Son birkaç on yılda, özellikle konaklama tedarik süreci söz konusu olduğunda, otomasyon teknolojisinde sürekli ilerlemeler gördük. Ürünlerin tedarik edilmesi, ihale edilmesi, açık artırmaya çıkarılması ve sipariş edilmesi gibi prosedürlerin tümü otomatik sistemlere uyarlanmıştır. Ve bu ilerlemeler benzersiz düzeyde tutarlılık, verimlilik ve rahatlık yaratmış olsa da, özellikle bu otomasyonun dışında bırakılan bir alan var: ödemeler.
Kuruluşlar yıllardır kağıt çekler ve manuel satın alma takibi, fatura eşleştirme ve envanter yönetimi gibi eski ödeme süreçlerine güvendiler. Birçoğu, bu eski usul ödeme yöntemlerinin uzun ömürleri nedeniyle daha uygun olduğunu iddia etse de, manuel ödeme sistemleri giderek daha pahalı hale geldi, çok daha az güvenli ve siber hırsızların saldırılarına karşı daha duyarlı hale geldi.
Yeni bir otomasyon çağına girerken, bu teknolojinin yalnızca çeşitli satın alma süreçlerinde değil, öncelikle ödemede kullanıldığını kabul etmek çok önemlidir. Tüm satın alma sürecinin meşhur son mili olarak, ödemede yanlış bir adım, tüm satın alma sisteminin çökmesine neden olabilir.
Otomatik Ödemeler Arka Ofis Baş Ağrılarını Azaltır
Manuel sistemden otomatik sistemlere geçiş süreci, konaklama endüstrisindeki pek çok kişi için şüphesiz zorlu bir süreç olmuştur. Tedarik yönetimi, doğru ürünleri seçip satın alma ve faturaları yönetme gibi dikkate alınması gereken birçok kilit alan vardır. Şirketler bu alanlar için son derece uzmanlaşmış bir otomatik sistem oluşturmak ve uygulamak için çalışırken, çoğu ödemenin son önemli adımını gözden kaçırdı.
Kris Herrin,Ödemeler Genel MüdürüBirchStreet Systems'de, e-ödeme ile ilgili bu olguyu, bunu "son mil" olarak adlandırarak açıkladı.son röportaj. "Bütün bu harika otomasyonu yeni kurdunuz ve en sonunda, eski bir ödeme sürecine geri döndünüz... Bu son mildir... Bu son mil bozulduğunda, mülkler ve arka ofis için çok fazla baş ağrısına neden olur. ”
Ancak Herrin, bunun şirketlere otomasyonu bir adım daha ileri götürme fırsatı verdiğini söylemeye devam ediyor. “Ödemeler bu süreçteki son adımdır. Otomasyonda tüm bu harika işleri yaptınız ve satıcınıza ve tedarikçinize ödeme yapmanız, paralarını almalarını ve hesabınıza uygulamalarını sağlamanız gereken son aşamaya geldiniz.”
Bir ileotomatik e-ödeme sistemi, arka ofisiniz daha hızlı, daha sorunsuz fatura işleme döngülerinden yararlanabilir. Artık tedarikçilerin veya satıcıların ödemeleri zamanında alması konusunda endişelenmenize gerek yok. Bu sistem, ödemelerin tam olarak ne zaman işlendiğini bilmenizi sağlayarak tüm işlem sürecini izlemenizi sağlar; bu da nakit akışını sürdürmenize yardımcı olur ve önceden plan yapmanızı sağlar.
Daha Fazla Dolandırıcılık Önleme ve Hataya Daha Az Açıklık
Manuel faturalandırma sistemlerinin en büyük dezavantajlarından biri, artan dolandırıcılık ve hata riskidir.
Otelcilik sektöründe finansal dolandırıcılık giderek yaygınlaşıyor. Şüphelenmeyen kurbanları banka hesabı verilerini, sosyal güvenlik numaralarını ve kredi kartı bilgilerini vermeye ikna eden saldırıların sayısı artıyor, bu nedenle kuruluşunuz, müşterileriniz ve tedarikçileriniz için güvenli bir ödeme sistemi edinmek çok önemlidir.
E-ödeme yazılımı gibi otomatik bir sistemle, hassas finansal verileri şifreleyerek daha güvenli bir ödeme seçeneği haline getiren daha yüksek bir ödeme güvenliği elde edebilirsiniz. Ayrıca, çoğu e-ödeme sistemi olası bir dolandırıcılık gibi herhangi bir şüpheli etkinlik hakkında sizi uyararak ödemelerinizi en erken risk belirtisinde saldırılara karşı korumanıza olanak tanır.
Aynı şekilde, manuel ödeme süreçleri, düzeltilmesi şirkete binlerce dolara ve saatlere mal olabilecek insan hatasına yer açar.
Bir e-ödeme sistemi, verileri manuel olarak girme, çok sayıda tedarikçi faturasını elden ödeme veya ödeme ayrıntılarını içeren fiziksel belgeleri aktarma ihtiyacını ortadan kaldırarak bu riski en aza indirir. Bunun yerine, tüm ödeme sürecini baştan sona dijitalleştirerek yalnızca çalışanların değerli zamanını boşa çıkarmakla kalmaz, aynı zamanda maliyetli insan hataları olasılığını da azaltırsınız.
Kesintisiz E-Ödemeler Daha İyi Tedarikçi İlişkileri Yaratır
Tedarikteki son adım olarak, ödeme süreciniz düşündüğünüzden daha önemlidir. Tedarik sürecindeki her şey, ödeme yönteminizin ne kadar iyi yürütüldüğüne bağlıdır. Herrin'in daha önce işaret ettiği gibi, bu son süreçte atılacak bir yanlış adım, tüm satın alma sisteminde devasa bir çöküşe neden olabilir.
Bu, yalnızca şirketinizin dahili iş akışının önemli bir yönü olmakla kalmaz, aynı zamanda güçlü tedarikçi ilişkilerinin sürdürülmesinde de çok önemlidir.
İyi yağlanmış bir e-ödeme sistemi, tedarikçilerinizin ve satıcınızın, ödemeleri zamanında ve doğru şekilde aldıklarını bilmenin rahat etmesini sağlamalıdır. Ancak, manuel ödeme sisteminiz hileli çeklere, geç veya yanlış ödemelere veya diğer kesintilere eğilimliyse, tedarikçiler size güvenilir bir iş ortağı olarak güvenebileceklerini düşünmeyecek ve hizmetleriniz için başka yerlere bakma olasılıkları daha yüksek olabilir.
E-ödeme ile tedarikçilerinize ödemeleri ve işlem ayrıntıları konusunda tam görünürlük sağlayarak onlara hem tutarlı hem de zamanında ödeme yapıldığına dair daha fazla güven verebilirsiniz. Tedarikçiler size güvenebileceklerini hissettiğinde, stratejik bir ilişki şekillenecek ve böylesine güçlü bir bağ, aksaklıklar meydana geldiğinde veya beklenmedik krizler ortaya çıktığında büyük fark yaratabilir.
BirchStreet'in Otomatik Ödeme Sistemini Keşfedin
BirchStreet Systems olarak, otomasyonun geleceği için ödeme gibi tedarik süreçlerini geliştirme konusunda tutkuluyuz.
uygulayarakBirchStreet Paye-ödeme çözümüyle, işlem sürecini baştan sona basitleştirebilir ve hızlandırabilir, hata marjlarını ve arka ofis baş ağrılarını azaltabilirsiniz. ACH, çek ve vCard gibi birden fazla güvenli ödeme seçeneğiyle şirketiniz, çeşitli departmanlar ve konumlarda satın almayı basitleştirmek için akıllı ödeme teknolojisinin gücünden yararlanabilir.
Ayrıca, bu çözüm size harcama ve uyumluluk süreçleri hakkında tam bilgi vererek tüm işlem ayrıntılarının doğru olmasını ve tedarikçilere hızlı ve güvenli bir şekilde ödeme yapılmasını sağlamanıza olanak tanır.