İş yapıyorsanız, faturaları yönetiyorsunuz. Fatura yönetimi, düzenli bir finansal defter tutmak, işletmenize para gelmesini sağlamak ve vergi sezonuna hazırlanmak için kritik öneme sahiptir.
Yalnızca birkaç müşteriyle fatura yönetimi nispeten basittir, ancak işinizi büyütmeye başladığınızda hızla karmaşık hale gelebilir. Uygun stratejiler olmadan faturalar kaybolabilir, yanlış dosyalanabilir veya çok geç ödenebilir…
Her şeyi titizlikle elle yapsanız bile, geri dönüş süreleri iş ortaklarınızı tatmin etmeyene kadar uzayacaktır. Bu, işletmenizin genel itibarını etkileyebilir. BirchSokak Sistemleri manuel fatura yönetiminin tehlikelerini bilir ve sorunu çözebilir. Cevap: otomasyon.
Otomatik Fatura İşleme Nedir?
fatura bilgileri ve ödeme ve para tahsilatı. İşletmelerin daha fazla kontrole sahip olmasını sağlar ve otomatik sistemlerdeki bilgiler bulutta depolandığından, önemli dosyaların sel veya yangın gibi doğal afetler (hatta insan hatası) yoluyla kaybolmasını önler.
Fatura yönetiminizi otomatikleştirmek, geri dönüş süresini iyileştirmenize, hatalardan kaçınmanıza, dosyalama sisteminizi düzenlemenize ve iş ortaklarıyla ilişkilerinizi geliştirmenize yardımcı olacaktır. Size zaman ve insan gücü kazandıracak.
İlk olarak, size ödeme yapması gereken kişilere fatura gönderme sürecinden bahsedeceğiz.
1. Faturaları Nasıl Oluşturursunuz?
Fatura oluştururken her seferinde elle mi yapıyorsunuz yoksa bir şablonunuz var mı? Halihazırda bir şablon kullanmıyorsanız, şablonlar daha hızlı ve daha doğru olduğundan geçiş yapmayı düşünün ve önemli bilgileri kaçırmadığınızdan emin olun.
Bir şablon seçmenize veya hatta kendinizinkini oluşturmanıza yardımcı olabilecek birçok yazılım var. Bu şablonları doldurmanız gereken bilgiler şunları içerir:
- fatura numarası
- Müşteri bilgileri tablosu (isim, adres, iletişim bilgileri vb.)
- Miktarlar dahil ayrıntılı makbuz
- Herhangi bir açıklama
Şartlar ve koşullar ekleyerek fatura oluştururken onay koşullarını belirttiğinizden emin olun. Ayrıca, yapılması gerekebilecek diğer eylemler için adım adım yerleşim talimatları.
2. Faturalarınızı Nasıl Gönderiyorsunuz?
Tüm fatura gönderme sistemleri eşit yaratılmamıştır. Basılı faturaları postayla gönderiyorsanız, iyileştirme için çok yer var. Bunu yapmanın en yavaş yolu budur. Ayrıca sizi posta sisteminde kaybolma riskine de açar.
Daha hızlı bir yol e-posta ile olacaktır. Bu şekilde, elektronik bir dosyalama sistemine kolayca kaydedilebilen faturanın elektronik izi bulunur. Fatura, alıcının gelen kutusuna anında ulaşacaktır. Ek güvenlik için faturayı PDF'ye dönüştürdüğünüzden emin olun.
Fatura göndermenin daha da iyi bir yolu, faturalama yazılımıdır. Faturalama yazılımı, faturayı tasarlamanıza, markalamanıza ve birkaç dakika içinde göndermenize yardımcı olabilir. Bir müşteri, faturalama yazılımı aracılığıyla gönderilen bir faturayı gördüğünde, aynı anda ödeme yapabilecekleri bir bağlantı görür. Bu, faturanın alıcısı için daha hızlı ve daha uygundur ve size daha hızlı ödeme yapılmasına neden olabilir.
Şimdi aldığınız faturaları işlemek için.
3. Borç Hesap İşlemleriniz Nasıldır?
Borç hesapları (AP) süreci sadece fatura ödemek değildir. Kapsamlı ve güvenli bir AP sürecine giren çok şey var çünkü orası çok fazla para kaybetmeye açık bir yer.
Örneğin, Google ve Facebook $23 milyon ve $100 milyonu, şirketlere sahte faturalar göndermek için sahte bir şirket kuran bir siber dolandırıcıya kaybetti. Sonunda kurtarılsa da (çoğu fatura dolandırıcılığı vakasında nadir görülen bir durum), şirketler bir “şirketin” faturalarını meşruiyetlerini iyice kontrol etmeden ödeyerek çok para kaybettiler.
Mali durumunuzu takip etmek ve olası dolandırıcılıklardan kaçınmak için kapsamlı bir AP süreci izleyin.
İlk olarak, faturayı bir satınalma siparişiyle (PO) eşleştirin. Anlaşma yapıldıktan sonra alıcıya neyin sipariş edildiğini, ne kadar, kim tarafından, kimden ve teslimat tarihini belirten bir PO verilir. Aynı zamanda benzersiz bir PO numarasına sahiptir, bu olmadan tamamlanmaz. Bir sonraki adıma geçmeden önce, eksik PO'lar veya eşleşmeyen PO numaraları gibi tüm düzensizlikleri çözmeniz gerekir.
PO bulunup faturayla eşleştirildikten sonra, onay için bir yöneticiye veya kıdemli personele gönderin. Umuyoruz ki, şirketin düzenli olarak kiminle iş yaptığı konusunda iyi bir fikre sahip olurlar ve gözden kaçmış olabilecek şüpheli herhangi bir şeyi işaretleyebilirler. Ardından, faturanın alınmasını ve yakında ödenmesini yansıtmak için ERP (kurumsal kaynak planlaması) sistemini güncelleyin.
Son olarak ve yalnızca önceki adımlar tamamlandıktan sonra ödemeyi yapın.
4. Tedarikçilerinize Gerçekte Nasıl Ödeme Yapıyorsunuz?
AP sürecini son adıma kadar tamamladınız. Şimdi ödemeyi tedarikçinize göndermenin zamanı geldi. Bu konuda nasıl gidiyorsun? Hala çek yazıyor musun?
Eğer öyleyseniz, belki de bu ödeme şeklinin size maliyeti olan zamandan, paradan ve güvenlikten habersizsiniz. Çekler, el yazısı yerine basılı olsalar bile, diğer ödeme türlerinden daha fazla zaman alır. Sadece yazı ve zarf doldurma değil, postaneye onları göndermek için yapılan geziler ve onları almak için bankaya yapılan geziler size zaman kaybettirir.
Dahası, çekler alternatif ödeme yöntemlerinden daha pahalıdır. Çeklerin maliyeti yaklaşık $1.22 iken, ortalama ACH (Automated Clearing House) ödemesi yalnızca $0.29 tutarındadır. Yüksek hacimli ödemeler yapıyorsanız, bu maliyet farkı zaman içinde gerçekten mali durumunuza yansıyabilir.
BirchStreet Pay çek yazmayla ilgili paradan, fazladan zamandan ve riskten kaçınmanıza yardımcı olabilecek bir faturalama yazılımıdır. Sadece hayatınızı kolaylaştırmakla kalmayacak, aynı zamanda tedarikçilerinize ödeme yapmak kadar basit bir şey için nakit ödüller kazanmanıza da izin verebilir.
Çekler için sanal kartları değiştirerek çalışır ve bu kartlar kullanıldıkça nakit geri ödeme ödülleri kazanabilirsiniz. BirchStreet Pay, güvenli ve ödüllendirici ödemeleri hızlı bir şekilde yapmanıza yardımcı olabilir.
5. Faturalarınızı Nasıl Dosyalıyorsunuz?
Organize bir dosyalama sistemi, herhangi bir işletme işi için çok önemlidir. Çeşitli fatura türleri arasındaki farkı öğrenerek başlayın. Bunlara teklif faturası, ara fatura, yinelenen fatura, vadesi geçmiş fatura ve nihai fatura dahildir.
Belki de bunları kendi türlerine göre renk kodlamasını düşünün. Bunu yapmanın kolay bir yolu, yerel bir büro malzemeleri mağazasından renkli yapışkanlı etiketler almak ve faturaları üretilip alındıkça işaretlemektir.
Fiziksel dosyalar tutuyorsanız, bu amaca bir dosya dolabı, çekmece veya sepet ayırın. Ancak, daha önce de belirtildiği gibi, bu sizi sel, yangın veya insan hatasına açık hale getirebilir. Faturalarınızı dosyalamanın en iyi yolu, onları otomatik fatura dosyalama kullanarak buluta taşımaktır.
Geçmişte, şirketlerin genellikle fatura oluşturmak, kategorize etmek, ödemek ve dosyalamak için tam zamanlı bir muhasebeci çalıştırması gerekiyordu. Bu, oldukça tekrarlayan bir görev için çok fazla insan gücüdür. Bu günlerde, ücretli bir muhasebeci ile aynı şeyi yapabilen yazılımlar var. Bu yazılım, fatura şablonları oluşturmaktan faturalarınızı doğru bir şekilde doldurmaya ve zamanında ödeme yapmaya kadar her şeyi yapabilir.
Fatura yazılımı, belgelerinizi düzenli, sezgisel ve kapsamlı bir şekilde dosyalayabilir, böylece bir denetim bile size stres getirmez. Her şey güvenli bir şekilde depolanacak, organize edilecek ve buluttan alınabilecek.
6. Faturalarınızı Dijitalleştiriyor Musunuz?
Faturalama yazılımını kullanmak için faturalarınızı bulutta saklanabilmeleri için dijitalleştirmeniz gerekir. Kağıt faturalarla dolu bir dolabınız varsa, ne yazık ki, bunları taramak ve buluta yüklemek için ilk görevi tamamlamanız gerekir. Bunu yaptıktan sonra, yalnızca dijital faturalarla uğraşmaya başlayabilirsiniz, bu da nihayetinde hayatınızı çok daha kolaylaştıracaktır.
Tüm fiziksel evraklarınızı buluta yükledikten sonra, hatta daha önce, mevcut faturalarınızı fizikselden dijitale taşımaya başlayabilirsiniz. Faturaları düzenlemek ve size verilenleri ödemek için e-posta veya daha iyisi BirchStreet Pay gibi faturalama yazılımlarını kullanın. Artık tarama yok, kağıt kesintisi yok, sadece bulut teknolojisi ile sorunsuz fatura yönetimi.
İşletmenizi çevrimiçi faturalandırma yazılımına taşımanın çok büyük ve sayısız faydaları vardır.
Her şey bulutta saklanır. Bu, bir bilgisayar çökmesi veya kayıp flash sürücüde fiziksel kopyaları kaybetme veya dijital kopyaları kaybetme konusunda endişelenmenize gerek olmadığı anlamına gelir. Faturalama yazılımı, marka kimliğinizi geliştirmek için belgeleri özelleştirmenize de olanak tanır.
Dahası, faturalama yazılımı birçok dilde ve para biriminde işlem yapmanızı sağlar, bu nedenle uluslararası iş yapmak çok kolaydır. Faturalama yazılımı ayrıca daha hızlı hizmet sunar, mürekkep ve kağıt maliyetlerinden tasarruf sağlar ve her yerden, her zaman erişim sağlar.
Fatura yönetimini hala manuel olarak yapıyorsanız, bunu daha kolay, daha güvenli ve daha doğru bir faturalandırma deneyimi için çevrimiçi olmaya başlamanız için bir başlangıç olarak kabul edin.