Şunu hayal edin: Oteliniz yarınki düğüne hazırlanıyor ve siz gerekli eşyaların siparişlerini titizlikle verirken, o korkunç 'kredi bloke etme' kelimesi tüylerinizi ürpertiyor. Departmanları ne kadar çalışkan olursa olsun, satın alma profesyonelleri için fazlasıyla tanıdık bir senaryo bu.
Sonuçlar hızlı ve etkilidir. Talepkar bir bridezilla, personelinizi azarlayarak, işlerin kopmasına ve mükemmel hizmet sunma konusunda isteksizliğe yol açar. İkram ve ziyafet yöneticileri satın alma konusunda çatışırken, düğün planlamacısına kârlılığı etkileyecek tavizler verirken gerginlikler artar. Dalgalanma etkisi, olayın her ayrıntısının daha sıkı incelenmesiyle devam ediyor ve mutsuz bir müşterinin şikayetlerini sosyal medyada yayınlamasıyla sonuçlanıyor. Olumsuz yorumlar yağmaya başlıyor, gelecekteki etkinlik rezervasyonlarını etkiliyor ve gelirleri düşürüyor. Sözleşmenin ihlaline ilişkin yasal tehditler otelin sorunlarını daha da artırıyor.
Görünüşte küçük olan bu hata balonunun birçok cephedeki maliyetleri (dolar, itibar, gelecekteki rezervasyonlar, personel katılımı ve misafir memnuniyeti) darbe alıyor.
Peki bu kabustan nasıl kaçınılabilir? Personel eğitimi çok önemli. Çözüm ne olursa olsun, kilit oyuncular süreci ve iş akışındaki rollerini anlamazlarsa sorunlar devam edecektir. Herkesin iyi eğitilmiş olması gerekiyor.
Mülkünüzü koruyacak araçlarla donatılmış BirchStreet'e girin:
- EDI Faturalandırma: EDI faturalandırmaya sahip büyük kurumsal tedarikçiler (Sysco, US Foods, vb.) BirchStreet'e kusursuz entegrasyon sağlar. PO'ların eşleştirilmesi ve etkinliklerin alınması, ödeme işlemini kolaylaştırır ve herhangi bir tutarsızlık, AP ekiplerinin düzeltme yapmasına neden olur.
- Fintech Entegrasyonları: Fintech, ABD'deki müşteriler için alkollü içecek faturalarına ilişkin ödemeleri otomatikleştirerek yerel ve eyalet yasalarına uygunluğu sağlıyor. BirchStreet sorunsuz bir şekilde entegre olarak zamanında ödemeleri ve doğru envanter verilerini garanti eder.
- IMS – Fatura Yönetimi Çözümleri: Tedarikçilerin EDI faturalaması olmadığında BirchStreet'in özel e-posta adresi veri girişini kolaylaştırır. PO'larla eşleşen faturalar 'dokunulmaz' hale gelir ve ödeme için iletilir. Herhangi bir tutarsızlık, düzeltme ve daha sonra iletim için 'yeni' veya 'istisna' kuyruklarına alınır.
- Raporlama: BirchStreet'in raporlama araçları, AP ekiplerini 'yeni' veya 'istisna' durumu faturaları konusunda uyararak hızlı düzeltmeleri kolaylaştırır ve geç satın alma siparişlerini takip eder.
- BirchStreet Ödemesi: Nitelikli hesaplar için BirchStreet Pay, tedarikçi ödemelerini otomatikleştirerek kredi blokajlarını ortadan kaldırır. Bu, AP Ekibinin kontrol işlemlerine olan ihtiyacı ortadan kaldırarak ödemelerin zamanında yapılmasını sağlar.
- GPO'lar (Grup Satın Alma Organizasyonları): Konaklama alanındaki büyük GPO'larla çalışan BirchStreet, uyumluluğu sağlar, indirimleri en üst düzeye çıkarır ve tedarikçilerle sorunsuz bir şekilde bütünleşir.
Hiçbir çözüm kusursuz olmasa da, yukarıdaki araçlar iş akışını önemli ölçüde geliştirir ve kredi blokajı durumlarını azaltır. BirchStreet yalnızca doğru fatura yönetimi sağlamakla kalmaz, aynı zamanda değerli personel zamanından tasarruf ederek sıradan veri girişi yerine gelecekteki sorunları önleyen katma değerli faaliyetlere odaklanmalarına olanak tanır. Ulaşın ve bir uzmanla konuş Bugün!