Sadece bunu gösteren istatistiklerle 29.1% fatura Pandemi sonrası Amerika Birleşik Devletleri'nde zamanında ödenirse, zaten dolu olan fatura dünyası daha da dağınık hale geldi.
Bununla birlikte, işler ne kadar karmaşık olursa olsun, faturalar tedarikten ödemeye (P2P) sürecinin temel bir parçasıdır. Önce yöneticiler ve hemen ardından ilgili çalışanlar, akıcı bir P2P süreci için fatura yönetimi sorunlarını nasıl belirleyip düzelteceklerini bilmelidir.
Neden Fatura Yönetimi?
Bir C-Suite misafirperverliği yöneticisi olarak, üzerinizde çok şey var. Yürütmeniz gereken tüm şirketler var; Müzakere edilecek sözleşmeler, tedarik edilecek malzemeler, yönetilecek bir marka, teşvik edilecek bir iş yeri kültürü, hayranlık uyandıracak müşteriler ve artırılacak veya yüksek tutulacak derecelendirmeler. Sonsuza dek var olan ve kesinlikle zaten bir süreci olan fatura yönetimiyle ilgili ani yaygara neden?
İlk olarak, e-fatura. E-fatura muazzam bir hızla büyüyor 80%'de öngörülen büyüme 2027'ye kadar. Fatura yönetimi sürecinizde halihazırda elektronik yöntemler kullanmıyorsanız, bunun değişmesi ve hızla değişmesi gerekiyor. E-fatura daha hızlı, daha ucuz ve daha az hataya açık. Nasıl ve neden uygulanması gerektiğine yazının devamında değineceğiz.
İkincisi, her yerde hazır ve nazır hayalet: vergiler. Faturalarınızı düzenli ve eksiksiz bir şekilde yönetmek, vergi ödemenizi kolaylaştırmakla kalmaz, denetlenmenize de engel olur. Ve eğer hiç denetlenirseniz, iyi düşünülmüş bir sistem, önemli belgeleri kolaylıkla bulduğunuz için süreci çok daha az zahmetli hale getirecektir.
Üçüncüsü, geç fatura ödemeleriyle gelen sorunlardan kaçının. Bu, hizmetlerin durdurulmasını, tahsilatlarla ilgili bir karşılaşmayı (ve bunların yakın ücretlerini), kredi puanınızın tekmelenmesini veya belki de size karşı yasal işlem başlatılmasını içerebilir. Geç ödemeler pandemi ile dolu bir dünyada norm gibi görünse de, sonuçlar ortadan kalkmadı.
Sorun 1: Korku
Faturalar, iki taraf arasındaki satışların fiziksel tezahürleridir. Satıcı tarafından sağlanan ürün veya hizmetleri ve alıcıdan alınan fiyatları sıralarlar. Bir ticari işlemde yerleştirme, işleme, teslimat ve son ödemeye yardımcı olurlar. Ancak tüm bunlar bir yana, alınan bir faturanın gerçekte bir faturaya nasıl geldiğini görmezden gelemeyiz.
Daha önce bir posta yığınını karıştırdıysanız, gerçekleşen sıralama sürecine aşinasınızdır: önemsiz postalar, önemli bilgiler veya hatırlatıcılar, kişisel postalar ve saklamak istediğiniz şeyler ve faturalar. Faturalar sıklıkla "daha sonra ele alınacak" bir tarafa yerleştirilir.
Başarılı bir şirkette bu zihniyete sahip olamazsınız. Faturalar, işinizin sağlığı için hayati öneme sahiptir ve derhal düzenlenmeli ve ele alınmalıdır. İş yerinize “korkunç faturaların” sızmasına izin vermeyin.
Sorun 2: Faturaların Kötü Sınıflandırılması
Ne yazık ki veya neyse ki, nasıl baktığınıza bağlı olarak, birkaç tür fatura vardır. Bazıları hemen ödeme gerektirir ve bazıları gerektirmez, ancak hepsi dikkatli dikkat gerektirir. Alırken bulabileceğiniz bazı temel fatura türleri şunlardır:
- Bir teklif faturası. Bu size bir projenin veya ürünün sonunda size ne kadara mal olacağına dair bir öneri verir.
- Ara fatura. Bunlar genellikle uzun projeler sırasında mevcut ücretlerin bir hatırlatıcısı olarak gönderilir.
- Yinelenen bir fatura. Bunlar genellikle düzenli veya tekrarlanan müşteriler için kullanılır.
- Vadesi geçmiş bir fatura. Bu, adından da anlaşılacağı gibi, zamanında ödeme yapmamanın bir sonucu olarak tahakkuk eden ek masraflar da olabilir.
- Son bir fatura. Bu, bir projenin sonunda, belki bir teklif faturasından ve ne kadar çok sayıda ara faturadan sonra gönderilir.
Fatura yönetim sisteminiz, bunları birbirinden ayrı olarak kategorize edebilecek bir yola sahip olmalıdır. Okurken, bazılarının hemen ödeme gerektirdiğini ve bazılarının gerektirmediğini fark edeceksiniz. Aldığınız faturalar en azından bu metriğe göre sınıflandırılabilir.
Bunları organize etmenin birkaç yolu vardır. Ayrı projelerinizdeki her fatura türü ve alt bölüm için bir dosyanız olabilir, ancak proje bazında dosyalamak ve faturaları aldığınız sırayla tutmak daha kolay olabilir, hemen ödeme gerektirenler işaretlenir ve zamanında halledilir.
Ayrıca, gerçek maliyetlerin tahmin edilen ve üzerinde anlaşmaya varılanları ne kadar yakından yansıttığını izleyebilmeniz ve uygun olduğunda sorular sorabilmeniz ve sorunları dile getirebilmeniz için ara ve nihai faturaları alırken teklif faturasını elinizin altında bulundurmanız da yararlıdır.
Kağıtla çalışıyorsanız, açıkça işaretlenmiş ayrı kategorilere sahip özel bir sepet, klasör veya dosya yapın. Bununla birlikte, en organize kağıt sistemleri bile darmadağın hissetmeye başlayabilir.
Elektronik dosyalama sistemi kullanmanızı öneririz. Basılı belgeleri aldığınızda tarayabilir ve yükleyebilir ve elektronik dosyaları, elektronik olarak izin verildiğinde birden fazla çalışanın erişebileceği ücretsiz bir sistem olan Google docs gibi bir yere kolayca taşıyabilirsiniz.
Google dokümanlarında bir tablo oluşturduğunuzda, tablo otomatik olarak Google Drive'a yüklenir, bu nedenle ofis bilgisayarınızın çökmesi ve tüm elektronik dosyalarınızın kaybolması (veya kağıt sisteminizin çökmesi, yangın veya diğer kayıplar) konusunda endişelenmenize gerek yoktur. ).
Sorun 3: Cansız (veya Eksik) Bir Defter Sistemi
Bir bilim adamına göre Montana Üniversitesi, “Genel muhasebe sistemi, bir muhasebe sisteminin kalbidir.” “… bir işletmedeki her bir hesabın bakiyesinin kaydı” olarak, vergi mevsimi söz konusu olduğunda temel olmanın yanı sıra günlük işlevin ayrılmaz bir parçasıdır. Gelirleri, giderleri ve diğer tüm finansal bilgileri defterinizde organize edin.
Yukarıda belirtilen nedenlerden dolayı bu defteri çevrimiçi olarak bulundurmak da iyi bir fikirdir.
4. Sorun: Atanmış Zaman veya Kişi Yok
Faturalarınızdan haberdar olmak için, onlardan sorumlu bir kişi atamanız gerekir. Birçok şirketin olmadığı gibi, yalnızca buna adanmış bir kişiniz yoksa, sorumlu kişinin ve belgeler üzerinde ne zaman çalışması gerektiğinin net olduğundan emin olun.
Fatura ödeme ve fatura düzenlemenin halledildiği belirli günleri planlayın. Programa sıkı sıkıya bağlı kalın. Görevler bir kez ertelenirse, kim bilir daha kaç kez olabilir ve bu arada ne tür son teslim tarihlerini kaçırabilirsiniz. Atanan kişi ayrıca alınan ve ödenen faturaların durumunun bir kaydını tutmalıdır.
5. Sorun: Hala Çek Yazıyorsunuz
Yıl 2022. Kabul edelim: çek yazma günleri geride kaldı. Elle yazılmıştan baskıya geçmiş olsanız bile, ödemenin evrimi sizin için bitmedi. İlk sebep: çekler pahalıdır. Çekle ödemenin maliyeti, ACH ile ödemeye göre ortalama üç kat daha fazladır. ACH aynı zamanda daha güvenli ve Daha hızlı.
Çekler, ACH ödemelerinin olmadığı şekilde dolandırıcılığa karşı savunmasızdır. Ayrıca, beş iş gününe varan geri dönüş süresi, hızlı tempolu bir dünyada işleri yavaşlatır. Hala çek kullanıyorsanız, bu daha güvenli, daha hızlı ve daha uygun maliyetli bir seçeneğe geçmeniz için işarettir.
Ödemeleri ele almanın harika bir yolu, BirchStreet Pay, şuradan temin edilebilen bir araç huş sokağı. BirchStreet Pay, ödemelerinizi çeklerden sanal kartlara geçirmenize yardımcı olur. Sadece çeklerle ilgili maliyeti düşürerek paradan tasarruf etmekle kalmaz, BirchStreet Pay'in ödülleriyle nakit para kazanabilirsiniz.
Bu aracın kurulumu ve kullanımı kolaydır - basit arayüz, bir düğmeye basarak ödeme yapmanızı sağlar. Ayrıca üst düzey güvenlik özelliklerine ve mükemmel, erişimi kolay müşteri hizmetlerine sahiptir. Kontrol günleri ölsün.
6. Sorun: Faturaları Postayla Alıyorsunuz
Mümkün olduğunca posta yoluyla alınan faturalardan kaçının. Faturaları e-posta ile almak, yalnızca fiziksel postaları sıralamak ve belgeleri elektronik sisteminize taramak için zaman kazandırmakla kalmaz, aynı zamanda kağıt ve ofis depolama alanından da tasarruf sağlar.
Sadece iş yaptığınız kişinin faturalarını e-posta yoluyla göndermesini isteyin. İşlemin her iki ucunda da kaynak tasarrufu sağladığı için bu zor bir satış değildir.
7. Sorun: OCR Teknolojisinden Yararlanmıyorsunuz
Modernleşme yolunda ilerlerken, optik karakter tanıma (OCR) yazılımından bahsedelim. Bu yazılım, dijital bir belgedeki metin karakterlerini tanır.
Bu şekilde, bir faturadaki bilgiler otomatik olarak bir muhasebe sistemine girilebilir ve birisinin aynı şeyi manuel olarak yapmak için zaman harcamasına gerek kalmaz. Bu, fatura başına ortalama yaklaşık beş dakika kazandırır ve şirketinizin tipik olarak kaç fatura işlediğine bağlı olarak, toplam bir günün toplam saatine kadar çıkabilir.
Meşgul ve iyileşmekte olan bir dünyada, bazı şeyler çatlakların arasına düşmeyi göze alamaz. Fatura yönetimi bunlardan biridir. İşletmenizin büyümesini sürdürmek için fatura yönetiminde sık karşılaşılan sorunları ele aldığınızdan emin olun.
- Organize edin, organize edin, organize edin.
- Belirleyin, zaman ayırın ve yazılımı uygulayın.
Şirketinizi proaktif olarak ararken, sizinle ilgilenmek daha iyi olacaktır.