如果你在做生意，你就是在管理发票。发票管理对于保持有组织的财务分类账、保持资金流入您的业务以及为纳税季节做好准备至关重要。
只有少数客户，发票管理相对简单，但一旦您开始扩展业务，它很快就会变得复杂。如果没有适当的策略，发票可能会丢失、提交错误或支付太晚……
即使您手工精打细算，周转时间也会延长，直到您的业务合作伙伴不满意为止。这可能会影响您企业的整体声誉。 桦木街系统 了解手动发票管理的危险并能够解决问题。答案：自动化。
什么是自动发票处理？
发票信息和付款，以及收款。它允许企业拥有更大的控制权，并且由于自动化系统中的信息存储在云中，它可以防止重要文件因洪水或火灾等自然灾害（甚至是人为错误）而丢失。
自动化发票管理将帮助您缩短周转时间、避免错误、组织您的归档系统并改善与业务合作伙伴的关系。它将节省您的时间和人力。
首先，我们将讨论向需要付款的人发送发票的过程。
1. 您如何创建发票？
当您创建发票时，您是每次都手动进行还是有模板？如果您还没有使用模板，请考虑切换，因为模板更快、更准确，并确保您不会错过任何重要信息。
有很多软件可以帮助您选择模板甚至创建自己的模板。您需要填写这些模板的信息包括：
- 发票号码
- 客户信息表（姓名、地址、联系信息等……）
- 明细收据，包括数量
- 任何备注
请务必在创建发票时通过包含条款和条件来指定批准条件。此外，为可能需要执行的任何进一步操作布置分步说明。
2. 您如何发送发票？
并非所有发票发送系统都是一样的。如果您通过邮件发送纸质发票，则有很大的改进空间。这是最慢的方法。它还使您面临邮政系统丢失的风险。
更快的方法是通过电子邮件。这样，发票的电子轨迹就可以很容易地保存在电子归档系统中。发票将立即到达收件人的收件箱。确保将发票转换为 PDF 以增加安全性。
发送发票的更好方法是通过发票软件。发票软件可以帮助您设计发票、为其打上商标并在几分钟内将其发送出去。当客户看到通过发票软件发送的发票时，他们会同时看到可以付款的链接。这对发票的接收者来说更快、更方便，并且可能会导致您更快地获得付款。
现在用于处理您收到的发票。
3. 您的应付账款流程是怎样的？
应付账款 (AP) 流程不仅仅是支付发票。一个彻底和安全的 AP 流程有很多内容，因为这是一个容易损失大量资金的地方。
例如， 谷歌和脸书 分别向一个网络诈骗者损失了 $23 百万和 $1 亿，该诈骗者创建了一家假公司，通过该公司向这些公司发送欺诈性发票。尽管最终被追回（在大多数发票欺诈案件中很少见），但这些公司在没有彻底检查其合法性的情况下支付“公司”发票而损失了很多钱。
要跟踪您的财务状况并避免任何潜在的诈骗，请遵循彻底的 AP 流程。
首先，将发票与采购订单 (PO) 匹配。交易完成后会向买方发出采购订单，说明订购的内容、数量、由谁订购、从谁订购以及交货日期。它还有一个唯一的采购订单号，没有它是不完整的。在继续下一步之前，您需要解决任何违规行为，例如缺少采购订单或采购订单编号不匹配。
PO定位并与发票匹配后，将其发送给经理或高级职员进行审批。希望他们能够很好地了解公司经常与谁开展业务，并可以标记任何可能已经溜走的可疑事件。接下来，更新 ERP（企业资源计划）系统以反映发票的收到和即将付款。
最后，只有在完成上述步骤后，才能发出付款。
4. 您实际上是如何向供应商付款的？
您已经完成了 AP 流程，直到最后一步。现在是时候向您的供应商实际付款了。你怎么办？你还在写支票吗？
如果你是，也许你不知道这种支付方式正在花费你的时间、金钱和安全性。支票，即使是打印的而不是手写的，也比其他类型的付款更耗时。不仅是书写和信封的填充物，还有去邮局寄信和去银行取信的路程，都会耗费你的时间。
更重要的是，支票比其他支付方式更贵。虽然支票的费用约为 $1.22，但平均 ACH（自动票据交换所）的支付费用仅为 $0.29。如果您进行大量付款，随着时间的推移，这种成本差距会真正影响您的财务状况。
BirchStreet 支付 是一款发票软件，可以帮助您避免与开支票相关的金钱、额外时间和风险。它不仅可以让您的生活更轻松，还可以让您通过向供应商付款等简单的事情获得现金奖励。
它通过将虚拟卡切换为支票来工作，并且在使用这些卡时，您可以获得现金返还奖励。 BirchStreet Pay 可以帮助您快速进行安全、有回报的付款。
5. 您如何提交发票？
有组织的归档系统对于任何运营业务都至关重要。首先要了解各种类型的发票之间的区别。其中包括提案发票、临时发票、定期发票、逾期发票和最终发票。
也许考虑按它们各自的类型对它们进行颜色编码。一个简单的方法是在当地办公用品商店拿起一些彩色标签，并在生产和接收发票时标记它们。
如果您要保存物理文件，请专门为此目的使用文件柜、抽屉或篮子。但是，如前所述，这可能会使您容易受到洪水、火灾或人为错误的影响。归档发票的最佳方式是使用自动发票归档将它们移动到云中。
过去，公司通常需要聘请全职簿记员来生成、分类、支付和归档发票。这是一项相当重复的任务的大量人力。如今，有些软件可以做与付费簿记员相同的事情。该软件可以完成从生成发票模板到正确归档发票到按时付款的所有工作。
发票软件可以以一种有条理、直观和彻底的方式归档您的文件，这样即使是审计也不会给您带来压力。一切都将从云中安全地存储、组织和检索。
6. 您是否正在数字化您的发票？
为了使用发票软件，您需要将发票数字化，以便将它们存储在云中。如果你有一个装满纸质发票的柜子，不幸的是，你必须完成扫描并将它们上传到云端的初始任务。完成此操作后，您就可以开始专门处理数字发票，这最终将使您的生活更轻松。
曾经，甚至之前，您将所有实体文件上传到云端，您就可以开始将当前发票从实体发票转移到数字发票。使用电子邮件，或者更好的是，像 BirchStreet Pay 这样的发票软件来开具发票并支付给你的发票。无需扫描，无需剪纸，只需通过云技术轻松管理发票。
将您的业务转移到在线发票软件具有巨大而众多的好处。
一切都存储在云端。这意味着您不必担心在计算机崩溃或丢失拇指驱动器时丢失物理副本或丢失数字副本。发票软件还允许您自定义文档以进一步提升您的品牌形象。
更重要的是，发票软件允许您以多种语言和货币进行交易，因此开展国际业务变得轻而易举。发票软件还拥有更快的服务，节省墨水和纸张成本，并且可以随时随地访问。
如果您仍在手动执行发票管理，请将此视为您上网的开始，以获得更轻松、更安全、更准确的发票体验。