。考虑将其作为 VMF 表单的一部分，以确保它不会被忽视。
W-9 需要您正在处理的企业和个人的名称、他们与企业的关系、地址、纳税人识别号 (TIN)（社会安全号或员工识别号）以及签名。这样，您将知道您正在与谁打交道，并在需要时获得他们的信息。
每个 W-9 应该只在 VMF 上一次。如果条目缺少指向 VMF 的链接，则可能是条目重复的线索。
提示 #4：收集和验证税务信息
获得 W-9 后，请使用 IRS 网站上的 TIN 匹配工具验证纳税人识别号。这样，您在付款或与公司打交道时不会犯错误。此外，您已经拥有了为您的企业报税时所需的所有（正确）信息。
考虑在您的 VMF 中设置另一个部分，以表明 TIN 已与 IRS 网站匹配。这也有助于减少文件中的重复项。
提示 #5：减少错误和欺诈的单独职责
不要依赖一名员工来处理您的整个 AP 流程。错误是人的。付款很容易被忽视、重复，或者尽管我们不愿意承认，但也被用于欺诈活动。 AP 流程的每一步都应该至少有两个人参与。任何人都不应建立供应商关系，也不应由任何人负责 VMF。
如上所述，只要流程标准化，这种“伙伴”或“团队系统”将有助于减少错误和混乱。更重要的是，每一步都有两只眼睛可以大大减少不诚实的员工试图骗取公司金钱的诱惑。
提示 #6：保持警惕
不要考虑这些一次性的步骤，例如缝制一条裤子的说明。您不能像购买图案、剪裁和缝制衣服一样，一次性合并您的 VMF、标准化其条目并分离职责，然后永远完成。
您的 VMF 将需要每年至少进行一次检查、重新整合和标准化检查。您的公司需要确保职责保持分离，并且没有一名员工在 AP 流程的重要步骤中陷入“专业化”，而忽略了其他人。
使用这 6 个技巧，您的公司将能够在资金通常难以获得的时候减少重复付款并节省资金。